Norges forskningsråd - midler for anskaffelse av vitenskapelig utstyr
Ved NTNU administreres alle enkeltkjøp ( kjøp som ikke er inkludert i forpliktende rammeavtaler) med en verdi over kr 200.000 eks.mva, av Innkjøpsseksjonen.
Dette innebærer at:
Prosjektleder for Norges forskningsråd-prosjektet kontakter Innkjøpsseksjonen så snart midler er tildelt. Innkjøpsseksjonen avgjør valg av innkjøpsform (åpent anbud, begrenset anbud, kjøp etter forhandling, direkte kjøp).
Innkjøpsseksjonen utarbeider tilbud, hvor bruker står for utarbeidelse av kravspesifikasjon basert på objektive, ytelsesbaserte krav.
Valg av leverandør blir gjort ut fra beste totaløkonomiske tilbud, hvor også faglig begrunnet innstilling fra bruker inngår.
Innkjøpsseksjonen håndterer de forretningsmessig og kontraktsmessige sidene, plassering av bestilling, samt føring av anskaffelsesprotokoll.
Det er meget viktig at Innkjøpsseksjonen blir kontaktet på et så tidlig tidspunkt som mulig:
Erfaringsmessig har vi ofte blitt kontaktet først når bestilling skal skrives, hvilket ofte har medført at leverandør på forhånd, ovenfor NTNU som kunde, har diktert de merkantile betingelser (betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, hvem som bærer risiko under transport m.m.) til sin fordel. Ved NTNU er det vi som kunde som dikterer betingelsene.
Innkjøpsseksjonen sørger for at et hvert kjøp, uansett innkjøpsmetode, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Slik sikrer vi at NTNU oppnår så gode betingelser som mulig. Valg av innkjøpsform er her av avgjørende betydning. For kjøp over 1,8 mill eks. mva kreves det EØS-utlysnig, hvor leverandør har krav på minimum 52 dagers svarfrist. Den styrende anskaffelses-prosedyre for slike kjøp er åpent eller begrenset anbud.
Vi har tidligere erfart at anskaffelsen reelt kan ha pågått mellom bruker og leverandør(er) i lang tid, før Innkjøpsseksjonen blir koblet inn. Når så blir gjort, må vanligvis noen avklaringer gjøres, og det kan ta noe tid. Slik har vi blitt oppfattet som et forsinkende ledd, mens forsinkelsen i virkeligheten har oppstått på et tidligere tidspunkt i anskaffelsesprosessen.
Innkjøpsseksjonen ønsker samtidig å minne om at vi jobber mot samme mål som dere prosjektledere, nemlig gunstigst mulig anskaffelser til gunstigst mulig betingelser. Ta kontakt med Innkjøpsseksjonen for planlegging av kjøp, eller spørsmål omkring ovennevnte.
