Regler for deltakelse

1. Forutsetninger

1.1.
Innovasjon Norge forplikter seg til å gjennomføre arrangementet innenfor rammen av det beskrevne prosjekt under forutsetning av at det nødvendige antall deltakere melder seg. Et prosjekt skal ha minimum 5 deltagere, hvis ikke annet er avtalt.

1.2.
På et firmas stand kan det ikke delta andre utstillere enn dem som er særskilt anmeldt og godkjent av Innovasjon Norge.

1.3.
På fellesstanden kan delta;

· norske produsenter av varer og tjenester
· norske salgskontorer for norske produsenter
· norske fagtidsskrifter
· norske institusjoner/bransjeforeninger når formålet med deltagelsen er å støtte vedkommende industrigren.

I tilfelle av plassmangel har Innovasjon Norge adgang til å foreta en prioritering av de påmeldte deltagere. Firmaer som deltok i det aktuelle fellesprosjekt gangen før har førsterett på plass. Videre har eksportører av varer og tjenester rett til plass fremfor institusjoner/foreninger/fagtidsskrifter o.l.

I prosjekteringsfasen har Innovasjon Norge i rimelig grad anledning til å redusere/øke de enkelte deltageres ønske om antall kvadratmeter slik at det blir en fullgod utnyttelse av det totale areal. Overstiger den aktuelle økning eller reduksjon 10 % av bestilt areal skal deltagers aksept innhentes.

Det norske deltagerfirma skal fremstå som hovedutstiller. Datterselskaper, importører, agenter o.l. kan fremstå som underutstiller hos det norske firma og har adgang til å stå i messens katalog og ellers bli behørig presentert på standen med tekst, navn, adresse osv.

1.4.
Fremleie av egen utstillingsplass er ikke tillatt.

1.5.
For hvert arrangement oppnevner Innovasjon Norge en prosjektledelse.

1.6.
Deltageravgiften i sin helhet skal være innbetalt før messen gjennomføres.

2. Økonomi


2.1.
Deltageravgiften beregnes ut fra tildelt standareal. Minimum standareal er 9 kvadratmeter pr. firma dersom ikke annet er avtalt. En plakatutstiller betaler 3 x kvadatmeterpris. Plakatdeltagelse er ubemannet.

2.2.
Påmeldingen er økonomisk bindende når Innovasjon Norge skriftlig har akseptert deltagelsen.

2.3.
Ønsker en deltager å trekke deltagelsen tilbake hefter man økonomisk, se pkt. 3.

2.4.
Hvis det bestilte areal ønskes redusert, gjelder tilsvarende regler som i pkt. 3 for det areal man avbestiller.

2.5.
Innovasjon Norge har ensidig rett til å forhøye deltageravgiften under prosjektets forberedelse med inntil 15 %. Dersom omkostningene overstiger 15 % skal godkjennelse innhentes hos de deltagende firma før prosjektet føres videre.

2.6.
Deltageravgift
Andel av deltageravgiften faktureres fortløpende i samsvar med kostnader som påløper prosjektet. Hele deltageravgiften skal være innebetalt før messens gjennomføring.

2.7.
Deltageravgiften dekker følgende tjenester, om ikke annet er avtalt:
- Standleie
- Felles informasjons- og PR-arbeid
- Montering, innredning og demontering av stand etter avtale som baseres på endelig tegning av hver deltagers stand
- Telefon og fax i informasjonsdisken
- Fellesområder og dekorasjon av fellesområder (info/lounge/lager/kjøkken/møterom mv) samt utvendig
markering av den norske fellesstand
- Frakt av fellesgods
- Evt. drift av restaurant
- Rengjøring
- Reise og oppholdsutgifter for prosjektleder
- Prosjektledelse

2.8.
Deltageravgiften dekker ikke:

- Produksjon av deltagernes egne informasjonspaneler.
- Utpakning og montering av deltagernes produkter/modeller
- Spesielle installasjoner av vann, trykkluft, elektrisitet, utstillers telefon/fax på egen stand.
- Reise og opphold for firmarepresentantene.
- Frakt og spedisjonsomkostninger for deltagernes produkter/modeller.
- Forsikringer.
2.9.
Tilleggstjenester
Faktura for tilleggstjenester sendes etter at prosjektet er gjennomført ( eks. ekstrabestilling standteknisk, catering, telefon/fax mm.).
Ved påmeldinger etter fristens utløp kan det bli en prisøkning dersom påmeldingen medfører omtegning/ekstrabestillinger/ytterligere merarbeid.


