11. Møtebok

Møteboken for avdelingsstyret skal være en vedtaksprotokoll og skal inneholde:

- oversikt over hvem som deltok i møtet og ved behandlingen av hver enkelt sak

- oversikt over framlagte dokumenter og administrasjonens innstilling til vedtak

- eventuelle andre framsatte forslag til vedtak som det ble stemt over

- voteringsresultat med stemmetall

- eventuelle protokolltilførsler

Dessuten skal det refereres om informasjon gitt i tilknytning til meldinger og referatsaker og eventuelle spørsmål som ble reist ved møtets begynnelse.

Det føres separat møtebok for saker unntatt offentlighet. Denne sendes til avdelingsstyrets faste medlemmer samt de varamedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

Det fastsettes en ukes frist, fra utsending av utkast til møtebok, for innsending av kommentarer. Møteboka er da foreløpig inntil den er godkjent. Om det ikke er større endringer, godkjenner dekan møteboka, og den underskrives av dekan og administrativ leder. Ved større endringer må møteboka godkjennes i neste avdelingsstyremøte.

Eventuelt kan avdelingsstyret vedta at møteboken leses opp og godkjennes i avdelingsstyret.

Endelig møtebok skal sendes snarest mulig til avdelingsstyrets medlemmer, varamedlemmer, organisasjonene, rektor og høgskoledirektør.

Møteboka (unntatt møteboka for saker unntatt offentlighet) legges ut på nettet/hjemme­siden.

Kopi av avdelingsstyrets vedtak legges på den enkelte sak, før den går tilbake til saksbehandler for videre oppfølging. Saksbehandler sørger for at saken arkiveres.