Det er et bibliotek ved hvert studiested:

Biblioteket- Fredrikstad betjener Avdeling for helse- og sosialfag og Akademi for Scenekunst.
Biblioteket - Halden betjener Avdeling for økonomi, samfunnsfag og språk, Avdeling for informatikk og automatisering og Avdeling for lærerutdanning.
Biblioteket - Sarpsborg betjener Avdeling for ingeniør- og realfag.

Bibliotektjenesten ledes og koordineres av en hovedbibliotekar, som er underlagt høgskoledirektør og har kontor i fellesadministrasjonen.

Hovedbibliotekar har faglig og adminstrativt ansvar for bibliotektjenesten og har følgende arbeidsoppgaver:

• Overordnet ledelse med ansvar for budsjett- og planarbeid
• Personalansvar
• Arbeidsgiveransvar
• Koordinering og utvikling av bibliotekets tjenester
• Informasjon til bibliotekavdelingene
• Ansvarlig BIBSYS-kontakt
• Kvalitetssikring
• Standardisering
• Forskningsdokumentasjon

Hver bibliotekavdeling har en avdelingsleder, som rapporterer til hovedbibliotekar.

Avdelingsleder/Bibliotekar ved Akademi for Scenekunst har følgende arbeidsoppgaver/ansvar:

• Daglig ledelse av bibliotekavdelingen
• Budsjettansvar
• Planarbeid
• Ansvar for at regler og retningslinjer følges m.h.t. personaladminstrasjon (arbeidstid, fravær, skrankevakter, samordning av ferie)
• Opplæring av nyansatte
• Arbeidsgivers representant i LAMU
• Informasjon til de ansatte ved bibliotekavdelingen
• Ansvar for at retningslinjene innen kvalitetssikring blir fulgt
• Leverandørkontakt (media- og mindre utstyrsbestillinger)
• Ansvar for gjennomføring av bibliotekundervisning
• Ansvar for kontakt mot fagavdelingen
• Andre bibliotekfaglige oppgaver etter intern fordelingsplan ved avdelingen.

AblederMøte

Hovedbibliotekar og lederne av bibliotekavdelingene møtes i ABlederMøte sammen med arkivleder. Møtet holdes hver måned (unntatt juli). Alle større saker av prinsipiell betydning legges frem i dette møtet. Det skal sendes skriftlig innkalling og skrives referat. Hovedbibliotekar treffer beslutninger etter at alle synspunkter er kommet frem og diskutert.

Arbeidsutvalg

Det er opprettet kontaktnett og  arbeidsgrupper hvor avdelingene samarbeider om å finne gode felles løsninger. Det eksisterer følgende utvalg:

• Kontaknett – BIBSYS
• Kvalitetssikringsutvalg
• FoU-utvalg
• Web-redaksjon
• Basehopperne 

Møtereferater publiseres på bibliotekets intranett.

Vaktplaner/kalenderoversikt

Hovedbibliotekar har ansvar for at det utarbeides en oversikt over møter, kurs etc. for hvert halvår.

Leder ved bibliotekavdelingen har ansvar for at det utarbeides vaktplaner ved hver avdeling, slik at det til enhver tid er klart hvem som har ansvaret for skranketjenesten.

Det skal være en sentral kalenderoversikt, som til enhver tid gir nødvendige opplysninger om møter, avspasering, andre ting som skal skje og som har betydning for bibliotekavdelingen.

Bibliotekets etiske husregler

• Brukerne skal behandles likt og i henhold til bibliotekets regler og rutiner. Dersom det foretas endringer av regler og rutiner, skal dette gjøres kjent for alle.
• Diskusjoner eller omtaler som omfatter brukerne skal ikke foregå i nærheten av publikum.
• Bibliotekets ansatte skal bestrebe seg på å vise vennlighet overfor brukerne og hverandre.
• Personlige samtaler/faglige diskusjoner skal opphøre umiddelbart når en bruker nærmer seg.
• Personlige/interne konflikter, diskusjoner eller irettesettelser skal ikke skje i publikumsarealene.
• Bibliotekets ansatte skal være aktive overfor brukerne.
• Private telefonsamtaler i skrankene skal unngås.
• Spising i skranken/utlånsarealet skal normalt ikke forekomme. Det presiseres at det skal foregå diskret når det i unntakstilfeller ikke er annen mulighet.
• Alle faste og midlertidige ansatte har taushetsplikt i henhold til Forvaltningslovens paragraf 13. Opplysninger som ansatte blir kjent med under ansettelsesperioden er taushetsbelagte også etter arbeidsperiodens opphør.

