|
Slik gjør vi det på ØKS
Forord
Denne informasjonsbrosjyren skal bidra til at du som ansatt på ØKS lettere skal kunne orientere deg om hvordan du skal håndtere administrative spørsmål. Denne brosjyren har først og fremst faglige tilsatte som målgruppe, men også ansatte i administrasjonen kan få bruk for denne informasjonen. Her vil du få informasjon om alt fra arkiveringsrutiner til hvordan du skal forholde deg når du skal reise. Vi har prøvd å gjøre informasjonen mest mulig kortfattet og lettlest.
Vi håper at denne nettsiden både skal gjøre det enklere for undervisnings- og forskningspersonalet å orientere seg i systemet, og samtidig forhindre at individuelle løsninger medfører formelle feil.
Hvis du savner informasjon om rutiner på enkelte områder i avdelingen, eller finner feil, tar vi gledelig i mot tilbakemeldinger om dette.
Tore Vogt, redaktør
Arbeidsplaner
Alle faglige tilsatte må i samarbeid med studieleder fylle ut arbeidsplan for hvert studieår. Avdelingen har en egen nettside hvor relevante dokumenter finnes. Blant annet finner du retningslinjer for utfylling av arbeidsplaner, selve arbeidsplanen og fou-skjemaet på denne nettsiden. Merk at skjemaet for arbeidsplaner er laget i Excel for å gjøre utregningene av timene mulig. Skjemaet må derfor åpnes i Excel, og ikke i Word, for at det skal fungere.
Arkiv og post
Når du skal starte ny sak ved å skrive brev eller internnotat, må arkivar (for tiden Kari Fjeldsaa Johansen) kontaktes for å få saks-/journalnummer og arkivkode. Det samme journalnummeret skal følge alle senere dokumenter i saken. Arkivar må motta to kopier av alle utgående brev.
Innkomne brev som er arkivverdige, blir lagt i "utlånsmapper" før de deles ut til saksbehandler. Eventuelle svarbrev som du skriver, skal påføres samme journalnummer og arkivkode som det innkomne brevet. Kopier av eventuelle svarbrev legges i denne utlånsmappa før de leveres tilbake til arkivansvarlig. Dersom mottatt brev /notat ikke skal besvares, merkes dette brevet med TA, din signatur og dato, før det leveres tilbake til arkivet.
Det er veldig viktig at disse rutinene følges slik at vi i ettertid kan finne fram gamle dokumenter.
I utgangspunktet skal all post sendes som B-post, men unntaksvis kan post sendes som A-post. Det finnes konvolutter både for A- og B-post i ekspedisjonen. Post som skal fordeles internt på høgskolen blir hentet kl 1330, mens post som skal ekstern blir hentet kl 1400.
Avdelingsstyret
Avdelingsstyret er det øverste organ ved avdelingen. Avdelingsdirektør er sekretær for styret. Men du kan bli involvert i forberedelse med saker til avdelingsstyret når det gjelder for eksempel opprettelse av nye studietilbud, endring av et eksisterende studietilbud eller pensum. Pensumendringer av lite omfang i studieåret kan bli avgjort av studieleder. Men større pensumendringer må godkjennes i avdelingsstyret. Når det blir foretatt mindre endringer av pensum gjennom studieåret, må studieadministrasjonen få beskjed om dette.
Avdelingen har en egen nettside for avdelingsstyret, og her finner du møtedatoer, oversikt over medlemmer i avdelingsstyret, referat fra møtene, frister for framleggelse av saker og mal for avdelingsstyresaker.
Avdelingsstyresaker blir sendt på fil til saksbehandler for avdelingsstyret (for tiden Sonja Kopperud Svendsen).
