HMS-håndboken er under revisjon og vil bli oppdatert fortløpende. Oppgaver som er tillagt HMS-avdelingen blir fra 01.10.04 videreført i samarbeid mellom arbeidsgiverlinjen og Bedriftshelsetjenesten.

Ansvar innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved Universitetet i Bergen

Helse, miljø og sikkerhet er et linjelederansvar på lik linje med økonomi-, kvalitet-, personal- og driftsansvar. Figuren nedenfor viser linjeansvaret i helse-, miljø- og sikkerhetssaker ned til instituttnivå/avdelingsnivå. Ansvarsforhold på institutt/avdelingsnivå må avklares lokalt. Ledelsen har ansvar for å etablere, vedlikeholde og utvikle det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Ledere på alle nivå har ansvar for å ivareta hensyn til helse, miljø og sikkerhet i de aktiviteter de leder. De ansatte har plikt til å følge de krav som er satt for det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Verneombudene er de ansattes representanter i arbeidsmiljøsaker og vil være samarbeidspartnere for ledelsen. Verneombudene har en tilsynsfunksjon. HMS-avdelingen er faglig ansvarlig for sentralt utviklingsarbeid innen helse, miljø og sikkerhet og yter bistand i lokal tilpassing av det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Ansvar og oppgaver som er tillagt de enkelte funksjoner vil bli beskrevet i dette kapittelet.

2 ANSVAR I LINJEN

2.1 UNIVERSITETSSTYRET

Ansvar og oppgaver for Universitetsstyret (tidligere Det akademiske kollegium) i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Fastsette overordnet mål og strategi for helse, miljø og sikkerhet ved Universitetet i Bergen.
• Drøfte universitetets helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid jevnlig, slik at det er hensiktsmessig ut fra universitetets organisasjon og aktivitet.
• Årlig gjennomgang av status vedrørende helse, miljø og sikkerhet ved Universitetet i Bergen.

2.2 REKTOR

Rektor er leder for Universitetsstyret og er ansvarlig for at de helse-, miljø- og sikkerhetsoppgaver som er tillagt Universitetsstyret blir utført. Rektor har et overordnet ansvar for å motivere og inspirere alle ansatte og studenter ved universitetet til forpliktende og aktiv deltakelse i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.

2.3 UNIVERSITETSDIREKTØREN

Ansvar og oppgaver for universitetsdirektøren i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Legge fram for Universitetsstyret elementer i tilknytning til etablering, vedlikehold og drift av det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet som må vedtas eller avklares politisk.
• Forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av internkontrollen av HMS. Påse at ansvarlig linjeleder følger opp merknader og korrigerende tiltak.
• Holde Universitetsstyret orientert om eventuelle avvik som ikke kan løses administrativt eller som det vil ha betydelige budsjettmessige konsekvenser å få rettet opp.
• At nødvendige administrative ressurser er tilgjengelige for å delegere ansvar og arbeidsoppgaver, eventuelt gjennom stillings- og arbeidsinstrukser innenfor det samlede administrative apparatet.

2.4 FAKULTETSSTYRET

Ansvar og oppgaver for fakultetsstyret i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Vedta delmål og strategier for fakultetets helse-, miljø- og sikkerhetsvirksomhet i h.h.t. de overordnede rammer og mål som Universitetsstyret og universitetsdirektøren har gitt for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter.
• Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon, for å oppfylle myndighetenes krav og egne mål innenfor fakultetets ansvarsområde.
• Årlig evaluere helse-, miljø- og sikkerhetstilstanden ved fakultetet i forhold til myndighetenes krav og egne mål basert på rapporter fra grunnenhetene.

