Inntak
Opptak av studenter gjøres gjennom 'Samordna opptak', som er felles nasjonalt, eller lokalt ved Høgskolen Stord/Haugesund. Rutiner og prosedyrer følger i disse lenkene :
Markedsføring / rekruttering
| Ansvarlig: Studiesjef | |
| Formål: Denne prosedyren skal vise plan og gjennomføring av markedsføring - og rekrutteringsarbeid med henvisninger til rapporter/analyser, rutiner, sjekklister osv. | |
| Omfang: Fra avslutning av opptak til utlysing, lansering av studietilbud, rekruttering og evaluering av inneværende opptak (startprosess / sluttprosess) |
Planlegge: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Opptaksrapport | Studiesjef | Analyse av opptakstall | Samordna opptak |
| Undersøkelsen 'Hvorfor HSH?' | Studiesjef | Hva som ligger til grunn for valg av utdanningssted | Classfronter |
| Markedsandelsundersøkelse | Studiesjef | Samordna opptak | Opptaksteam |
| Oversikt studietilbud | Studieansvarlig | Styrevedtak, september | Økonomisjef Studiesjef |
Strategimøte :
| Studiesjef | Analyse- og rapportarbeid | Studiekvalitetsutvalget Markedsføringsteam Studieveiledere Mediebyrå Opptaksteam Samarbeidsavtaler med andre læresteder |
Utføre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
Utferdige materiell :
| Studiesjef | Fagplaner Strategiplan for markedsføring | Informasjonsrådgiver Mediebyrå Studieansvarlig Studieveileder Markedsføringsteam |
| Messe og skolebesøk (inn og ut) | Studiesjef | Samarbeidsavtaler; Åpen dag | |
| E-post utsending | Informasjonsrådgiver | 1.mars : reklame om by og studier til messebesøkende som har lagt igjen e-postadresser | Opptaksansvarlig Studentsamskipnaden Studieansvarlig |
| Avtaler med nettannonsører | Studiesjef | Analyse- og rapportarbeid | Informasjonsrådgiver Markedsføringsteam |
| Annonsering i aviser, tidsskrift og messemagasin | Studiesjef | Analyse- og rapportarbeid | Informasjonsrådgiver Markedsføringsteam |
| Hjemmesider | Informasjonsrådgiver | Studiehandbok Plandokument | Web-utvikler Studieansvarlig Studieveileder EVU-koordinatorer |
| Samtale med alle 1.prioritetssøkere | Studiesjef | Etter 14/4 når opptakstall foreligger | Studentsamskipnaden Studieansvarlig Markedsføringsteam Opptaksansvarlig |
| Postutsending | Studiesjef | 1.juni: 1.prioritetssøkere: reklamemateriell 19.juli: tilbudspakke | Opptaksansvarlig Studentsamskipnaden Studieansvarlig Informasjonsrådgiver |
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Reforhandle nettavtaler | Studiesjef | Jevnlige rapporteringer fra host-ansvarlige | Markedsføringsteam |
Endringstiltak : messe- og skolebesøk | Studiesjef | Samtaler med stand-deltakere | Ansvarlig for deltakerteamet Markedsføringsteam |
| Utsending av reklamemateriell | Studiesjef | Utsending etter allerede eksisterende liste og potensielle søkere | Studenttorg/ Studentekspedisjon |
| Evalueringsrapport | Studiesjef | Opptaksansvarlig | |
Forbedre | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Oppsummeringsmøte med markedsføringsteamet og studieansvarlige med innspill til strategimøtet. | Studiesjef | Evalueringsrapport | |
Samordna opptak
| Ansvarlig: | Studiesjef |
| Formål: | Denne prosedyren skal vise plan og gjennomføring av NOM opptak med henvisninger til lover, forskrifter, rutiner, sjekklister osv. |
| Omfang: (startprosess / sluttprosess) | Fra utlysning av studier til opptak på studium |
Planlegge: forberedelsesfasen | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Realkompetansekriterier | Studenttjenester | Før opptaksperioden | Studieansvarlig |
| Registrering av studiumsdata | Opptaksansvarlig | Styrevedtak | |
| Korrektur av studieinformasjon før trykking av studiehåndbok | Opptaksansvarlig | Studiehåndbok Frist: uke 1 | Studieansvarlig |
| Sjekke fjorårets søkere som fikk betinget opptak | Studenttjenester | Opptaksbrev F-10-05, § 10 Frist: 1. februar | |
| Tekster som skal sendes ut med lilla og gule omslagsark, registrering av spesifikke tekster | Opptaksansvarlig | Samordna opptaks lukkede hjemmesider. Frist: uke 8 | Studieansvarlig |
| Kontroll av basisregelverk | Opptaksansvarlig |
Ved feil må data-drift@so.uio.no kontaktes. SO legger ut kravkoder, regelverk for poengberegning, oversikt over kvoter med mer. | |
| Registrering av poenggrenser for forhåndsopptaket | Opptaksansvarlig | rutiner for forhåndsopptaket | |
| Ferdigbehandle forhåndsløfteopptaket | Opptaksansvarlig |
Brev nr 4 (eks)(må reg. i ModuLink) Frist: Uke 15 | |
| Komplett oversikt over antall mottatte omslagsark | Opptaksansvarlig | FS- Opptaksmodul- Bilder- Mottak av omslagsark Frist: Uke 18 | |
| Informere studentekspedisjonen og Studenttorg før henvendelser. | Opptaksansvarlig | FAQ- oversikt + frister www.samordnaopptak.no
| |
Utføre: Saksbehandlingsfasen: ’Boka vår’ OG opptaksrutiner | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Tidlig svar-opptak | Opptaksansvarlig | Samordna opptak Se rutiner for foropptak.+ brevmal. NB- Ikke det samme som forhåndløfte! (lag rutine)Frist: uke 20 | Samordna opptak |
