3.1 Krav til systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6. desember 1996 (IK-forskriften) stiller krav om at virksomhetene skal sikre og dokumentere at arbeidsmiljøarbeidet utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Dette arbeidet skal bidra til at HMS -kunnskap og kunnskap om sammenhenger mellom arbeid og helse blir en del av beslutningsgrunnlaget for å bygge opp gode arbeidsmiljøer i de enkelte avdelingene.       

Det vil imidlertid være en grad av frihet enhetene i mellom i forhold til valg av arbeidsmåter og til å kunne bygge opp egne kulturer for HMS - arbeid, tuftet på lokale forutsetninger (profesjonelle aktiviteter, lokal organisasjon, medarbeidere m.v.)

3.2 Opplæring

Arbeidsmiljøloven § 3-5 viser til at arbeidsgiver er pliktig til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Departementet kan i forskrift gi nærmere krav til opplæringen. Arbeidsmiljøloven § 6-5 pålegger virksomheten å gi grunnopplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Dessuten krever Internkontroll­forskriften § 5 punkt 2 at virksomheten sørger for at alle arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.

HiOs handlingsplan for HMS-opplæring skal sikre ledere og medarbeidere et minimum av kunnskaper om arbeidsmiljøarbeid. Med utgangspunkt i denne og i behov som aktualiseres i enhetene, skal det utarbeides årlige opplæringsplaner, både sentrale og lokale.

3. 3 Systematiske aktiviteter

Systematiske aktiviteter innebærer både daglig overvåkning av arbeidsmiljøet med oppretting av skjevheter og mer periodevise kartlegginger som vernerunder, HMS-samtaler m.m., utforming av mål, planlegging og gjennomføring av tiltak, evaluering av HMS-arbeidet og dokumentasjon.

3.3.1 Kartlegging av arbeidsmiljøet

Med kartlegging menes en gjennomgang av enhetenes miljø i den hensikt å få en oversikt over hva som fungerer godt, hva som trenger å forbedres og hva som mangler og trenger å utvikles. Arbeidsmiljøloven beskriver § 3-2. 2) . arbeidsgiverens kartleggingsplikt.

Alle enheter skal gjennomføre følgende kartlegging av arbeidsmiljøet:

Vernerunder

Vernerunde er observasjonsbefaring i verneområdet, der leder sammen med verneombud skal kontrollere forhold ved det fysiske arbeidsmiljøet. Vernerunder gjennomføres en gang i året innenfor hvert verneområde. Bedriftshelsetjenesten inviteres med på vernerunde etter behov.

Retningslinjer for vernerunder

Vurderingsskjema for vernerunder

 

HMS-samtaler

HMS-samtaler gjennomføres minst en gang pr. år i hver enhet. Enheten bestemmer selv om samtalen skal gjennomføres innen hvert av enhetens verneområder eller om annen organisering er hensiktsmessig.

Uansett organisering må de tilsatte få uttale seg om arbeidsmiljøet, og deres syn skal bli/gjøres kjent for ledere med personalansvar på de ulike nivåer.

Enheten kan bestemme at ett eller flere saksfelt skal ha en egen gjennomgang. AMU/LAMU kan også komme med anbefalinger for eksempel at visse saksfelt skal gås gjennom særskilt.

Retningslinjer for HMS-samtaler

Vurderingsskjema for HMS-samtaler

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler er en del av ledernes personalansvar og skal gjennomføres i henhold til HiOs retningslinjer for medarbeidersamtaler . Medarbeidersamtalen er ikke primært et kartleggingsverktøy innen HMS, men taes med fordi det noen ganger avdekkes forhold av arbeidsmiljømessig karakter som bør følges opp.

Arbeidsmiljøundersøkelser

Ved HiO gjennomføres vanligvis hvert 3. år en større spørreundersøkelse i regi av Organisasjons- og personalseksjonen.

 

3.3.2 Handlingsplan

Enhetene skal utarbeide en årlig handlingsplan for HMS-arbeidet med utgangspunkt i aktuelle arbeidsmiljøutfordringer og på grunnlag av de kartlegginger som er foretatt. Handlingsplanen skal beskrive enhetenes utfordringer innen HMS, konkrete mål og tiltak, hvem som skal sørge for at tiltakene gjennomføres og tidsfrist for de enkelte tiltak. Handlingsplanen legges frem for LAMU før behandling i avdelingsstyrene.

Enhetenes øverste ledelse skal påse at handlingsplaner utarbeides. Utforming av handlingsplaner skal skje i nært samarbeid med de tilsatte og skal være en del av grunnlaget for enhetenes budsjettarbeid. Handlingsplaner skal være konkrete og settes opp på en oversiktlig måte, for å kunne være et effektivt hjelpemiddel i det systematiske arbeidet. De er også en del av dokumentasjonen på enhetenes HMS-arbeid.