2.5 DEKANUS

Ansvar og oppgaver for dekanus i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• På vegne av fakultetsstyre føre tilsyn med fakultetets helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter.
• Sørge for at saker innen helse-, miljø- og sikkerhetsområdet som trenger en politisk avklaring blir fremlagt for styret uten unødvendig opphold.
• I samarbeid med fakultetsdirektøren sørge for at fakultetet følger opp egne mål, overordnede mål og myndighetskrav innen helse, miljø og sikkerhet.
• Dekanus har et overordnet ansvar for å holde motivasjon og engasjement oppe for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet blant ansatte i den faglige organisasjon og blant studentene. (Se Forskrift for fakultetsorganene ved UiB § 5)

• I samarbeid med dekanus sørge for at fakultetet følger opp egne mål, overordnede mål og myndighetskrav innen helse, miljø og sikkerhet.
• Se til at instituttene/sentrene arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet.
• Koordinere helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid mellom instituttene/sentrene.
• Følge opp innrapportert status for helse, miljø og sikkerhet fra instituttene/sentrene.
• Utarbeide en samlet helse-, miljø- og sikkerhetstatus for fakultetet som skal legges frem for fakultetsstyret.
• Lede fakultetssekretariatet og forestå lederoppgaver som fremgår av punkt 2.8.

2.7 INSTITUTTSTYRET

Ansvar og oppgaver for instituttstyret i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Vedta delmål og strategier for instituttets helse-, miljø- og sikkerhetsvirksomhet i h.h.t. de overordnede rammer og mål som Universitetsstyret, universitetsdirektøren og fakultetsstyret har gitt for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter.
• Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon for å oppfylle myndighetenes krav og egne mål innenfor instituttets ansvarsområde.
• Årlig evaluere helse-, miljø- og sikkerhetstilstand ved instituttet i forhold til myndighetenes krav og egne målsetninger basert på en samlet rapport fra grunnenheten.

2.8 INSTITUTTSTYREREN/AVDELINGSLEDEREN

Instituttstyreren/avdelingslederen er ansvarlig for lokal tilpasning av Universitetet i Bergen sitt systematiske arbeide med helse, miljø og sikkerhet, og gjennomføring av de lokale aktivitetene ved instituttet/avdelingen (se kap. 3 og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften): "Hvordan gå frem?" i veiledningen, §5 i forskriften og §5 i kommentarene).

Ansvar og oppgaver for instituttstyreren/avdelingslederen i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Beskrive hvem som er tillagt/delegert oppgaver innen det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og hvordan den lokale rapportering skal foregå.
• Utarbeide lokale mål tilpasset universitetet sine mål for helse, miljø og sikkerhet.
• Arbeide systematisk med å tilegne seg informasjon om status for psykososialt, organisatorisk og fysisk/kjemisk arbeidsmiljø.
• Utarbeide handlingsplan for å nå fastsatte mål.
• Iverksette nødvendige tiltak for å drive en kontinuerlig forbedringsprosess innen helse, miljø og sikkerhet.
• Legge tilrette for medvirkning fra sine medarbeidere i helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter/tiltak på instituttet/avdelingen.
• Foreta en gjennomgang (revisjon) av enhetens interne HMS-arbeid for å se om rutinene fungerer etter intensjonene. (ref. HMS-håndboken kap. 5.9)
• Dokumentere egen helse-, miljø- og sikkerhetsaktivitet og årlig rapportere helse-, miljø- og sikkerhetsstatus til nivået over. (ref. figur for Ansvar i linjen).
• Rapportere saker som ikke kan løses på instituttnivå til nivået over (ref. figur for Ansvar i linjen og HMS-håndboken kap. 5.1).

2.9 KONTORSJEF

Kontorsjefen vil ha en sentral rolle i det lokale helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. De oppgaver kontorsjefen får delegert må beskrives. Fullstendig fordeling av ansvar og oppgaver mellom kontorsjef og instituttstyrer/avdelingsleder må avklares på institutt/avdelingsnivå.

2.10 MELLOMLEDER/ARBEIDSLEDER/PROSJEKTLEDER

Mellomleder/arbeidsleder er en person som organisatorisk er en foresatt med rett og plikt til å gi tjenestelig pålegg til en undergitt, men som ikke har anvisningsmyndighet. Dette er f.eks. vitenskapelig tilsatte som leder prosjekt eller teknisk-, administrativt-, bibliotekspersonale o.a. som har varige lederoppgaver.

