Rammeavtaler er etablert der NTNU foretar repetive kjøp, dvs. at en vare/tjeneste kjøpes ofte, og som på årsbasis utgjør en vesentlig kroneverdi. Typiske områder er kontorrekvisita, møbler, datautstyr, teletjenester og reiser. Innkjøpseksjonen har inngår forpliktende avtaler på vegne av NTNU. Dvs. at kjøp av vare/tjeneste som er dekket av en avtale skal anskaffes fra avtaleleverandør. Noen få avtaler har status som "ikke-forpliktende" eller "anbefales". Om en avtale er forpliktende eller ikke, vil fremgå av den aktuelle web-siden.
Offentlige anskaffelser er gjennom lov og forskrift underlagt et regelverk som legger føringer for valg av kjøpsprosedyre og når utlysing er påkrevet. Over gitte terskelverdier skal anskaffelsen skje iht. EØS-avtalen, - under terskelverdiene gjelder særnorske regler. Begge er nedfelt i Forskrift om offentlige anskaffelser.
Det er størrelsen på et samlet volum for etaten innenfor en produktkategori (vare eller tjeneste) som avgjør hvilken del av forskriften som skal gjelde. Rammeavtaler for NTNU vil som regel ha et volum som tilsier at avtalen er inngått på grunnlag av de regler som EØS-avtalen fastsetter.
Når Innkjøpsseksjonen følger disse regler er det ikke kun fordi de er lovpålagt, men det er et hensiktsmessig arbeidsredskap. Avtaler som er forpliktende binder opp hele NTNU. Intensjonen er at NTNU skal dra fordel av å opptre som en stor kunde i markedet.
For noen er ikke fordelen så åpenbar når en rammeavtale medfører et skifte fra en kjent forbindelse til en ny leverandør. Dette kompliseres ytterligere av "forsmådde" leverandører som tilbyr priser som kan karakteriseres som ren dumping. Prisene er gjerne så lave at de aldri ville ha blitt tilbudt dersom vi ikke hadde etablert en forpliktende avtale sentralt, men de tar seg råd til å tape på et enkelt salg for å rive grunnen unna for den inngåtte avtalen. Innkjøpsseksjonen kjenner tilfeller der aktører i markedet har gått langt under det prisnivå de selv oppgav i anbudskonkurransen. Dette er dårlig forretningsmoral, og oppmuntrer de av våre lokale bestillere som helst vil kjøpe fra andre enn våre avtalepartnere.
Vi henstiller til ledere på fakultets- og instituttnivå å informere sine lokale bestillere om ikke å la seg lokke av dumpingtilbud. Det er ikke opp til Innkjøpsseksjonen alene om NTNU skal bli oppfattet som en seriøs avtalepartner ute i markedet, det må også følges opp lokalt.
