2 Personalplanlegging

2.1 Behovsanalyse

Når en stilling blir ledig, ev. skal opprettes, er det mange overveielser og vurderinger som må gjøres. Det første er å foreta en behovsanalyse. Momenter som må vurderes er:

• Passer stillingen inn i forhold til langsiktige og helhetlige planer for høgskolen? Trenger vi akkurat denne stillingen i tiden fremover?
• Er det alternative måter å møte behovet på? Eksempler kan være intern omrokering, innleid konsulenthjelp eller midlertidig tilsetting av ekstrahjelp i en presset periode.
• OBS! Tjenestemannsloven setter sterke begrensninger for midlertidig tilsetting med mindre det er et vikariat.
• Kan oppgavene bli utført ved å ta i bruk eller utvikle den kompetansen som allerede finnes i organisasjonen?
• Kan stillingen stå ledig i en periode?
• Må det opprettes ny stilling? Det skjer i så fall ved drøftinger lokalt og deretter sentralt med tjenestemannsorganisasjonene.

2.2 Stillings- og kravanalyse

Hvis det er behov for å tilsette, er neste trinn å foreta en stillingsanalyse som innebærer å overveie følgende:

• Hvilke oppgaver skal ligge til stillingen?
• Hvilken kompetanse og hvilke personlige egenskaper trenger vedkommende?
• Bør det foretas endringer i forhold til stillingens organisatoriske plassering?
• Er stillingen plassert i riktig stillingskategori (stillingskode)?
• Eventuell omgjøring av eksisterende stilling (inndragning av ubesatt stilling og opprettelse av ny) dersom det er vesentlig endring i arbeidsoppgavene. Ved stillingsendring som fører til plassering i en annen stillingskode, skal saken drøftes med tjenestemanns-organisasjonene både lokalt og sentralt.

Kravanalysen dreier seg om hva vi forlanger eller ønsker av den som skal utføre arbeidet. Det gjelder utdanning, erfaring, ev. lederkompetanse og personlige egenskaper.

Gjennomgang av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav er nødvendig hver gang en stilling er ledig. Det er slett ikke alltid det er behov for å tilsette en med de samme kvalifikasjoner som forrige gang stillingen ble besatt. Dessuten må en være klar over at eventuelle opprykk i lokale forhandlinger er personlige og ikke følger stillingen automatisk.

Dette arbeidet utføres av stillingens nærmeste overordnede i samråd med enhetens øvrige ledelse. Ofte vil det også være naturlig å innhente opplysninger til stillings- og kravanalysen hos medarbeidere i enheten.