IT-seksjonen
Litt om Adobe Acrobat programvarenLese PDF filer
Lenker og bokmerker
Fra FrameMaker til PDF med bokmerker og lenker
Fra Word og andre program til PDF
Et slikt dokument må lagres til en fil i et eller annet lagringsformat, hentes over nettet og av mottaker tas inn i et program som viser dokumentet på skjermen. Mottaker kan da også ev. skrive det ut.
Den vanlige måten å lage dokumenter for web på, er å kode dokumentet i HTML (HyperText Markup Language). Med koder forteller vi hvordan dokumentet skal presenteres og hvordan det ev. er lenket til andre dokumenter, til bilder, etc. Kodene skrives som vanlig tekst inni dokumentet og dokumentet lagres som en "ren tekst" fil. En nettleser som henter denne "HTML filen" tar tak i kodene (taggene) som er lagt inn og viser dokumentet på skjermen. Det er nettleseren som bestemmer den endelige presentasjonen på skjermen og ulike nettlesere kan presentere samme tekst litt forskjellig.
For mer om HTML - se: HTML gjennom eksempler.
Det vil være tilfeller når HTML koding ikke dekker alle behov rundt et dokument som skal utveksles over nettet. Det er f.eks. ikke enda tagger for å presentere matematikk - matematiske likninger må formidles som bilder. Vi kan ikke med HTML formidle et dokument med nøyaktig den "layout" det blir laget med i en tekstbehandler. Vi kan bl.annet ikke formidle topp- og bunntekst på et brevark. Med HTML må alle bilder og grafiske presentasjoner lagres i egne filer. Det kan være en fordel å overføre alt under ett. Vi trenger derfor et tillegg - et alternativ - til HTML for bl. annet å kunne overføre et dokument så "fotografisk" som mulig.
Et krav ved dokumentformidling over web er at dokumentet kan mottas og leses hos alle uansett maskintype. Her ved NTNU betyr dette at dokumentet skal kunne tas like godt imot både på Windows, Macintosh og UNIX maskiner.
Tradisjonelt har PostScript vært utvekslingsformatet når vi ønsker en "fotografisk" overføring av et dokument. Men en PostSript fil vil kunne bli meget stor, og filene som ulike PostScript skriverdrivere lager, trenger ikke være like enkle å få gjenskapt dokumentet fra i alle sammenhenger. Det finnes "les og vis" program for PostScript filer for våre aktuelle maskintyper (Ghostview) - av ulik kvalitet. Det er behov for et annet format som et alternativ til PostScript
Adobe har utviklet "Portable Document Format" (PDF) lagringsformatet for å dekke det behovet vi her har skissert. Det er det formatet som nå brukes mest ved formidling av dokumenter over web i tillegg til HTML. Alt samles i en komprimert fil, og formatet tar vare på "layout", matematikk og bilder. Filstørrelsen er langt mindre enn for en PostScript fil for samme dokument - når det er grafikk eller bilder i dokumentet, kan størrelsen av PDF filen bli under 10% av PostScript filen (avhengig av bildenes oppløsning i PDF-filen).
Adobe har programvare for å lage og vise PDF filer. Det er flere program under hovedtittelen Adobe Acrobat. For bare å lese og skrive ut dokumenter finnes Adobe Acrobat Reader . Dette programmet er gratis og finnes for alle våre maskintyper. Det er også en "plugin" utgave for nettlesere. Programmet kan hentes over nettet og installeres på egen maskin. PDF blir tatt mer og mer i bruk rundt om for lagring og formidling av dokumenter.
En nyttig egenskap med en PDF leser, er at innholdet kan forstørres opp til 1600% - innholdet i en vanlig webside laget med HTML kan ikke forstørres. Forstørring kan være nyttig for å lette lesingen og for å se på detaljer i f.eks. tegninger. Muligheten for å kunne forstørre bilder eller tegninger er avhenging om de er lagret på raster- eller vektorform, samt oppløsningen.
Merk at PDF (og PostScript) er sideorientert - leseprogrammene viser dokumentet side for side på skjermen. Det betyr at med mindre skjermer vil vi ikke få se hele siden på en gang.
På Internet møter vi mer og mer at informasjon er lagt ut som PDF filer - et eksempel er fagtidsskrifter hvor artikler også publiseres på nettet i fulltekst vha. PDF. UBiT tilbyr flere og flere tidsskrifter på denne måten - se Elektroniske tidsskrifter.
