Forutsetninger for en vellykket medarbeidersamtale

Gjensidighet, åpenhet, ærlighet og likeverd

En god medarbeidersamtale er bygget på gjensidighet, likeverd, åpenhet og ærlighet og på at samtalepartene møter med en positiv innstilling til samtalen. Både leder og medarbeider må få mulighet til å uttrykke ønsker og til å snakke om det som er viktig for dem. Toveis kommunikasjon og aktiv lytting bør prege samtalen og partene må være innstilt på å kunne gi og ta imot konstruktiv kritikk.

God forberedelse

Ved innføring av medarbeidersamtaler er det viktig at det blir gitt god informasjon til alle som skal delta i arbeidet, både til de som skal gjennomføre samtalene og til de andre medarbeiderne. Lederne må lokalt ha en gjennomgang med alle i personalet om hva slike samtaler er, og hensikten med dem.

Ved første gjennomføring bør det gjøres klart at dette er en prøveinnføring, der en vil være spesielt opptatt av tilbakemelding både på framgangsmåten og de verktøy som blir brukt. Det må legges vekt på erfaringsutveksling, og gis rom for endringer i neste omgang.

Medarbeidersamtaler bør vanligvis gjennomføres en gang årlig, og helst i tilknytning til planlegging av nytt arbeidsår/studieår eller annet planleggingsarbeid.

Leder har ansvar for at forberedelsespapirer (samtaleskjema) deles ut på forhånd og at hensikten med samtalen klargjøres for alle tilsatte. Leder har også ansvaret for at tidspunkt for samtale med den enkelte medarbeider avtales i god tid.

Samtalepartene bør forberede seg grundig til samtalen ved f.eks. å notere ned spesielle forhold en ønsker å legge vekt på, spørsmål en ønsker å diskutere, uklarheter en ønsker å rydde av veien osv. Ikke minst bør dette skje i situasjoner hvor det forventes at samtalen kan bli noe vanskelig. Forberedelsen innebærer også å tenke gjennom eventuelle momenter som bør bringes videre for oppfølging.

Det er viktig at mål og resultatforventninger er kjent på forhånd, slik at begge parter i hovedsak vet hva samtalen skal dreie seg om.

Samtalen bør holdes på et egnet sted, og det må sørges for at den ikke blir avbrutt av telefoner eller andre henvendelser.

Lengden på samtalene kan variere, men det bør settes av minimum to timer. Dersom partene har behov for mer tid, bør det avtales en ny samtale så snart som mulig.

Medarbeidersamtalen er i utgangspunktet obligatorisk. Selv om medarbeideren kan reservere seg mot enkelte forhold ved samtalen, kan vedkommende ikke reservere seg mot at arbeidsoppgaver, arbeidsutførelse og plikter en har som arbeidstaker blir tatt opp til drøfting.

Aktuelt innhold

Momenter som tas opp i en medarbeidersamtale vil variere noe ut fra behov. Samtalen bør imidlertid omfatte momenter som er vesentlige for å få belyst og lagt en plan for medarbeiderens arbeidssituasjon og endrings-/utviklingsoppgaver. Dette vil sikre at alle medarbeidere får mulighet til å ta sin totale arbeidssituasjon og sine utviklingsforhold opp til drøfting.

For undervisnings-/vitenskapelig personale er det naturlig at samtalen tar utgangspunkt i den foreliggende arbeidsplanen som den tilsatte skal ha fulgt i perioden fram mot samtalen. Denne kan brukes som grunnlag for å evaluere hva som er gjort etter planen, hva som evt. gjenstår, og hva som kan gjøres for å forbedre resultat som ikke er tilfredsstillende. Der den enkelte har utarbeidet årsrapport for de ulike oppgavene basert på arbeidsplanen, kan denne brukes som grunnlag for samtalen.

Det er også ønskelig at en benytter samtalen til å utarbeide forslag til arbeidsplan for neste semester/år. I den sammenhengen kan en planlegge oppgaver innenfor undervisning og veiledning, FOU, oppdragsvirksomhet, publisering/formidling, ulike verv, administrasjon mm.

Vi ønsker ikke å være for detaljerte på dette punktet enda, ettersom avdelingene ved høgskolen har ulike tradisjoner når det gjelder bruk av arbeidsplaner. Det arbeides imidlertid nå med felles retningslinjer for oppsett av arbeidsplaner. Når disse foreligger, vil vi komme nærmere tilbake til hvordan en kan knytte medarbeidersamtaler og arbeidsplaner tettere sammen.

