Retningslinjer for hovedekskursjonen for studenter ved Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk.

• Hovedekskursjonen foregår i 3. (evt. i 4.) årskurs og skal ha en varighet på ca 1 uke. Den legges til uka før påske. Dette for at en skal få et fullverdig skoleår og for at denne uka er planlagt til Ekskursjoner og lignende. Undervisningssituasjonen i ekskursjonsperioden må avklares med faglærerne.

• Reiseruta skal legges opp med Trondheim som start og endepunkt. Tilslutning og fratredelse underveis tillates, da det er ferietid etterpå, men dette må dokumenteres.

• Ekskursjonsledere oppnevnes av Fakultetet, og klassetillitsrepresentantene i årskurset forestår valg av studentmedlemmer til ekskursjonskomiteene. Dette skal vanligvis være klart i løpet av september.

• Fakultetsdirektør eller stedfortreder sammenkaller de oppnevnte ekskursjonslederne og studentmedlemmene til orienterende og forberedende møte, helst i oktober. Til dette møte kan ekskursjonslederne fra forrige år innkalles dersom ønskelig.

• Ekskursjonskomiteene, som består av ekskursjonslederne og valgte studentmedlemmer, utarbeider ekskursjonsplaner.

• Ved fastlegging av ekskursjonsmål, skal det faglige utbyttet være bestemmende. Med faglig menes her besøk ved bedrift og eller organisasjon som gir innsikt i produksjon, forskning, industrivirksomhet, markedsføring eller bedriftskulturelle aspekter. Ekskursjonen skal legges opp slik at den økonomisk sett er et reelt tilbud til alle studenter. Fakultetet bidrar med ca. kr.1.200,- for hver enkelt student.

• Faglige aktiviteter under ekskursjonen skal tilsvare minst fire hele dager.

• Ekskursjonslederne har hovedansvaret for ekskursjonen.

• Studentene skal i samråd med ekskursjonslederne ha ansvaret for det praktiske opplegget for ekskursjonen med opplegg av reiserute, bestilling av billetter, reservering av hotellplass og andre praktiske arrangementer.

• Studentene tillates ikke å opptre på vegne av NTNU når de søker bedrifter og institusjoner om økonomisk støtte til ekskursjonene (for eksempel ved annonsesalg). NTNU sitt brevpapir eller papir som kan forveksles med dette, kan ikke brukes. Ekskursjonslederne skal ikke underskrive forespørsler om støtte.

• Foreløpig program med reisemål, forslag til bedrifter, total kostnad samt estimert egenandel per student skal innen 1. februar forelegges Dekanus for godkjenning

• Fullstendig program med budsjett, deltakerliste og reiserute leveres Fakultetet innen 15. februar.

• Før reisen begynner, skal det lages en plan med nøyaktig tidsangivelse for ankomster og avreiser for bedrifter og overnattingssteder. Videre kreves detaljert liste over deltagerne med opplysning om nærmeste pårørende, telefon og adresse, i henhold til HMS-håndboka kap. 7-13. Dette leveres til Fakultetskontoret (ikke instituttkontoret, slik som sagt i HMS boka som du finner på Intranettet).

• Etter at ekskursjonen er gjennomført, er ekskursjonslederne ansvarlige for at rapport og regnskap for ekskursjonen blir utarbeidet og sendt Fakultetskontoret innen 20. mai.

• Ekskursjonslederne får dekket medgåtte dokumenterte reiseutgifter ved sitt institutt. For øvrig utbetales nattillegg og kostgodtgjørelse etter Statens reiseregulativ.