Bedriftshelsetjenesten
Høgskolen i Oslo har avtale om bedriftshelsetjeneste med Hjelp 24, HMS-senteret. Hjelp 24 er et privat helsekonsern, som omfatter 7 legesenter på forskjellige steder i Norge, samt privatsykehuset Røde Kors Klinikk. Bedriftshelsetjenesten skal bidra til verdiskapning i bedriften ved å utnytte ressursene og redusere kostnadene f.eks. gjennom færre skader og mindre sykefravær. Bedriftshelsetjenestens arbeid har tre hovedformål:
- Fremme god helse
- Forebygge skade og sykdom
- Drive rehabiliterende arbeid
HMS-rådgiveren foretar ved jevne mellomrom besøk hos ansatte som ønsker kartlegging av kontorarbeidsplassen. Kontakt personalmedarbeider, for tiden Tore Vogt, dersom du ønsker å få din kontorarbeidsplass kartlagt.
Bestilling av rom (undervisningsrom, gymsal og møterom)
Bestilling av klasserom/auditorier gjøres gjennom Time Edit-systemet. Mer om dette finner du på følgende nettside: http://www.hio.no/content/view/full/32983. For bestilling av møterom og gymsal kan du kontakte ekspedisjonen. Bestilling av grupperom i løpet av studieåret, gjøres ved henvendelse til servicesenteret (studentekspedisjonen).
Ved timeplanlegging i forkant av det enkelte semester, skal både klasserom/auditorier/ grupperom bestilles hos romkoordinator, som for tiden er Yngvil Beyer. Det vi har av rom, er følgende:
Auditorier
X160 (120 plasser)
Z607 (150 plasser)
Klasserom
X220 (80 plasser)
X373 (48 plasser)
X375 (56 plasser)
X376 (92 plasser)
Z308 (60 plasser)
Z310 (70 plasser - TVIP)
Z406 (50 plasser - TVIP)
Z408 (94 plasser)
Z410 (12 plasser)
Z504 (70 plasser) (kan slås sammen med Z506 og få 120 plasser)
Z506 (50 plasser) (kan slås sammen med Z504 og få 120 plasser)
Z508 (52 plasser)
Z604 (24 plasser) (kan slås sammen med Z606 og få 34 plasser)
Z606 (10 plasser) (kan slås sammen med Z604 og få 34 plasser)
Z612 (16 plasser) (kan slås sammen med Z614 og få 28 plasser)
Z614 (12 plasser) (kan slås sammen med Z612 og få 28 plasser)
Møterom
Z010
Y256b
X480
Y369a
Y469
Bøker
Høgskolen er en stor institusjon og er underlagt regler for innkjøpog anbud.
Det betyr at høgskolen har måttet foreta en anbudsrunde og inngå kontrakt med fast leverandør av bøker til biblioteker og tilsatte, og vår samarbeidspartner i så henseende er:
ABC Fagbokhandel AS. De holder til i Pilestredet 41.
På følgende nettside finner du info om hvor de holder til og hvordan bestilling skal foretas: http://www.hio.no/content/view/full/17609
På samme nettside finner du bestillingsskjemaet som skal benyttes.
Altså: bøker kan ikke kjøpes andre steder, men skal bestilles gjennom ABS Fagbokhandel AS
Bærbare PC-er
Avdelingen har en del bærbare pc-er. Alle bærbare pc-er kjøpt inn gjennom prosjekter, av utdanningene eller avdelingen sentralt, er avdelingens felles eiendom. Disse vil kunne lånes normalt for kortere perioder. Utlån i ekspedisjonen.
Datatips
Selv om de fleste på ØKS har gode basiskunnskaper i bruk av enkelte dataprogrammer, er det enda mye å lære. Bjørn Einarsen på offentlig styring har utviklet et nettsted med både datatips og lynkurs i de mest brukte programmene.Vi anbefaler at du går inn på: http://home.hio.no/~bjorn-e/IT2004.HTM
Klikker du her får du mange brukertips for bruk av word.
