HMS-håndboka SAM
Innhold:
3. Instanser/ organer som ivaretar HMS- arbeidet i enheten
5. Oversikt over lover, forskrifter og krav som omfattes av HMS-forskriften
I HMS-håndbokens generelle del kap. 1 er formålet, ledelsens og de tilsattes ansvar vedrørende HMS-arbeidet beskrevet. For den enkelte enhet (avdelingene, sentrene eller den sentrale administrasjonen) gjelder de samme prinsipper.
1.1. Ledelsens ansvar for HMS-arbeidet
Det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet i enheten ligger hos administrativ leder som skal:
- sette sikkerhets-, helse- og miljømål for virksomheten på samme måte som for andre driftsområder med resultatforventning.
- sette sikkerhetskrav til produkter som tilvirkes, importeres eller omsettes
- sørge for en løpende vurdering av virksomhetens rutiner og produkter i lys av ny kunnskap
- sørge for at det utarbeides strategier og konkrete framdriftsplaner for å nå virksomhetens mål
- sørge for god informasjon til alle ansatte om mål, strategier og planer
- pålegge alle sine underordnede ledere et ansvar for helse, miljø og sikkerhet, på samme måte som for alle andre driftsområder.
Studielederne har HMS-ansvar ved sine enheter.
1.2. De tilsattes ansvar for HMS-arbeidet
Se HMS-bokens generelle del, kap.1 .
1.3. Opplæring av de tilsatte i HMS-arbeid i enheten/ Informasjon til de tilsatte
Avdeling SAM vil, så langt det er praktisk mulig, sørge for at personale som har konkrete funksjoner i HMS-sammenheng, får den nødvendige opplæring. Avdelingen antar at det også er aktuelt for Høgskolen i Oslo å sørge for interne opplegg for slik opplæring i framtida. Personale som blir direkte involvert i HMS-arbeid (ledere, verneombud, medlemmer av lokalt AMU, AKAN-kontakt og etasjeansvarlige for brannsikkerhet) vil være aktuelle for ulike opplæringstilbud.
Overfor den enkelte ansatte vil avdelingen gi informasjon og søke å etablere engasjement hos alle ansatte i forbindelse med opplegget for de årlige rutiner slik de er organisert i tilknytning til årskalenderen for HMS-arbeidet. Dette vil gjelde for eksempel i arbeidet i lokalt AMU, i opplegget for HMS-samtalene, og for arbeidet med tiltaksplan/rapportering og gjennom vernerunder.
I tillegg til et lokalt AMU har avdelingen etablert et system med HMS-samtaler pr. enhet - en for hver utdanning/enhet. Avdelingen bruker medarbeidersamtaler systematisk minst en gang pr. år.
Nyansatte ved avdelingen får nødvendig informasjon i en introduksjonsperm som blir delt ut ved tiltredelse.
Ellers vil en sørge for jevnlig informasjon overfor de ansatte ved å viderebefordre møtereferater og annet informasjonsmateriell fra Arbeidsmiljøutvalget, systemrevisjoner og annen HMS-virksomhet fra sentralt hold i HiO.
2. ORGANISERING AV ENHETEN
2.1. Beskrivelse av enheten
Antall ansatte pr. 06.08.07 er: 141 personer, hvorav
- 74 kvinner heltid
- 50 menn heltid
- 10 kvinner deltid
- 7 menn deltid
Fordeling på enheter:
- Studielederområde for Barnevern: 20 ansatte
- Studielederområde for offentlig styring og velferd: 25 ansatte
- Studielederområde for sosialt arbeid: 29 ansatte
- Studielederområde for økonomi og administrasjon: 19 ansatte
- Sosialforsk: 20 ansatte
- Administrasjonen: 33 ansatte (Inklusive dekan og kantinepersonale).
Det samlede HMS-ansvaret ligger hos dekan Dag Jenssen.
HMS-saksbehandler er Tore Vogt.
