UTFYLLENDE BESTEMMELSER OG VEILEDNING TIL EKSAMENSFORSKRIFTEN VED HØGSKOLEN I ØSTFOLD

Utfyllende bestemmelser og veiledning er gitt med hjemmel i forskriftens § 22 som ble vedtatt 19.desember 2005 av Høgskolens styre. Godkjent av Høgskoledirektøren 3.01.2006.
Revidert og godkjent av høgskoledirektøren 8.01.2007

Mål/formål:	Sikre enhetlig forståelse og tolkning av eksamensforskriften og lik praksis ved gjennomføring av den praktiske avvikling av eksamen, med praktisk veiledning
Omfang:	Angår hele høgskolen
Ansvar og myndighet:	Høgskoledirektør
Utførelse:	Avdelingsleder
Korreksjoner / forebyggende:
Prosedyrer / rutiner / sjekklister	Skjema for oppmelding til eksamen Skjema vedrørende bruk av kilder, egenerklæring Skjema for søknad om særordning
Forankring / planer	Rammeplaner og studieplaner for de ulike studietilbud
Lov og regelverk	Lov om universiteter og høgskoler  Eksamensforskriften

Del I: Utfyllende bestemmelser til enkelte paragrafer i eksamensforskriften
Del II: Retningslinjer for avvikling av eksamen

Til § 2 Definisjoner
Utfyllende bestemmelser til § 2 i Høgskolens eksamensforskrift, arbeidskrav

Arbeidskrav gis for å fremme studentenes progresjon og utvikling samt sikre deltakelse der dette er nødvendig.
Arbeidskrav skal ikke sensureres og gis karakter, men skal gis tilbakemelding på godkjent/ ikke godkjent, hvor godkjent er et vilkår for å kunne gå opp til eksamen.
Arbeidskrav kan ikke på et senere tidspunkt gis karakter, verken alene eller sammen med andre elementer.

Tilbakemelding og frister
Studenten får tilbakemelding på innleverte arbeidskrav. Ved ikke godkjente arbeidskrav gis studenten beskjed om dette. Dokumentasjon på at slik tilbakemelding er gitt oppbevares hos ansvarlig faglærer. I semesterplan eller lignende skal det fremgå hvor mange ganger en student har rett til å få arbeidskravet vurdert av faglærer etter veiledning og bearbeiding. Siste frist for innlevering skal være minimum tre uker før eksamensdag.  Eventuelle øvrige frister underveis i semesteret skal fremgå av den enkelte semesterplan.

Innmelding av godkjente arbeidskrav
Når siste frist for å få godkjenning er gått ut, utarbeider faglærer en liste over godkjente arbeidskrav. Listen sendes til eksamenskontoret minimum 14 dager før eksamen.
Eksamenskontoret registrer dette i FS. Arbeidskravet står som godkjent for samme periode som studieplanen gjelder for. Endres studieplan er arbeidskravet å regne som godkjent ett år etter at endringen fant sted.

Klageadgang
Ikke godkjente arbeidskrav, når siste vurdering er gitt, kan påklages etter reglene om klagesensur i universitets- og høgskoleloven § 5-3.
Dersom resultatet av klagesensur ikke foreligger før eksamen skal avholdes, skal det legges til rette for at studenten kan gå opp til eksamen, men at oppgaven ikke sensureres før klagesensuren er klar.

Alternative arbeidskrav
Alternative arbeidskrav kan det søkes skriftlig om til ansvarlig faglærer, dersom det foreligger sykdom eller andre sterke velferdsgrunner. Det må foreligge en attest fra sakkyndige.

Fusk
Reglene om fusk i forskriftens § 12, samt utfyllende bestemmelser om dette, gjelder på lik linje for arbeidskrav.

Til § 4 Tap av studierett
Ad. pkt. 2:
Fortrinnsvis skal det foreligge sterke grunner, for eksempel alvorlig sykdom eller alvorlig sykdom i nær familie. Forholdet må dokumenteres ved legeerklæring eller tilsvarende.