PDF er ikke bare et lagringsformat for bruk for formidling av dokumenter på World Wide Web. Det er nyttig når en pr. e-post skal formidle dokumenter som bare skal leses. Nye utgaver av programvare NTNU har lisens for, kommer nå med dokumentasjonen "on-line" - leverandørene søker å minske distribusjon av trykte håndbøker. Vi har f.eks. fått fullt håndboksett som PDF filer både for programmene MATLAB og MINITAB. (PDF filene er laget vha. FrameMaker). PDF bruker også mer og mer som filformat når et dokument skal leveres til et trykkeri.
Gjeldende utgave av Adobe Acrobat er versjon 5.0 - tidligere versjon var 4.05. Versjon 5 støtter siste utgave av PDF filformatet (v. 1.4) - filer i det formatet kalles Acrobat 5.0 filer. Merk at vi med Acrobat 5.0 kan velge om vi vil lage utgave 3.0, 4.0 eller 5.0 filer. Merk at hvis PDF filen skal sendes til et trykkeri for trykking av dokumentet, vil en 4.0 eller 5.0 fil være best å lage og levere. Versjon 6 er annonsert.
Programmet kan installeres vederlagsfritt av alle ansatte som trenger
å lage PDF-filer, endre på PDF-filer, eller benytte Acrobat til å
legge inn "gule lapper" og andre former for kommentarer i en PDF-fil
som sendes rundt for lesing og kommentering.
ITEA har etablert en oversettingstjeneste fra PostScript til PDF - se
kapitlet "Oversettertjeneste for NTNU via FTP" lenger ute.
Programmet for å lage PDF filer heter Acrobat Distiller.
Dette programmet konverterer en PostScript utgave av et dokument til
en PDF fil. Det kan brukes på to måter - for det første som et
frittstående program. I programmet er det diverse ting som kan settes,
f.eks. under Settings/Job Options/General om en skal lage versjon 3.0,
4.0 eller 5.0 filer.
Den andre muligheten er å velge en "skriver" som lager en PDF fil
direkte fra et program når vi ber om å få skrevet ut filen.
Ved installasjon av Acrobat på en Windowsmaskin lages det automatisk
en slik
"skriver" med navn Acrobat Distiller. Merk at den genererte PDF filen legges på
maskinens "skrivebord" hvis vi ikke i Acrobat Distiller (med kommando:
File/Preferences/Ask for PDF file destination) ber om å få
spørsmål om hvor PDF filen skal lagres.
Vi velger Acrobat Distiller som skrivernavn når vi i et program har
valgt utskrift med "Fil/Skriv ut". En PostScript fil lages først, så
startes Distiller programmet og PDF filen lages - alt automatisk.
Merk at med Distiller er det alltid en PostScript fil som
lages som et mellomsteg (filen lagres ikke). PostScript filen lages
vha. en skriverdriver. Hvis vi skal lage en PDF fil av et dokument med
fargeillustrasjoner, så må vi benytte en PostScript
fargskriverdriver. Adobe anbefaler at deres egen skriverdriver
benyttes, og den installeres sammen med Acrobat programvaren, og
benyttes når en velger
"skriver" Acrobat Distiller.
Merk at i Acrobat Distiller
kan vi bestemme oppløsningen et rasterbilde lagres med i PDF filen (kommando:
Distiller/Job Options/Compression - Downsample to ... dpi) - standard
verdi er 72dpi. For v. 4 er det i
utgangspunktet 3 valg - ScreenOptimized, PrintOptimized og
PressOptimized med faste valg for oppløsning. Verdiene kan endres. For
ScreenOptimized er verdien 72dpi. For v. 5 er er valgene i
utgangspunktet eBook (som er standard valg), Screen, Print og
Press. For eBook er verdien 150 dpi.
Med en lenke kan vi sette opp en forbindelse fra et ord eller en
setning til et annet sted i dokumentet. Vi kan ha en
innholdsfortegnelse med lenker ut i teksten til kapitlene, vi kan hoppe til
et sted vi referer til i dokumentteksten.
Men en lenke kan også f.eks. peke på en annen fil eller en webadresse (URL). I
det siste tilfellet startes en nettleser når vi klikker på lenken.
PDF bokmerker er en annen form for innholdsfortegnelse som vi bygger
opp og som vi kan benytte til å vandre opp og ned i dokumentet
med. Bokmerkene vises i en egen (venstre) del av Acrobat og Acrobat Reader
vinduet på skjermen. Vi får denne delen fram ved å klikke på knappen
Show/Hide Navigation Pane.