Ellers har Bjørn Einarsen laget lynkurs i følgende programmer:
LYNKURS I WINDOWS 98 er på http://home.hio.no/~bjorn-e/WIN98.html
LYNKURS I WINDOWS UTFORSKER er på http://home.hio.no/~bjorn-e/WIN98Utforsker.html
LYNKURS I EXCEL er på http://home.hio.no/~bjorn-e/EXCELNY2000.htm
LYNKURS I Netscape nettleser se http://home.hio.no/~bjorn-e/NETSCAPE2001.html
Power-Point. http://home.hio.no/~bjorn-e/POWERPOINTXP.HTM
Høgskolens IT-tjeneste har også utarbeidet oppskrift for bruk av FTP-program. Dette er et program for filoverføring mellom din hjemme-PC og høgskolens server. Denne oppskriften finner du her.
For øvrig har Bjørn Riiser disketter med introduksjon i bruk av ulike programmer.
Det er viktig at du kan filbehandling. Det er en viktig forutsetning å kunne dette, uansett hvilken programvare du skal bruke. Høgskolen i Oslo arrangerer jevnlig kurs i filbehandling, så benytt anledningen til å melde deg på når tilbudene kommer.
Eksamen
Faglærer/studieleder må tidligst mulig oppgi ønskete eksamensdatoer for sine fag til eksamenskonsulent for den enkelte utdanning/enhet. For Økonomiutdanningens vedkommende, settes eksamensplanen opp av administrasjonen. I god tid før eksamen må forslag til sensorer oppgis. Eksamensoppgaver oppgitt på begge målformer må leveres i god tid før eksamensdato.
Alle relevante opplysninger for eksamen må gis til eksamenskonsulent i administrasjonen for ditt fagområde (for tiden: Lene Skinstad for offentlig styring, Elin Kristin Hansen for Økonomiutdanningen, Ken Henry Hyttemoen for Sosionom- og Barnevernspedagogutdanningene, og Kristin Pedersen for etter- og videreutdanninger.)
Etter- og videreutdanning
Høgskolen har som målsetning å øke omfanget av etter- og videreutdanningstilbud. Alle kursplaner for etter- og videreutdanningskurs må godkjennes av avdelingsstyret. Ved utarbeidelse av kursplaner bes du om å kontakte studieadministrasjonen for bistand, slik at planene blir i overenstemmelse med gjeldende bestemmelser. Endringer av allerede eksisterende kursplaner må godkjennes av avdelingsstyret. Mindre endringer av pensum gjennom studieåret kan imidlertid godkjennes av studieleder. Slike endringer må imidlertid meldes til studieadmininstrasjonen.
Forskningsoppdrag
Alle søknader om nye forskningsmidler må godkjennes av både forskningsleder og avdelingsdirektør. Kontakt kontorsjef (for tiden Knut Sverre Røang) for å få utarbeidet budsjett som omfatter alle typer kostnader forbundet med prosjektet. Alle forskningsoppdrag skal være fullfinansiert fra eksterne midler. Tilsetting av personer på eksternt finansierte forskningsprosjekter kan skje uten forutgående offentlig kunngjøring når det er søkt om midler for en navngitt person. Personalseksjonen kan tilsette administrativt i slike saker. Beregn likevel noen uker fra det er bestemt hvilken person som skal tilbys forskningsengasjement til vedkommende begynner, da den formelle saksgangen i administrative tilsettingsprosesser kan ta noe tid. Ta kontakt med personalkonsulent (for tiden Tore Vogt), når det er aktuelt å tilsette personer på eksternt finansierte prosjekter. Vær oppmerksom på at det ikke kan foretas ansettelser i prosjekter uten at det på forhånd er inngått kontrakter med oppdragsgiver. På denne nettsiden finner du mer informasjon om prosjektsøknader
Fravær
All fravær skal meldes i fra til din nærmeste overordnete. Sykdomsforfall skal meldes i fra til sentralbordet og til din nærmeste overordnede så fort som mulig etter at du har blitt syk. Ved planlagt kortvarig ikke-jobb relatert fravær, og ved egenmelding, skal fraværsskjema fylles ut. Det er to forskjellige skjemaer. Disse kan hentes på sentralbordet, eller lastes ned her (egenmelding), eller her (avspasering/fravær/permisjon). Skjemaet leveres til nærmeste overordnede som deretter leverer den til den som har ansvar for føring av fravær (for tiden Sonja Kopperud Svendsen). Ved kurs/ tjenestereiser må sentralbordet ha beskjed om fravær. Videre må du da opprette fraværsmarkering på telefonen din, og på e-posten din (se avsnitt om fraværsmarkering telefon og fraværsmarkering e-post).