3. Kansellering


Dersom en deltager trekker sin deltagelse tilbake gjelder følgende;

- 50% av deltageravgiften innbetales dersom kanselleringen skjer inntil 3 måneder før messestart.
- 100% av deltageravgiften innbetales dersom kanselleringen skjer mindre enn 3 måneder før messestart.


4. Standutforming


4.1.
Prosjektledelsen er ansvarlig for utforming av fellesstanden, slik at resultatet blir enhetlig. Det skal tas hensyn til eksponeringen av de enkelte deltageres produkter/modeller, informasjonspaneler og til individuelle ønsker så langt dette er mulig. Den endelige avgjørelse ligger hos prosjektledelsen.
4.2.
De utstilte produkter skal være anmeldt på forhånd, likeså skal informasjonspaneler som benyttes være av en slik beskaffenhet at fellesstandens helhetsinntrykk ikke forringes. Prosjektledelsen har rett til å se dekorasjonsskisse fra hver deltager.
4.3.
Prosjektledelsen vil presentere forslag til standutforming. Ønskes forandringer må dette klargjøres innen angitt tidsfrist.
4.4.
Prosjektets tidsfrister må overholdes. Ekstraarbeid som skyldes for sent innkomne informasjoner og materiell, medfører økonomisk belastning for deltageren og vil bli spesifisert og fakturert deltageren pr. time.
4.5.
Deltagerne er ansvarlig for at produkter/modeller er riktig plassert og i driftsklar stand dagen før arrangementet åpner, eller til den frist som messearrangør har fastsatt.


5. Frakt og spedisjon

5.1
Prosjektledelsen vil anmode en speditør om å være ansvarlig for fellesforsendelsen dersom ikke annet er avtalt.
5.2
Deltagerne er selv økonomisk ansvarlig for fraktutgifter for egne modeller/produkter og informasjonspaneler.
5.3
Ønskes transportforsikring, avtales dette av deltageren med speditør. Speditør fakturerer deltageren direkte.

6. Bemanning

6.1.
Den enkelte stand skal til enhver tid være betjent, dersom ikke annet er avtalt med prosjektledelsen.
6.2.
Deltagerne skal møte på standen senest 24 timer før arrangementet åpner, dersom ikke annet er avtalt med prosjektledelsen.

7. Forsikring

7.1.
Innovasjon Norge er ikke ansvarlig for tyveri eller skade på personer eller gjenstander som måtte oppstå på messeområdet. Den enkelte utstiller må selv ordne fullgod forsikring av eget personell og eget gods.
7.2.
Kostnader for forsikring mot erstatningskrav for skade på 3.person tegnes og faktureres deltagerne i henhold til bestilt areal.


8. Force majeure

8.1
Innovasjon Norge har rett til å kansellere arrangementet dersom det ikke blir tilstrekkelig deltagelse, samt ikke å akseptere påmeldinger fra firmaer som faller utenfor prosjektets ramme.
8.2
Innovasjon Norge er fritatt for ansvar hvis prosjektets gjennomføring hindres eller vesentlig forrykkes av krig, streik, naturkatastrofe, blokade, lock-out, nye eller endrede lover og forfatninger eller lignende force-majeure situasjoner.

Innovasjon Norge er fritatt for ansvar hvis tidspunktet for messen endres/avlyses fra arrangørs side.

Hvis prosjektet av grunner som nevnt foran forhindres eller vesentlig forrykkes, hefter de påmeldte deltakere for en andel av opprinnelig beregnet deltageravgift. Den del av avgiften man slik hefter for skal tilsvare den andel av prosjektets budsjetterte utgifter som faktisk er påløpt.

9. Tvist.

9.1
Hvis det oppstår tvist i forbindelse med et prosjekt skal tvisten søkes forlikt. Lykkes ikke dette vedtar partene Oslo byrett som verneting for en rettslig løsning av tvisten.
9.2.
Mislighold av foranstående retningslinjer kan medføre utelukkelse fra fellesprosjekter og fremtidige fellesarrangementer.


Oslo, 16. juni 2004
Innovasjon Norge