Oppfølging fra forrige samtale

Hvis det er holdt medarbeidersamtale tidligere, bør det foretas en gjennomgang og vurdering av det som ble avtalt ved forrige samtale: Hva har vi oppnådd, hva kan vi lære av det, og hva kan vi gjøre bedre? Dersom tiltak ikke er gjennomført, foretas en vurdering av eventuelle årsaker, nye tiltak og tidsfrister.

Mål og oppgaver

Medarbeiderens, ansvar, beslutningsmyndighet, oppgaver og arbeidsbelastning sett i relasjon til mål, arbeidsstedets virksomhet og medarbeiderens stilling, bør drøftes. Det er viktig å sikre seg at den enkelte forstår og aksepterer målene for høgskolen og den enheten en tilhører. Medarbeiderens vurdering av mål og egen arbeidsinnsats er også sentral.

Faglig og personlig utvikling- kompetanseutvikling

Medarbeiderens mulighet til å bruke sin kunnskap og kompetanse i jobben, faglige og personlige utviklings-muligheter og hvordan eventuelle ønsker på dette området kan realiseres, er også viktige samtaleområder.

Samarbeid og arbeidsmiljø

Medarbeidersamtaler er velegnede for å drøfte hvordan samarbeidet fungerer og kan forbedres mellom medarbeider og leder og mellom tilsatte internt på arbeidsstedet og i forhold til andre samarbeidspartnere. Eventuelle alvorlige samarbeidsproblemer som berører flere enn de to samtalepartene, skal tas opp i en annen sammenheng.

Samtalen bør også omfatte forhold ved det fysiske arbeidsmiljøet som lys, luft, støy osv.og aktuelle psykososiale miljøfaktorer.

Det er velkjent at mobbing og trakassering forekommer på mange arbeidsplasser. Neglisjering er også en side av dette. Dette er det derfor viktig å ta opp i samtalen.

Det er ikke bare medarbeideren som har behov for tilbakemelding på jobbutførelse. Også lederen trenger konstruktiv tilbakemelding for å kunne utvikle seg i henhold til mål for god lederatferd. Forhold som dele-gering, veiledning, informasjon og lederatferd, er derfor sentrale tema som bør tas opp i medarbeidersamtaler.

Private forhold

Det bør gis mulighet til å ta opp private forhold som virker inn på arbeidssituasjonen. Her må det utvises forsiktighet. Den enkelte medarbeiders privatliv skal respekteres. Det er betydningen for arbeidssituasjonen som er det primære. En medarbeidersamtale skal ikke være en terapisamtale.

Konkret oppsummering

Samtalen avsluttes med at samtalepartene klargjør mål og planer for neste periode. Eventuelle tiltak, tidsfrister og ansvarsforhold må komme tydelig fram.

Selv om medarbeidersamtalen skal være fortrolig, kan partene komme inn på forhold som bør bringes videre til andre. Dette vil spesielt være aktuelt for valgte ledere som må bringe forhold av administrativ karakter videre til avdelingens administrativt ansvarlige.

Eksempler på forhold som det kan være aktuelt å bringe videre til administrativ behandling:

• ønsker om kurs, etter- og videreutdanning og andre former for kompetanseutvikling
• arbeidsmiljøforhold som krever oppfølging
• personalforhold som krever oppfølging

Det som må videreformidles skal være klargjort og akseptert. Avtalen er forpliktende for begge parter. Den underskrives og oppbevares av begge.

Det kan være hensiktsmessig med en vurdering til slutt om samtalen svarte til forventningene, også sett i forhold til forberedelse og gjennomføring. Eventuelle svakheter ved skjemaet bør også noteres.

Ved lederskifte bør samtalepartene avklare om ny leder skal informeres om avtalepunkter som er inngått . For øvrig skal dokumenter fra tidligere samtaler makuleres.

God oppfølging

Oppfølgingssamtaler kan bidra til at mål, tiltak og avtaler blir repetert, revurdert og fulgt opp og at nødvendige korrigeringer blir foretatt. Både medarbeider og leder kan ta initiativ i forhold til oppfølgingen, men det er lederen som har hovedansvaret. Slike oppfølgingssamtaler kan holdes når som helst i perioden mellom medarbeidersamtalene dersom en eller begge parter opplever et behov for det.

Det er viktig at det man blir enige om i medarbeidersamtalene blir fulgt opp og fungerer som et redskap for utvikling av den enkelte medarbeider, og som motiverende i det videre arbeidet. Med god oppfølging vil begge parter oppleve samtalen som nyttig virkemiddel i høgskolen og den enkeltes utvikling.