3.3.3 Oppfølging og evaluering

Ledelsen har ansvaret for at handlingsplanene følges opp. LAMU holdes løpende orientert om gjennomføringen av tiltakene. Dersom de frister som er satt opp for gjennomføring av tiltak ikke overholdes, skal avviksskjema fylles ut. Enhetens årlige evaluering av HMS-arbeidet skal gjenspeile gjennomførte tiltak og alle avvik.

3.4 Dokumentasjon

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6. des. 1996 ( internkontrollforskriften ) § 5 stiller krav om at HMS-arbeidet i virksomheten skal dokumenteres. Minimumskravet er at virksomheten skal dokumentere følgende punkter skriftlig:

• Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet
• Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt
• Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
• Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen
• Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt
• Dette materialet skal være tilgjengelig for høgskolens styrende organer, revisjonsteamet, eksterne kontrollmyndigheter eller andre som i sitt arbeid har behov for innsyn i det.

3.5. Avvik

Avvik er arbeidsmiljøforhold som ikke er i samsvar med lover, forskrifter og høgskolens egne krav til arbeidsmiljøet. Avvik kan avdekkes både gjennom den daglige overvåkningen av arbeidsmiljøet og gjennom systematiske aktiviteter som vernerunder m.m. Avviksskjema fylles ut og tiltak settes i verk umiddelbart.

Avviksskjema skal også fylles ut når tiltak ikke blir utført som avtalt.

Avvik skal rapporteres til enhetens øverste administrative leder, med kopi til HMS-saksbehandler. Løses ikke saken innen tidsfristen rapporterer verneombudet saken til høgskolens hovedverneombud som tar stilling til videre saksgang.

3.6 Systemrevisjon

I Internkontrollforskriften (brukerrettet veiledning) står det: "I tillegg til den jevnlige oppfølging må virksomheten, minst en gang i året foreta en mer omfattende gjennomgang (systemrevisjon) av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, og vurdere om det fungerer i praksis".

Revisjonsteamet består av HMS-koordinator og hovedverneombud. Eventuelt andre medlemmer av teamet utpekes av AMU for hver revisjonsperiode. Revisjonsteamet skal være partssammensatt. HMS-koordinator har ansvar for den praktiske gjennomføringen av revisjonen.

3.7 Tjenestevei i HMS-saker

                                                                                                              

Vanlig saksgang :

1)         Enhetene skal så langt det er mulig, selv ordne og løse sine verne-/miljøsaker.

2)         For at den ansvarlige i en sak skal få mulighet til å rette på den aktuelle feil eller mangel, samt at hver enkelt berørt av saken skal få mulighet til å uttale seg, skal verne-/miljøsaker følge de vanlige organisasjonslinjer, dvs. tjenestevei innen høgskolen.

3)         Tjenestevei vil i korthet si at enhver tilsatt henvender seg til sin nærmeste overordnede når en ønsker å ta opp et verne-/miljøproblem. Blir ikke saken løst kan eier av saken ta den opp på neste ledelsesnivå, eventuelt med støtte av verneombud eller tillitsvalgt. Nærmeste leder skal informeres hvis dette gjøres. 

4)         Svar i en sak skal vanligvis ikke overskride 14. dager, og skal gå samme vei tilbake. Et eventuelt negativt svar må begrunnes skriftlig.

5)         I de tilfeller en sak ikke blir løst tilfredsstillende via tjenestevei, kan den tilsatte ta saken opp på ny f. eks. med verneombud, hovedvernombud, BHT, LAMU, AMU, sin tjenestemannsorganisasjon eller Organisasjons- og personalseksjonen (sistnevnte har et delegert ansvar fra høgskoledirektøren for administrasjon av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved høgskolen).

Hvis saker tas opp på denne måten (utenom tjenestevei), bestemmer saksinnehaveren selv hvem eller hvor saken skal forelegges, noe som i stor grad vil avhenge av hva saken dreier seg om. Nærmeste leder skal være orientert hvis saken tas opp utenom tjenestevei.

           

6)         Hvis arbeidsmiljøutvalget finner det påkrevd for å verne om arbeidstakeres liv og helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiver skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet innenfor rammen av arbeidsmiljøloven. Hvis arbeidsgiver ikke finner å kunne gjennomføre utvalgets vedtak, skal spørsmålet uten ugrunnet opphold forelegges Arbeidstilsynet til avgjørelse.

7)         Organisasjons- og personalseksjonen og bedriftshelsetjenesten bistår med råd og veiledning i verne- og miljøspørsmål.

8)         I enkelte saker vil det være naturlig at vernetjenesten og tjenestemannsorganisasjonene samarbeider.