| Filinnsending til SO | Opptaksansvarlig | E-post fra SO om filinnsendingstidspunkt. Når: Fortløpende gjennom hele opptaksperioden | |
| Ordinær saksbehandling (Gule omslagsark) | Opptaksansvarlig | Opptakskriterier opptaksrutinerNår: Fortløpende gjennom hele opptaksperioden | |
| Saksbehandling for søkere med spesiell vurdering (blå omslagsark) | Opptaksansvarlig | FS: rapport FS104.001 Rutiner for Spesiell vurdering F-033-02 § Når: Fortløpende gjennom hele opptaksperioden | Opptakskomité
SO saksbehandler- Stipulert poengsum Steinerskolekomitémøte ved utgang av juni |
Saksbehandling, realkompetansesøkere(rosa omslagsark) Avslagbrev til ikke kval. | Opptaksansvarlig |
Kriterier for realkompetansevurdering Avslagsbrev (Brev nr 2)
| Opptakskomité |
| Saksbehandling av søkere uten poeng (HUP) | Opptaksansvarlig | Søkere må vurderes ift forventet poenggrense i hovedopptak- se prøveopptak, ca 10. juli (www.soda.uio.no) Samordna opptaks lukkede hjemmesider. Når: tett opp mot hovedopptak ca 20. juli | Opptakskomité |
| Evt avlysning av studietilbud | Direktør/rektor | Måltall per studium Studenttjenester- Alle søkere må informeres! Statistikk søkertall. Frist 20. juni | |
| Registrering av oppmøtested og –tid + tekster i brev | Opptaksansvarlig | Sodaveven Samordna opptaks lukkede hjemmesider. Frist: første uke i juli | Kullansvarlig/ Faglærer |
Utføre: Avslutningsfasen | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Søknad om reservert studieplass
Innvilge søknader Avlag søknader (hvis bet.opptak | Opptaksansvarlig | Brev nr 3 | |
| Søknad om reservert studieplass Permisjon | Studieveiledere |
Permisjon vs Reservert
| Studieansvarlig |
| Klagebehandling | Opptaksansvarlig | Rutiner | |
Møttregistrering
| Opptaksansvarlig | Møtt-registeringer på Soda-veven (registreres ikke direkte i FS) | Opptaks-team |
| Oppdatering av doble studieretterterminering | Studieansvarlig | ||
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Rapportoversikt over antall søkere, ja-svar og møtt-registreringer | Opptaksansvarlig | Fjorårets statistikk Samordna opptaks-statistikker | |
Forbedre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
Lokalt opptak
| Ansvarlig: | Studiesjef |
| Formål: | Vise den interne prosessen ved opptak til lokale utdanningstilbud |
| Omfang: (startprosess / sluttprosess) | Fra søknadsåpning til møttregistrering |
Planlegge: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Definere opptak til nye studietilbud | Studenttjenester | Styrevedtak | Studieansvarlig |
| Klargjøre SøknadsWeb | Studenttjenester | ||
Utføre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Søkerliste | Studenttjenester | FS 101.001 | |
| Oversikt over kvalifikasjoner | Studenttjenester | Oversiktskjema | |
| Søknadsbehandling | Studenttjenester | Prosjektskjema Tilbudsbrev (brev 5) Avslag- vent (brev 6) Avslag-DUD. (brev 7) Betinget opptak Rundskriv F-010-05 Kriterier for vurdering av realkompetanse | Opptakskomité |
| Svarregistrering | Søker | SøknadsWeb FS | Studenttjenester |
| Supplering | Studenttjenester | Statistikk | Fagansvarlig/ Studieansvarlig |
| Informasjonsbrev | Studenttjenester | Brevmal | Fagansvarlig/ Studieansvarlig |
| Møttregistrering | Studenttjenester | FS-lister (FS101.003) | Kullansvarlig/ Fagansvarlig |
| Supplering | Studenttjenester | Fagansvarlig/ Studieansvarlig | |
| Klagebehandling | Studenttjenester | Rutiner | |
| Overføre studenter fra Opptak til studentbasen | Studenttjenester | FS 159.001 | |
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Lage rapport- Høst og Vår | Studenttjenester | FS-opptak rapporter Tidligere rapporter | |
Forbedre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
Mottak av studenter
| Ansvarlig: studiesjef (evt. fellestjenestene) | |
| Formål: | |
| Omfang: felles aktiviteter fra studiestart og i ca.3 uker (startprosess / sluttprosess) |
Planlegge: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Planleggingsmøter med prosjektgruppe 'Studiestart' | koordinator | Koordinert og planlagt studiestart, faglig og sosialt. | Studentsamskipnad Studentrådgiver Studietjenester Driftsoperatører Fadderansvarlig |
Utføre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Studentregistrering Info.mapper | Studenttj. | ||
| Studentfotografering | Studenttj. | ||
| Orientering om IKT for studentene Hva må gjøres av studenten ? Kurstilbud | IKT-brukestøtte | IKT-brukerstøtte sin vev-side | |
| Individuelle utdanningsplaner | Studenttj. | Studieansvarlige | |
| Informasjon om Classfronter | Studieansvarlige IKT-brukerstøtte | ||
| Informasjon om StudWeb | Studieansvarlige | ||
| Informasjon om politiattest for pedagogiske utdanninger | Studieansvarlige | Rutine | Studietj. |
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Undersøkelse blant nye studenter : 'Hvorfor HSH?' | Studietjenester | Til bruk i videre rekrutteringsarbeid | |
Forbedre | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Evalueringsmøte i prosjektgruppe 'Studiestart' | Koordinator | ||
Sist oppdatert: 08.05.2007