Bokmerkene kan settes opp med flere nivå. Vi kan velge mellom å se
undernivå eller ikke ved å klikke på firkant med pluss eller minustegn
helt til venstre i bokmerkefeltet.
Vær oppmerksom på at med bokmerker trenger Acrobat Reader et større
vindu på skjermen for å vise både bokmerkene og dokumentsiden på en
behagelig måte - en litt liten skjerm kan være upraktisk å lese med.
Det er også en 3. metode for vandring i en PDF fil. Vi kan ha
"thumbnails" - små bilder av hver side. Disse ser vi i samme del av
Acrobat Reader vinduet som bokmerkene - enten bokmerker eller
"thumbnails".
Vi kan med programmet Acrobat lage både "thumbnails" og bokmerker.
I v. 4 er fremgangsmåten: Velg delvindu for bokmerkene eller
"thumbnails" ved å trykke på knappen "Show/Hide Navigation
Pane". Øverst i dette delvinduet er det en rad hvor vi kan velge
Bookmarks og Thumbnails. Velg en av disse to, og trykk så på pilhodet
helt til høyre på samme linje for å få kommando for å lage bokmerke
eller "thumbnails". Vi får samme kommandoer ved å høyreklikke i
delvinduet.
Hvis vi velger (markerer) en tekst i dokumentet (velg
knapp med stor T) og så høyreklikker på den markerte teksten, får vi
kommandoen "New Bookmark". Ved å velge denne, får vi et bokmerke som
peker dit vi er i teksten og med lenketekst lik teksten vi markerte. Vi
kan endre rekkefølgen på bokmerkene ved å skyve et og ett bokmerke opp
eller ned i lista. Vi kan også skyve et bokmerke horisontalt for å
lage ulike nivå.
I versjon 5 er det til venstre i vinduet "skilleark" med navn Bookmark
og Thumbnails. Thumbnails lages automatisk når det skillearket velges.
Merk at for å lage innholdsfortegnelsen og bokmerkene bruker vi
avsnittsbeskrivelser (Paragraph Tags) (stiler) i FrameMaker
dokumentet. Det er derfor meget viktig å benytte avsnittsbeskrivelser
på en systematisk måte. Disse benyttes også til sette opp hyperlenker
fra dokumentets innholdsfortegnelse.
En innholdsfortegnelse for et FrameMaker dokument lages ved å velge
File/"Generate/Book". I vinduet vi da får, velger vi Table of Contents
og trykker på knappen Generate. I vinduet vi så får, velger vi hvilke
avsnittsbeskrivelser innholdsfortegnelsen skal lages av, og det
viktige for å få aktive lenker i PDF filen er å slå på "Create
Hypertext Links". Innholdsfortegnelsen kommer i et eget FrameMaker
dokument. Vi legger innholdsfortegnelsen inn i det opprinnelige
FrameMaker dokumentet vha klipp og lim eller Import/File (etter å ha
lagret innholdsfortegnelsen i en egen fil).
For å lage en PDF fil med lenker og bokmerker automatisk, må vi
benytte Acrobat Distiller - vi kan ikke benytte Acrobat
PDFWriter.
I FrameMaker 5.5 finner vi PDF som valg under File/Save As. Vi kan da
sette opp hvilke avsnittsbeskrivelser bokmerkene skal lages av, og
nivå i forhold til hverandre. Hvis Acrobat Distiller er installert på
samme maskin som Framemaker, blir PDF filen laget automatisk når denne
kommandoen benyttes. I FrameMaker v. 6 og 7 er Acrobat Distiller integrert
i programmet.
Dette kan også gjøres i to steg: Programmet Acrobat Distiller
konverterer en PostScript fil til en PDF fil, så første steg er å lage
en PostScript fil av FrameMaker dokumentet. Vi velger i FrameMaker en
PostScript skriverdriver under File/Print Setup. For å lage PostScript
filen, velger vi File/Print og så "Print Only to File". Det viktige
her er å slå på "Generate Acrobat Data". Hvis vi velger
Acrobat Setup, får vi et nytt vindu hvor vi bestemmer hvilke
avsnittsbeskrivelser vi lager bokmerker av. Det vil være et standard
forslag vi kan benytte direkte eller endre på.
Når vi så lager PostScript filen og etterpå PDF filen med programmet
Distiller, vil vi både ha
innholdsfortegnelse med aktive lenker og bokmerker! Merk også at hvis
vi bare vil ha bokmerker, er det nok å lage en PostScript fil med
"Generate Acrobat Data" påslått.
