Innbetalinger, uidentifiserte

Ved behandling av innbetalinger på arbeidskontoen kan det skje at virksomheten får innbetalinger som ikke umiddelbart kan krysses mot et krav i kundereskontro. Ved maskinell oppdatering av økonomisystemet bør systemet bokføre slike innbetalinger på en feilkonto i regnskapet. Dersom en manuelt oppdaterer kundereskontroen, skal også innbetalinger som en ikke finner igjen som et krav, bokføres på feilkontoen.

Årsaken til at innbetalinger må foreløpig bokføres på en feilkonto i regnskapet er flere og kan være:

• at banken har feilpostert på virksomhetens arbeidskonto
• at betaleren har betalt et større beløp enn opprinnelig krav eller betalt dobbelt
• ukjent debitor eller krav

Virksomheten må ha rutiner for fortløpende oppfølging av de posteringene som blir gjort mot feilkontoen. Det forekommer at bankene har gjort feil, og i slike tilfeller har bankene rett til å korrigere egne feil innen tre virkedager, uten å varsle eieren av bankkontoen i forkant. En bør derfor unngå å tilbakebetale et beløp før denne perioden er gått, uten å ha kontaktet banken.

Virksomheten må ta stilling til hva som skal gjøres med hver enkelt bokført innbetaling på feilkontoen i regnskapet. Er konklusjonen at for mye innbetalt skal tilbakebetales, skal det alltid skje via virksomhetens arbeidskonto for utbetalinger.

I henhold til rammeavtalenes punkt 3.2.5 er rammeavtalebankene pliktig til å assistere virksomhetene ved mangelfull informasjon som er utilstrekkelig til å identifisere hva innbetalingen gjelder. Banken skal prioritere slike behov for assistanse og normalt svare i løpet av maksimalt tre virkedager. Banken skal informere om status for dette arbeidet i sin informasjon til Senter for statlig økonomistyring.

Relaterte temaområder:
Betalingsformidling, Inntekter

Se også:
Rammeavtaler med bankene punkt 3.2.5
Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.6 og 5.4.2.4.

Sist oppdatert: 22.11.2006