Presiseringer av regelverk
I) Tolkning av Rundskriv 105 - Bruk av betalingskort i statlige virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester
På bakgrunn av at Senter for statlig økonomistyring har mottatt flere henvendelser fra statlige virksomheter vedrørende tolkning av Rundskriv 105 – Bruk av betalingskort i statlige virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester, datert 01.07.2004, vil vi komme med følgende presiseringer:
- Rundskrivet skiller ikke mellom reiser der en eller flere personer deltar. Det vil eventuelt være opp til virksomheten å fastsette interne retningslinjer for dette, jf. pkt. 3, avsnitt 2 i rundskrivet.
- Rundskrivet åpner for at virksomheten kan foreta bestilling av reiser som faller innenfor kategorien ”mindre anskaffelser” ved hjelp av et virksomhetskort (firmakort med bedriftsansvar), jf. pkt. 3, avsnitt 3 i rundskrivet. Slik bestilling kan for eksempel skje over internett. Dette kan være bestilling for en eller flere personer ved hjelp av samme kort. Nærmere regler må i så fall fastsettes i retningslinjene virksomheten utarbeider. Firmakort med personlig ansvar kan selvsagt også brukes til slike bestillinger.
- Virksomhetskort skal normalt ikke brukes på tjenestereiser, jf. pkt. 3, avsnitt 4 og pkt. 4, avsnitt 3. Rundskrivet åpner imidlertid for en avgrenset bruk, etter nærmere retningslinjer fastsatt av virksomheten. Det er i denne forbindelse omtalt som eksempel å knytte virksomhetskort til bruk av bestemte transportmidler, jf. såkalte taxikort.
Tolkningen av Rundskriv 105 er gjort av Forvaltnings- og analyseavdelingen i Senter for statlig økonomistyring.
II) Innbetalinger ved bruk av betalingskort via internett
Bestemmelsene om økonomistyring i staten er ikke til hinder for at statlige virksomheter kan benytte internettbaserte løsninger ved innbetalinger. Det er opp til virksomheten å vurdere om den skal gi brukerne tilgang til en slik løsning ut fra følgende hensyn;
a) økonomi, b) sikkerhet og risiko og c) service. Virksomheten må ha inngått avtale med kortselskap (eller annen aktør) for de kortene det skal gis adgang til å bruke. Det er tilsvarende som ved bruk av betalingskort på en betalingsterminal.
Tolkningen av Regelverket for økonomistyring i staten vedr. innbetalinger ved bruk av betalingskort via internett er gjort av Forvaltnings- og analyseavdelingen i Senter for statlig økonomistyring.
III) Renteinntekter i forbindelse med konti utenfor statens konsernkontoordning
Renteinntekter som tilføres konti utenfor konsernkontosystemet skal som hovedregel bokføres på kapittel 5605, jf. Finansdepartementets rundskriv R-101 av 21.12.2005. Statlige virksomheter som rapporterer inntekter og utgifter til bevilgningsregnskapet, kan bokføre disse på kapittel 5606. I de tilfeller virksomheten får bevilget penger over en 50 post, rapporteres det ikke inntekter og utgifter til bevilgningsregnskapet. For slike virksomheter må renteinntektene overføres til departementet, som igjen bokfører disse på rett kapittel og post, før dette rapporteres videre til bevilgningsregnskapet.
IV) Registrering av betalinger online
Som et alternativ til manuelle tjenester kan en rammeavtalebank tilby registrering av betalingsoppdrag online i nettbank. Rammeavtalen av 3. oktober 2006 mellom Senter for statlig økonomistyring (SSØ) og enkelte banker setter en rekke krav til statlige virksomheters utbetalinger gjennom rammeavtalebanken. Statlige virksomheter skal også følge de krav Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten (Bestemmelsene) av 12. desember 2003 med endringer senest 14. november 2006 setter til statlig betalingsformidling. Iht. Bestemmelsene pkt. 3.4.3.2 skal et betalingsoppdrag produseres i virksomhetens økonomisystem, og overføres banken i elektronisk form og på en sikker måte.
En statlig virksomhet kan kun benytte online registrering av betalingsoppdrag dersom virksomheten er gitt unntak fra kravene om at et betalingsoppdrag skal produseres i økonomisystemet og oversendes banken elektronisk. Unntak behandles enkeltvis og vil bl.a. være avhengig av virksomhetens særskilte behov. Det er Forvaltnings- og analyseavdelingen (FOA) i SSØ som behandler unntakssøknader fra statlige virksomheter.