Merk at den oversettertjenesten via FTP som vi beskriver nedenfor
lager en PDF fil med lenker og bokmerker når PostScript filen er laget
som beskrevet her.
For mer om dette se:
Fra FrameMaker 5.5 til World Wide Web.
Vi får ikke som med FrameMaker automatisk PDF bokmerker og lenker fra
en ev. innholdsfortegnelse i PDF filen. Men Adobe har kommet med en
Makro for Word for Windows - Acrobat PDFMaker - som gir
en PDF fil laget med Word mange av de samme egenskapene som vi har
ved lagring til PDF fra FrameMaker. Vi nevner: Overskrifter oversettes
til PDF bokmerker (forutsetter bruk av stiler). URL adresser
(webadresser), lenker til andre dokumenter og kryssreferanser
oversettes til lenker i PDF filen. Referanser til fotnoter og
endenoter er lenket til selve notene. For Acrobat
v. 4 og 5 installeres PDFMaker automatisk sammen med selve
Acrobat. Vi får i Word (og Excel og PowerPoint) en kommando Acrobat
og en knapp
med Acrobat symbolet for å starte konverteringen.
Diverse valg gjøres med Acrobat/Change Conversion
Settings/
Det er Acrobat Distiller som benyttes sammen med Acrobat PDFMaker.
Merk at vi kan lagre en PDF fil direkte i en fil ved å høyreklikke på
lenken til PDF filen og så velge "Save Link As" (Netscape) eller
"Lagre mål som" (Internet Explorer). Da har vi lagret filen hos oss
selv til senere bruk. Da benytter vi Acrobat Reader eller Acrobat som et
frittstående program for å lese dem.
Acrobat Reader 5.0 er med i ITEAs programvare-CD for Windows. CD-en kan
lånes ved Orakeltjenesten.
En
installsjonsveiledning for Acrobat Reader under Windows. (Adresse:
http://www.itea.ntnu.no/desk/webpubl/pdf/acroinstall.html)
Lage PDF filer
ITEA har kjøpt inn et antall lisenser av Adobe Acrobat v. 5 for
samtidig bruk (flytende lisens) på maskiner på NTNUs område. Til
enhver tid kan programmet være i bruk hos så mange som lisensen dekker.
Merk at programmet ikke kan installeres på
ansattes og studentenes hjemmemaskiner.
Litt om Adobe Acrobat programvaren
Programmet for å lese og arbeide med PDF filene heter Acrobat
Exchange for versjon 3 og bare Acrobat for v. 4 og 5.
Lenker og bokmerker
I en PDF fil kan vi etablere lenker og bokmerker.
Fra FrameMaker til PDF med bokmerker og lenker
Vi kan fra et FrameMaker dokument automatisk få generert en PDF fil
med en innholdsfortegnelse med lenker til de steder i dokumentet
innholdsfortegnelsen viser til, og også med PDF bokmerker til kapitler, figurer,
tabeller, etc. Dette er meget nyttig!
Fra Word og andre program til PDF
Vi fortalte foran om "skriveren" Acrobat Distiller. Denne kan benyttes
fra mange program for å lage PDF
filer - fra alle program som en kan skrive ut fra. Vi får laget en PDF
fil direkte fra et program - vi velger Acrobat Distiller som skrivernavn når vi
ber om utskrift. Ved NTNU kan en også benytte oversettertjenesten
beskrevet i neste kapittel for å oversette en PostScript fil lagret
fra et program. Lese PDF filer
Vi nevnte over at Adobe distribuerer gratis Acrobat Reader program for
Windows, Macintosh og diverse UNIX plattformer. Programmet kan hentes fra
nettet og må være installert for å få glede av å hente PDF filer.
Dette er et program for å lese og
skrive ut PDF filer. (De som har installert hele Acrobat programpakken
har samme muligheter med programmet Acrobat (pluss mye mer).)
Acrobat Reader (og
Acrobat) startes og brukes som frittstående program. Vi leser da inn
PDF filer som vi har lagret i vårt fillager på vår maskin. Men en
nettleser vil starte Acrobat Reader eller Acrobat
automatisk når vi henter en PDF fil over nettet. PDF-filen vil da
avhengig av nettleseren vises i nettleserens vindu eller i Acrobat
sitt eget vindu. I nettleserens vindu vil knappene i Acrobat også
vises og være tilgjengelige.
Hente programmet
Adobe Acrobat Reader programmet (versjon 5) (med "plugin") kan
hentes gratis fra:
Les mer om PDF