Utadrettet virksomhet

All utadrettet virksomhet på vegne av høgskolens bibliotektjeneste skal forelegges hovedbibliotekar for orientering/godkjennelse.

Ekstern korrespondanse (med unntak av bruker- og leverandør-kontakt) skal godkjennes/signeres av hovedbibliotekar. Hvis korrespondansen har prinsipiell betydning skal høgskoledirektør også signere.

Informasjonsflyt i biblioteket

Informasjon fra hovedbibliotekar til avdelingene

Informasjon til orientering

Skriftlig informasjon:

Omfatter  brev og notater utarbeidet av hovedbibliotekar, eller materiale som er kopiert og videresendt fra hovedbibliotekar. Materialet er sendt via post eller e-mail.

Informasjonen sendes fortløpende til avdelingene, den er i prinsippet til alle og skal sendes på sirkulasjon. E-mail sendes til alle. Avdelingsleder har ansvaret for at saken blir effektuert/besvart etc.

Hovedbibliotekar sender kopi av alle brev/notater til bibliotekavdelingene. Unntatt er personalsaker og andre skriv unntatt offentlighet.

I prinsippet skal all post mottatt av hovedbibliotekar sendes til orientering, i den grad det er av interesse/betydning for biblioteket.

Enkelte dokumenter sendes til sirkulasjon blant avdelingene. For disse noteres dato for mottak og videresending fra den enkelte avdeling.

Muntlig informasjon:

En del av informasjonen formidles i ABlederMøter. Avdelingslederne har ansvaret for å formidle denne videre. Informasjonen sendes ut som møtereferat på et senere tidspunkt.

En del av informasjonen formidles i samtaler med avdelingsleder, oftest pr. telefon. Denne informasjonen skal normalt formidles videre, f.eks. på avdelingsmøter.

Hovedbibliotekar har ansvar for å gi videre informasjon fra møter i fellesadministrasjonen og med høgskolens øvrige avdelinger.

Informasjon til uttalelse

Det meste av informasjonen er  brev og notater utarbeidet av hovedbibliotekar. Informasjonen sendes vanligvis i et eksemplar til hver avdeling. E-mail sendes til alle ansatte. Det skal være en uttalelsesfrist på denne informasjonen.  

Avhengig av brevets innhold, skal det svares enkeltvis eller avdelingsvis. Avdelingsleder har ansvaret for at det blir gitt en samlet uttalelse.

Informasjon til behandling i AblederMøter

Det skal være ABlederMøter en gang i måneden. Det sendes ut skriftlig innkalling med underliggende dokumenter senest en uke før møtet. Det sendes ut et eksemplar til hver ansatt.

For å spare tid, kan hovedbibliotekar sende ut notater, utkast til uttalelser etc med mulighet til å gi kommentarer innen gitte frister. Materialet sendes via e-mail til alle, avdelingsleder har ansvar for oppfølging.

Informasjon fra avdelingene til hovedbibliotekar 

Informasjon til orientering

Når det ved den enkelte bibliotekavdeling foreligger situasjoner og forhold som hovedbibliotekar bør kjenne til, bør avdelingsleder informere om dette. Hva det bør orienteres om, blir en vurderingssak for avdelingsleder. Hvis ansatte ønsker å informere hovedbibliotekar, kan vedkommende gjøre det direkte. Det er naturlig samtidig å informere avdelingsleder, hvis det er saker av generell art.

Spørsmål

En del av informasjonen fra avdelingen kan være henvendelser som har karakter av forespørsler. Det kan være saker av orienterende art, som det samtidig er usikkerhet om.

Slike henvendelser fra avdelingen, bør vanligvis komme fra avdelingsleder. Alle ansatte kan ta opp saker direkte med hovedbibliotekar. Hvis forespørslene er av generell art, bør avdelingsleder orienteres.

Personalmøter og avdelingsmøter 

Det skal være ukentlige møter ved den enkelte avdeling. Møtene skal normalt vare inntil en time.

Skranken er ubetjent mens møtet varer, men det skal være et oppslag om når personalet er tilbake. Alternativt kan det gjøres avtale med studentvakt om å betjene skranken en time ekstra.

Det avholdes personalmøte minst en gang i året, hvor alle ansatte deltar. Møtene holdes ved semesterslutt eller -begynnelse, evt. i forbindelse med seminardager.

Det lages en saksliste etter forslag fra den enkelte. Det skal også være mulighet til å ta opp saker som ikke er forberedt på forhånd.