3. INSTANSER/ORGANER SOM IVARETAR HMS-ARBEIDET I ENHETEN
3.1. Generelt om verneombud og verneområder
Verneombudets oppgaver er beskrevet i arbeidsmiljølovens (AML) § 26 .
HMS-håndboken del 2 . punkt 2.5.2. gir en nærmere beskrivelse av verneombud/hovedverneombud og verneomåder generelt. For Avdeling ØKS gjelder de samme prinsipper.
3.2. Verneombud og verneområder i enheten
For å sikre et HMS-arbeid med bred deltakelse og lokal forankring, er enheten inndelt i flg. verneområder:
|
Verneområde |
Leder |
Verneombud |
|
Faglig virksomhet ved SAM |
Dag Jenssen |
Drew Rodgers |
|
Administrativ virksomhet, SAM |
Marja Lundell |
Lise Strøm |
3.3. HMS-kontakt
Rådgiver Tore Vogt
3.4. Lokalt AMU
Avdeling SAM har etablert lokalt Arbeidsmiljøutvalg. Følgende er oppnevnt som medlemmer av det lokale AMU:
Fra arbeidsgiversiden:
Kontorsjef Ken Henry Hyttemoen vara: rådgiver Tore Vogt
avdelingsdirektør Marja Lundell vara: Knut Sverre Røang
Fra arbeidstakersiden:
verneombud Drew Rodgers,
verneombud: Lise Strøm vara: Kari F. Johansen
3.5. Etasjeansvarlige for brannsikkerhet i P35
Brannansvarlig i hver etg. er:
3.etg: Ingrid Hagness vara: Solveig Hjelde
4 etg. Marja Lundell vara: Knut Sverre Bjørndalen Røang
5 etg. Trine Ellekjær vara: Abdel Magid Al-Araki
6 etg. Sten-Erik Hammarqvist vara: Asbjørn Johannessen
7 etg. Åse Broman vara: Mons Oppedal
8 etg. Erik Grønvold vara: Olav Talberg
4. MÅL OG STATEGIER
4.1. Mål og strategier generelt
Generell mål er beskrevet i I. Generell del, kap.1 . Disse mål og strategier gjelder også for Avdeling SAM.
4.2. Spesielle mål og strategier for enheten
Spesielle mål og strategier for Avdeling SAM antas normalt å ville være situasjonsbetingede.
5. OVERSIKT OVER LOVER, FORSKRIFTER OG KRAV SOM OMFATTES AV HMS-FORSKRIFTEN
5.1 Generelle krav
Generelle krav til HMS-arbeidet er beskrevet i I Generell del, kap. 6. For HMS-arbeidet i Avdeling SAM gjelder de samme krav.
Avdelingen har for tiden ingen spesielle forhold som må vektlegges særskilt for å sikre helse, miljø og sikkerhet for de tilsatte i enheten.
5.2. Lover, forskrifter og krav spesielt for enheten
Høgskolen i Oslo har en rekke instrukser og prosedyrer som gjelder ulike sider av driften. En del av disse regulerer forhold som også går inn under begrepet helse, miljø og sikkerhet. For Avdeling ØKS er det for tiden ingen instrukser/prosedyrer som krever spesiell oppmerksomhet. Avdelingen har likevel noen få lokale instrukser/prosedyrer som er etablert for å ivareta sider av HMS-arbeidet.
|
Instruks/prosedyre (benevnelse) |
Omhandler |
|
Instruks |
Tilsynsvaktordningen |
|
Instruks |
Teknisk driftspersonale |
|
Arbeidsavtale |
Renholdspersonale |
|
Rapporteringsordning |
Tilstand på undervisningsrom/fellesarealer |
5.3 Saksgangen i HMS-saker
5.3.1 Generell saksgang iHMS-saker
Saksgangen er beskrevet i I. Generell del kap 5 . punkt 5.6. For HMS-arbeidet i Avdeling SAM gjelder de samme prinsipper vedrørende saksgangen.