Du trenger ikke fylle ut fraværsskjema for kortere fravær som skyldes at du skal til lege, tannlege eller fysioterapeut.
Overføring av ferie til neste år skal leveres innen utgangen av desember måned i ferieåret. Det er mulig å overføre inntil 14 feriedager til påfølgende år. Skjema for overføring av ferie finner du her: http://www.hio.no/content/view/full/2140
Fraværsmarkering e-post og telefon
Det er viktig at du fraværsmarkerer e-posten og telefonen.E-posten kan du bare fraværsmarkere når du er borte i minst en dag. Telefonen kan også fraværsmarkeres for kortere tidspunkt. Klikk her for å fraværsmarkere telefon og e-post
HMS (Helse, miljø og sikkerhet)
Avdelingsdirektøren er ansvarlig for HMS ved avdelingen. I det daglige er Tore Vogt HMS-saksbehandler. Gjelder det ergonomisk tilrettelegging, er det Tore Vogt som avtaler time med bedriftsfysioterapaut og Jorunn Nydahl som står for innkjøp av ergonomisk utstyr. Både avdelingen og høgskolen har egne nettsider for arbeidsmiljø og det er både et lokalt og et sentralt arbeidsmiljøutvalg. Avdelingen gjennomfører vernerunde og HMS-samtaler hvert år.
Informasjon
Interninformasjon
Det skjer mye på avdelingen, men dessverre er det mange som ikke vet om aktivitetene. Dersom du ønsker at flere skal ha informasjon om spesielle begivenheter, kan informasjonsansvarlig (for tiden Tore Vogt) kontaktes. Informasjon vil da bli formidlet videre på passende måte, enten som oppslag på avdelingens elektroniske nyhetstjeneste (denne finner du under aktuelt i venstremenyvalg på avdelingens nettside), på e-post, eller videresendt til høgskolens sentrale informasjonstjeneste for kunngjøring på de sentrale nettsidene.
Ekstern informasjon
Informasjon som bør legges ut på internett kan sendes som dokument til informasjonsansvarlig (for tiden Tore Vogt). Dette gjelder informasjon som er gyldig over en lang tidsperiode. Informasjon om romendring, avlyst forelesning, og annen informasjon av mer kortvarig karakter, skal legges ut på den elektroniske oppslagstavla (se eget punkt om den elektroniske oppslagstavla i dette informasjonsskriv).
Innkjøp
Innkjøp kan kun foretas av de som har bestillingsfullmakt. Ved innkjøp er høgskolen forpliktet å følge anbudsreglementet i Staten. Den enkelte medarbeider har bestillingsfullmakt når det gjelder reiser og bøker, men må få godkjent av sin leder å benytte midler til formålet. Reiser skal normalt bestilles av VIA Flyspesialisten og bøker skal bestilles hos ABS Fagbokhandelen.
Avdelingens innkjøpsansvarlig (for tiden Jorunn Nydahl) må kontaktes når andre innkjøpsbehov oppstår. Innkjøpsansvarlig foretar bestillingen. Den enkelte kan også foreta innkjøp, men da skal det først utstedes rekvisisjoner. Disse utstedes for tiden av Knut Sverre Røang eller Baki Vurucu. Dersom du bestiller varer direkte fra leverandør må du oppgi at Høgskolen i Oslo har 30 dagers betalingsfrist. Husk også å oppgi deg selv som referanse. Husk også at vår fakturaadresse er Høgskolen i Oslo, Postboks 104, 3671 Notodden, og at koststedkode 0800 må stå på fakturaen.