Til § 7 Permisjon
En student som har fått opptak til annet studium kan kun få permisjon dersom utdanningen helt eller delvis kan kombineres med det studium som det søkes permisjon fra

Til § 8 Oppmelding
Hovedregelen er at studentene selv har ansvar for å melde seg opp/av eksamen. Der avdelingene automatisk melder opp studentene til eksamen etter planlagt progresjon for studiet, må avdelingene sørge for å informere studentene om dette. Avdelingene må be studenten sjekke at de er oppmeldt i riktige emner, og informere dem om at de selv er ansvarlig for eventuelt å melde seg av eksamen for ikke å bruke opp et eksamensforsøk.
 
Til § 9: Særordninger
Ad. Pkt. 1:
Søknad skal skrives på et felles skjema for Høgskolen som kan fås ved avdelingens administrasjon eller på Høgskolen web- side. Studenten fremmer selv de krav han/hun mener er berettiget til å få innfridd, på bakgrunn av legeattest eller attest fra andre sakkyndige (for eksempel psykolog, logoped). Søknader som ikke er vedlagt attest, vil ikke bli behandlet. Unntak er særordninger for fremmedspråklige og ved amming. Den tilpasning som avviker minst fra en normal eksamenssituasjon og som studenten kan gjennomføre tilfredsstillende, velges.
 
Ad. nr. 3:
 Med minoritetsspråklig student menes en student som er født i et ikke nordisk land og som har en samlet botid i Norge som er mindre enn 7 år. 

Ad. nr. 7:

• Faglærer, i samråd med IT-drift, har ansvar for å kontrollere at bare tillatt programvare er tilgjengelig.
• Kandidaten får utlevert diskett/cd-rom og lignende som skal brukes til besvarelsen.
• Høgskolen er ikke ansvarlig for tap av tekst/data som følge av strømbrudd eller feil ved maskinen. Kandidaten må selv sørge for å ta nødvendige sikkerhetskopier underveis.
• Eksamensbesvarelsen skal leveres både digitalt og i papirformat, begge påført kandidatnummer. 
   

Til § 10 Eksamensformer og omfang

Ad. nr. 3:
Ordinære studietilbud er bevilgningsfinansierte studietilbud.

En eksamen skal omfatte minimum 10 studiepoeng i de ordinære studietilbudene og for øvrig være delelig med 5.

• Høgskolen i Østfold åpner for mulighet for å anvende deleksamener i et emne.
• Deleksamener inngår i samlet karakter for emnet. En deleksamen gir ikke uttelling i form av studiepoeng.
• Samme deleksamen kan ikke inngå i vurderingsgrunnlaget for ulike emner.
• Først når endelig sammenslått karakter er gitt for emnet utløses studiepoengene emnet har.
• For å få godkjent emnet må alle deleksamener være bestått.
• Deleksamensresultatene kommer ikke på vitnemålet.
• Ved styrk i ett eller flere deleksamener må det framgå av studieplan og emnebeskrivelse om alle eller kun ikke beståtte deleksamener må tas på nytt.
• Når et studium er fullført og karakterutskrift/vitnemål skrevet ut, vil forbedring av karakter i et emne som inngår i studiet medføre at kandidaten må gå opp til alle deleksamener i emnet.
• Det er anledning til å ha to deleksamener i emner med omfang 10 og 15 studiepoeng.
• Emner med omfang over 15 studiepoeng kan benytte 3 deleksamener for å kunne fastsette samlet karakter.
• Høgskolen benytter den anbefalte omregningstabell for bokstavkarakterer gitt fra NOKUT: A=5, B=4, C=3, D=2, E=1. Det benyttes vanlige forhøyningsregler.
• Vanlig klagerett gjelder for deleksamener.

 
Til § 12 Fusk
De overordnede retningslinjer ved fusk/forsøk på fusk er beskrevet i Universitets- og høgskoleloven § 4-7, og §§ 4-8 og 4-11.
 
