Rutine for kontorfordeling

Avdelingen vurderer kontorforholdene som en vesentlig ressurs både når det gjelder optimal effekt av den samlede arbeidsinnsatsen og i forhold til den enkeltes arbeidsmiljø. Avdelingens samlede antall kontor må betraktes som en felles ressurs som til enhver tid må utnyttes slik at denne ressursen kommer samtlige tilsatte ved avdelingen til gode.

Retningslinjene nedenfor er utarbeidet for å nå målsettingen om at kontorene skal disponeres og utnyttes på en formålstjenlig måte. Avdelingsdirektør har myndighet til å håndheve de nedfelte retningslinjene og fastsette hvem som skal ha hvilket kontor.

1. Tilsatte i undervisningsstillinger og tilsatte i administrasjonen skal prioriteres ved fordeling av kontor.
2. Avdelingen oppfatter det som hensiktsmessig at hver enhet/utdanning sitter i nærliggende område. Ved tildeling av kontor skal avdelingen derfor tilstrebe at vedkommende får kontor i nærheten av sine nærmeste kolleger.
3. Faste og midlertidige tilsatte i mer enn 50% stilling skal i utgangspunktet disponere eget kontor. Det samme gjelder langtidsvikarer som er tilsatt for en periode på minst tre måneder og som jobber mer enn 50% per måned.
4. Kontorene til tilsatte i hel eller delvis permisjon kan disponeres av vedkommendes vikar eller øvrige midlertidig tilsatte i henhold til punkt 3.
5. Kontorene til helt eller delvis langtidssykmeldte kan ved behov disponeres av vedkommendes vikar eller øvrige midlertidig tilsatte i henhold til punkt 3.
6. Hvis avdelingens kontorsituasjon tilsier at et kontor må disponeres av to eller flere tilsatte, er det først og fremst tilsatte i 50% stilling eller mindre som skal dele kontor.
7. Tilsatte som jobber 50% eller mindre må påregne å dele kontor.
8. I den grad kontorsituasjonen tilsier det, vil avdelingen legge forholdene til rette for at pensjonerte medarbeidere kan få disponere kontor sammen med andre pensjonister/timelærere. Dette er kun aktuelt i den grad vedkommende skal ha oppgaver ved avdelingen. Slike avtaler gjøres for ett år av gangen på grunnlag av skriftlig søknad fra den enkelte medarbeider. Pensjonister som ikke lenger har oppgaver knyttet til avdelingen, må søke Seniorkompetansesenteret ved høgskolen om kontordisponering.
9. Avdelingen ønsker å legge forholdene til rette for timelærere. Det settes i utgangspunktet av ett kontor per utdanning/enhet for timelærere (barnevern, sosionom, økonomi, offentlig styring, evu). I tillegg settes ett kontor av til gjesteforsker ved Sosialforsk.
10. Utover kontor til alle administrativt tilsatte og fast tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, disponerer avdelingen kontorer tilsvarende 20 % av antall faste undervisnings- og forskerstillinger. Disse benyttes primært til midlertidige tilsatte i undervisningsstillinger/administrasjon og timelærere. I den grad det er ytterligere ledige kontorer, disponeres disse til forskningsprosjekter. Det er knapphet på kontorer, så forskningsprosjekter må legge inn kostnad til kontorleie.
11. Avdelingsdirektør delegerer til kontorsjef for økonomi, personal og drift og vedkommendes kontor å følge opp dette reglementet.

Fastsatt av avdelingsdirektør Brita Børve 10. juni 2003.