Kopiering
Avdelingen vår er i den heldige situasjon at vi har et eget hustrykkeri med en meget serviceminded trykkeribetjent. Vi vil imidlertid innledningsvis påpeke at arbeidstidsreglementet gjelder også for henne, så kopieringsoppdrag må leveres minst to dager før det skal ferdigstilles, da du ikke er den eneste som har kopieringsbehov.
Alle større kopieringsoppdrag må leveres til vårt hustrykkeri.
Når du skal ha et kopioppdrag utført, må du fylle ut et registreringsskjema som ligger på hustrykkeriet og i ekspedisjonen. Der må antall sider som skal kopieres, antall kopier og hvordan kopieringen skal være, ditt eget navn og utdanning angis.
Ferdig utført trykkeoppdrag hentes på trykkeriet.
Hustrykkeriet trykker også opp kompendier for Penelope. Kompendier som skal selges på Penelope, må merkes tydelig med logo, avd. ØKS, studiet og klasse. For kompendiene som selges på Penelope, må det beregnes lengre leveringstid. Ikke si til studenter at kompendium og lignende er på Penelope FØR trykkeriet har informert om at de faktisk er der.
Multimedierommet
På rom X143 finner du multimedierommet.
Her finnes en multimedie-PC med internettforbindelse med all aktuell programvare installert. Den er beregnet til produksjon av tekster, lyd og bilde for direkte utlegging på nettet. Her benyttes programmene DreamWeaver, Front Page, Composer, Excel, Word, Powerpoint og kommunikasjonsportalen Classfronter.
Videre finnes en PC som er permanent oppkoblet til skanner og fargeprinter. Denne skal primært brukes til bildebehandling med programmene PaintShop Pro og Photoshop 6.0 og til scanning eller direkte inntak av bilder fra digitale kameraer.
Vi har også en Imac til digital videoredigering med programmene Imovie og Final Cut Pro. Til digitalisering av analog video disponerer vi en Digital Video CasetteRecorder som tar signaler fra alle analoge formater. Som avspillingsmaskiner av tidligere brukte videoformater har vi VHS, video 8, video 8Hi, U-matic lowband, U-matic highband og Beta SP. Det finnes også lydmiksebord som kan kobles til alle maskiner for lydredigering. På opptakssiden disponerer vi digitalt videokamera og to digitale stillkameraer. Fra tidligere har vi Video hi8 Pro og diverse highbandløsninger for opptak. Vi har også en gammel Tamron Fotovix beregnet til å spille inn stillbilder fra film (negativ og positiv) til analog og digital video.
Parkering
Avdelingen har ett parkeringskort til disposisjon ved bruk på parkeringsplassen ved P56. Disse kan reserveres for enkeltdager ved å kontakte ekspedisjonen i P56. Hvis man pga. funksjonshemming har behov for parkeringsplass, må man henvende seg til høgskolens konsulenttjeneste for funksjonshemmede. Se forøvrig reglement for parkeringskort på avdelingens nettsider for arbeidsmiljø.
Permisjoner
Dersom du skulle ha behov for å søke om lengre permisjon, må brev skrives til avdelingsledelsen, med nøyaktig beskrivelse av ønsket lengde på permisjonen, og begrunnelse for søknaden. Permisjonssøknaden kan legges i hylla til personalmedarbeider (for tiden Tore Vogt). Kontakt gjerne ham på forhånd for å få informasjon om hvilke rettigheter du har til permisjon.
Praksis
Navn på kontaktlærere i praksisperioden leveres til praksiskonsulent (barnevern:
Anne Elisabeth Juul Persbråten, Sosialt arbeid: Berit Marie Nygård, Offentlig styring: Jorunn Nydahl).
Rekvisita
Rekvisita kan hentes i ekspedisjonen.
Rengjøring
Når et rom trenger ekstra rengjøring, tar du kontakt med lokal husøkonom (for tiden Jorunn Nydahl).