Høgskolen må informere alle nye studenter om hva som er å anse som fusk/forsøk på fusk og sikre at kandidater har tilgang til å gjøre seg kjent med disse krav. I forbindelse med denne informasjonen skal studentene underskrive på skjema for kildebruk som er å finne på Høgskolens web - side. Studentene har en plikt til å sette seg inn i informasjonen de får, studentenes eventuelle manglende kunnskap om hva som er å betrakte som fusk kvalifiserer ikke i seg selv for frifinnelse.
 
Klagenemnda fatter vedtak om reaksjon i fuskesaker. Alt arbeid forut er å betrakte som saksforberedende art på administrativt nivå.
Saksbehandling bør foregå så raskt som mulig uten at dette skal gå ut over kvalitet. God og nøyaktig dokumentasjon er viktig for behandling i Klagenemnda, og for en eventuell påklaging til departement. 
 
1. Skyld-/beviskrav
Eksempler som kan betraktes som fusk/forsøk på fusk ved:
 
a) Skriftlig eksamen under tilsyn
 Oversikt over tillatte hjelpemidler skal være kunngjort i god tid før eksamen og stå oppført på eksamensoppgavene. Alt annet kan ha betydning for eksamensbesvarelsen kan klassifiseres som ikke tillatte hjelpemidler. Å ha slike hjelpemidler under eksamen behandles som mistanke om fusk/forsøk på fusk. Det er ikke nødvendig at studenten har brukt dem eller blir tatt på fersk gjerning i å bruke dem.
Ikke tillatte hjelpemidler kan være: løsark, lapper med pensumrelevant innhold, innskrevet/innlimt tekst/ark i tillatte hjelpemidler som ordbøker, lovsamlinger, pensumbøker, fagbøker, kalkulatorer (utover det tillatte.)
Det er å anse som forsøk på fusk å ha ikke tillatte hjelpemidler tilgjengelig under eksamen på områder utenfor eksamenslokalet, toalett, etc.
 
b) Skriftlige hjemmeeksamener uten tilsyn
 
Dette kan dreie seg om innlevert oppgave som er brukt av studenten tidligere, eller brukt av annen person ved en tidligere eksamen eller utarbeidet av en annen person.
 
Videre er det spørsmål om fusk når gjengivelse (avskrift eller lett omskrivning) av andres arbeid, lærebøker, fagbøker, internett og andre oppgaver er framstilt uten kildehenvisning.
 
Innlevering av besvarelser som er helt eller delvis identiske regnes som fusk.
 
c) Fusk/forsøk på fusk før og etter eksamen
For eksempel ved at studenten før eksamen skaffer seg tilgang til eksamensoppgaven, eller hvor studenten forsøker å endre sin besvarelse.
 
d) Fusk ved mappeinnlevering
Når mappeinnlevering er en egen eksamen (eller del av denne) og skal fremgå på vitnemålet, behandles disse på lik linje med punktene a og b.
 
2. Eventuell fullføring av eksamen ved mistanke om fusk
Når mistanke om fusk oppstår før eksamen skal studenten orienteres om dette. Ved mistanke om fusk under selve eksamen skal studenten på et passende tidspunkt og snarest mulig gjøres oppmerksom på mistanken og at dette vil bli rapportert.
Dersom studenten velger å fullføre eksamen, sensureres besvarelsen på vanlig måte. Studenten får ikke vite noen karakter før det er avgjort om sak skal fremmes. Hvis sak ikke fremmes behandles besvarelsen på vanlig måte.
 
3. Dokumentasjon
Når mistanke om fusk oppstår er det viktig å klarlegge situasjonen, sikre eventuelle bevis, notere tidspunkter, snakke med impliserte vitner osv. Dokumentasjonen skal være så fyldig og nøyaktig som mulig og omfatte alle aktuelle saksdokumenter. Som aktuelle dokumenter nevnes: oppgavesett, eksamensbesvarelse, fasiter, sensornotater og lignende eventuelle dokumenter som er benyttet ved den antatte fuskingen som lapper, løsark, ordbok, lovsamling med notater, kladdeark, reglement og instrukser. Erklæringer/kommentarer fra aktuelle personer i saken som eksamensvakter, eksamensinspektør, sensor og studenten selv vedlegges.
En god regel er ikke å være restriktiv med hensyn til detaljer når erklæringer fra involverte, oversikter osv. utarbeides. Oversikt skal omfatte navn, stilling, adresse og telefonnummer da de kan benyttes som vitner.
 