5.3.2. Saksgangen i HMS-saker på enhetsnivå
Denne følger samme prinsipper som saksgang i HMS-saker generelt.
5.4. Dokumentasjonen
Denne er beskrevet i I. Generell del 5. punkt 5.4. For Avdeling SAM gjelder de samme prinsipper for HMS-dokumentasjon og grunnlagsdokumentasjon.
Avdeling SAM rapporterer fravær på foreskreven måte hvert kvartal til den sentrale registreringen som finner sted i HiO.
Langvarige sykefravær følges opp i samsvar med det opplegg som HiO sentralt har lagt for slik oppfølging.
Skader, ulykker eller potensielle ulykkessituasjoner vil bli fulgt opp med rapportering og oppfølging på foreskreven måte dersom slike skulle forekomme.
6. HMS-arbeidet i enheten
Se I Generell del kap. 3 . For Avdeling SAM gjelder de samme prinsipper.
7. SYSTEMREVISJON I ENHETEN
7.1 Systemrevisjon generelt
Systemrevisjon generelt er beskrevet i I Generell del 3, punkt 3.6. De samme prinsipper for systemrevisjon gjelder for Avdeling SAM.
7.2 Systemrevisjon i enheten
Systemrevisjon er gjennomført fra HiO sentralt, siste gang i mai 2007.
8. RUTINER
8.1.1. Høgskolens sentrale rutiner
Er omtalt i kap 4 i Høgskolens HMS-bok
8.1.2. Gjennomføring av introduksjonsprogram for nytilsatte i enheten
(Her gis en oversikt over ansvarlig for programmet og hvorledes det gjennomføres.)
- Introduksjon lokalt på Avdeling SAM.
- Nytilsatte får utdelt en introduksjonsperm med den mest aktuelle informasjonen om avdelingen. Her inngår også informasjon om HMS.
8.2 Prosedyrer i forbindelse med sykefravær/ langtidssykefravær generelt
Avdelingen har egne rutiner for oppfølging av sykefravær
8.3 Rutine for behandling av spesialavfall
8.3.1. Generelt
Se Høgskolens plan for behandling av spesialavfall
8.3.2. Rutine for behandling av spesialavfall ved Avdeling ØKS
Avdelingen har egen rutine for spesialavfall
8.4 Psykososial handlingsplan
Avdeling SAM har etablert egen psykososial handlingsplan.
8.5. Sikkerhet
Avdeling SAM har etablerte ordninger for sikkerhet mot brann og mot uvedkommendes adgang til lokalene.
8.6 Strategi for informasjon til tilsatte om HMS og for å sørge for aktiv deltakelse fra de ansatte i HMS-sammenheng
Avdeling SAM har utarbeidet strategi for informasjon og aktiv deltakelse i HMS-sammenheng.
8.7 Medarbeidersamtaler
Avdeling SAM gjennomfører medarbeidersamtaler systematisk en gang pr. år.
- Dekan har medarbeidersamtale med studielederne og avdelingsdirektør.
- Studieleder har medarbeidersamtale med de faglig tilsatte på utdanningen.
- Administrativ leder har medarbeidersamtale med kontorsjefene for henholdsvis økonomi/personal/drift og for studieadministrasjon. Kontorsjef har medarbeidersamtale med de administrativt tilsatte innen sin del av administrasjonen.
8.8 Helsekontroller
Avdeling SAM følger opp helsekontrollopplegget som er etablert mellom HiO sentralt og Hjelp 24.
8.9 Rutine for evakuering av funksjonshemmete og sansehemmete ved brannalarm
Avdelingen har egen rutine for evakuering av funksjons- og sansehemmete ved brannalarm
8.10 Rutine for håndtering av rusproblemer
Avdelingen har egne rutiner for håndtering av rusproblemer