Reiseregninger
Når du skal ut på tjenestereise, skal du kontakte vårt reisebyrå for reisebestilling. Høgskolen har avtale med VIA flyspesialisten. For å kunne bestille, må du ha opprettet kundeprofil. Har du spørsmål om dette, så ta kontakt med vår egen reisekonsulent (for tiden Baki Vurucu). Kundenummeret vårt er 18447. Bestilling gjøres enklest på fax 23 15 04 11 eller telefon 22 15 04 10. Kundenummeret må kun oppgis for tjenestereiser. For reiser til private formål, eller der andre skal betale regningen, kan ikke denne bestillingsmåten benyttes, da faktura automatisk blir sendt til avdelingen.
Etter fullført reise, må reiseregning utfylles. Reiseregningsskjema fås på sentralbordet eller hos økononomikonsulent. Alle kvitteringer og billetter må stiftes på reiseregningen. Reiseregning leveres til økonomikonsulent (for tiden Baki Vurucu). Vennligst merk reiseregningen med hvilken enhet (for eksempel sosionomutdanningen) og eventuelt prosjekt den skal belastes. Hvis du for eksempel har fått innvilget midler gjennom kompetanseutviklingsmidler på strategipotten, må du merke regningen med kompetanseutviklingsmidler-strategipott.
Refusjon av utlegg
Hvis du ved innkjøp må forskuttere av egne penger på vegne av høgskolen må du fylle ut refusjonsskjema for utlegg. Utfylt skjema leveres til økonomikonsulent, for tiden Baki Vurucu. Legg ved kvitteringer for utlegg oppført på dette skjemaet. Utbetaling blir foretatt kort tid etter at du har levert skjemaet til økonomikonsulent. Skjemaet finner du her
Skilt
Dersom det skulle være feil opplysninger på dørskiltet ditt kan du kontakte Jorunn Nydahl.
Underskriftrutiner
Brev og brevnotater skal normalt ha to underskrifter.
Brev som inneholder noen form for beslutning skal alltid ha to underskrifter.
I administrasjonen er regelen at leders navn står til venstre og saksbehandler til høyre.
Bringes sakene opp til høgre nivå i den sentrale administrasjon vil normalt to ledere skrive under, med den som har høgste stilling til venstre. (Dette praktiseres også på avdeling ØKS.)
Titler brukes under navnene når brev går til eksterne mottakere, men ikke på interne brev.
OBS! En generell regel er at faglige ledere ikke skriver under brev med beslutninger eller annen type iverksettende karakter alene eller to faglige ledere sammen. Brev av den type skrives under av faglige og administrative ledere sammen. Brev på vegne av avdelingsstyret eller på fullmakt av avdelingsstyret skrives under av styreleder og administrativ leder, med styreleders underskrift til venstre.
Hvis det er brev som skal skrives under av studieleder, så skal denne skrive til venstre og administrativ saksbehandler til høyre. Unntak er hvis administrativ leder også skal skrive under, da denne skal stå til venstre og da studieleder til høyre.
Saksframlegg til avdelingsstyret undertegnes av administrativ leder på avdeling.
Utlån av stoler til studenter
Dersom studenter trenger en bedre stol kreves det at studenten kan fremlegge legeerklæring på dette behovet. Jorunn Nydahl kontaktes i slike situasjoner.
Vanning av planter
Planter i fellesarealene skal normalt være satt ut av et firma som har avtale direkte med husøkonomen på høgskolen sentralt. Disse har vanningsavtale for plantene, så vi skal IKKE vanne disse blomstene. Blomster du har på eget kontor eller på møterommet, kan du vanne.
Webmail
Du kan lese e-posten din fra hvilken som helst internettilkoplet datamaskin i verden. Dette er framgangsmåten for å lese e-posten din utenfor høgskolen:
Nedenfor står den gamle måten. Den nye kommer vi tilbake til.
- Gå inn på høgskolens nettside, www.hio.no
- Klikk på "Les e-post" nederst i tekstfeltet under åpningssiden "For tilsatte" på hovedsiden til hioveven.
- Når du får fram et svart bilde, skriver du inn samme brukernavn og passord som når du logger deg på maskinen din på Høgskolen.
Oppdatert: 12. oktober 2006
|