Er det mistanke om fusk skal kandidaten snarest mulig informeres om mistanken. Studenten kalles inn til samtale. Studenten får vite hva mistanken går ut på og får anledning til å forklare seg. Det skrives et referat fra møte som alle de tilstedeværende underskriver. Studenten opplyses om videre saksgang. Dersom avdelingen etter møte ønsker å reise sak om fusk, skal studenten opplyses om dette og om hvilke rettigheter han/hun har. Informasjonen skal gis skriftlig (jf. § 16 om forhåndsvarsling i Forvaltningsloven).
Avdelingsleder utarbeider grunnlagsdokumentasjon til behandling i Klagenemnda. Dokumentasjonen oversendes studieseksjonen i fellestjenesten som sekretær for Klagenemnda.
 
4. Rett til advokatbistand
Studenten har rett til eventuell bistand av advokat når sak om utestegning pga av mistanke om fusk er reist og skal opplyses om dette, jf. uhl.§ 4-8 nr. 3 og 5. Dersom avdelingen i sin saksforberedelse til Klagenemnda bare innstiller på annullering av eksamen etter § 4-7 har studenten etter lovens ordlyd ikke krav på at advokatbistand dekkes av Høgskolen.  Dersom Klagenemnda ønsker å vurdere utestengning i sin behandling av saken skal studenten opplyses om dette og gis anledning på dette tidspunkt å kontakte advokat etter reglene i uhl.   § 4-8 nr.5.
 
5. Klageadgang
Hvis studenten blir funnet skyldig i fusk/forsøk på fusk, fremgår konsekvensene i §§ 4-7 og
4-8 i Lov om universitet og høgskoler.
 
Vedtak i Klagenemnda om sanksjon i en fuskesaker kan påklages til Utdannings- og forskningsdepartementet. Hvis Høgskolens vedtak opprettholdes kan studenten få prøvet alle sider ved vedtaket rettslig (lovens § 4-11). Studenten må da reise privat søksmål innen tre måneder etter mottatt avgjørelse fra departementet,
 
 
Til § 14 Utsatt eksamen - ny eksamen
 
Ved ikke bestått i eksamensformene (for eksempel mappe, prosjekt, semesteroppgave), se den aktuelle studieplan. I studieplanen skal det fremgå om studenten må lage helt nye eksamensarbeider eller om man kan utbedre tidligere innleverte arbeider som er bedømt til ikke bestått. Det må også sies noe om oppmeldingsfrister og prosedyrer. Studenten kan bare bearbeide/lage nye eksamensarbeider i samme emne 3 ganger, jf. eksamensforskriften § 5.
 
Til § 18 Sensur
Ekstern og intern sensor:

• Sensor skal uttale seg om eksamensoppgaven før eksamen avvikles, med unntak av de tilfeller hvor eksamensform gjør dette umulig. Sensor skal i slike tilfeller informeres på forhånd om eksamensform og studieinnholdet.
• Sensor har, sammen med ansvarlig(e) faglærer(e), ansvaret for at eksamensbesvarelsene/eksamensprestasjonene blir sensurert og at signerte karakterlister blir levert eksamensansvarlig innen fastsatt frist.
• Sensor plikter å gjøre seg kjent med gjeldende studieplan og pensum, samt eventuell sensorveiledning for emnet.

Til § 20 Kvalitetskontroll og vurderingsordninger
Den enkelte avdeling/akademi må utarbeide en plan for når de ulike studier og studieprogram skal gjennomgå en ekstern evaluering. I planen må det også sies noe om hvilke elementer som skal inngå i evalueringen av vurderingsordningene.
Avdelingsleder selv oppnevner den/de sensor(rer) som skal foreta den eksterne kvalitetskontrollen.