De har følgende oppgaver:

• Påta seg lederansvar for helse, miljø og sikkerhet i den aktiviteten han/hun leder.
• Vurdere konsekvens for arbeidsmiljøet av de aktiviteter som blir utført.
• Holde seg orientert om helse-, miljø- og sikkerhetssituasjonen og treffe nødvendige tiltak.(Ref. AML § 16.2)

Arbeidstaker i forhold til det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved universitetet, er en person som har plikt til å etterkomme administrative pålegg gitt av en administrativt foresatt. Dette er varig eller midlertidig tilsatte i vitenskapelig-, teknisk- eller administrative stillinger ved universitetet. Ved opphold på universitetets eiendom og under feltarbeider m.v. har også eksternt lønnet personale og studenter, etter forskrift om internkontroll, tilsvarende plikt som arbeidstakere.

Alle arbeidstakere ved Universitet i Bergen plikter å sette seg inn i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved universitetet. Den enkelte arbeidstaker plikter også å følge de bestemmelser som fremgår av systemet. Enhver som er tilsatt ved universitetet kan av sin administrativt foresatte pålegges plikter i forbindelse med utvikling og drift av det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, innen sitt arbeidsområde ved institusjonen. Slik plikt kan ikke pålegges verneombud. Et institutt kan således legge opp sitt systematiske arbeide med helse, miljø og sikkerhet slik at navngitte medarbeidere har konkrete plikter i bestemte rom eller ved bestemt virksomhet. En slik plikt utføres da på vegne av den lederen som har ansvaret, og som også skal undertegne dokumentasjonen. Dersom det oppdages forhold på arbeidsplassen som ikke er i samsvar med de retningslinjer som kommer til uttrykk i det systematiske arbeide med helse, miljø og sikkerhet, skal dette så snart som mulig meldes til lederen ved instituttet/avdelingen.

Det forutsettes av alle:

• at det vises ansvar for egen og andres sikkerhet,
• at man tar initiativ og er en pådriver i helse,- miljø-, og sikkerhetsarbeidet på eget arbeidsområde, og
• at man holder seg orientert om arbeidsmiljøsituasjonen på egen arbeidsplass.

3.1 UNIVERSITETETS HOVEDVERNEOMBUD (UHVO)

UHVO er valgt blandt de ti hovedverneombudene og har ansvar for å koordinere hovedverneombudene sine aktiviteter. UHVO er fristilt 50% av sin arbeidstid til arbeid som UHVO. UHVO er medlem av AMU, og representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av det sentrale systemet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved universitetet. UHVO samarbeider med og melder til Universitetsdirektøren.

3.2 HOVEDVERNEOMBUD (HVO)

Det er ti hovedverneombud ved Universitetet i Bergen. Disse har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet i sitt område. HVO representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet som blir administert fra fakultetsnivå. Se forøvrig Arbeidsmiljølovens § 25.

De ti hovedverneområdene er som følger:

1. Det historisk filosofiske fakultet
2. Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
3. Det medisinske fakultet
4. Det odontologiske fakultet
5. Det samfunnsvitenskapelige fakultet
6. Det juridiske fakultet
7. Det psykologiske fakultet
8. Universitetets administrasjonen
9. Universitetsbiblioteket
10. Bergen Museum

3.3 VERNEOMBUD (VO)

Det er valgt verneombud slik at virksomheten ved hvert institutt og avdeling er dekket. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Se for øvrig Arbeidsmiljøloven, §§ 25-29.

Verneombudet representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av det lokale internkontrollsystemet for instituttet/avdelingen. Verneombudet og leder ved instituttet/ avdelingen skal samarbeide ved gjennomføring av de praktiske aktivitetene ved avdeling/institutt (se også kap. 3.3 og 3.4).

3.4 ARBEIDSMILJØUTVALGET

AMU sine oppgaver er gitt i Arbeidsmiljølovens § 7-2. Arbeidsmiljøutvalget trekker opp hovedretningslinjene for de satsingsområdene som til en hver tid gjelder for arbeidsmiljø- og sikkerhetsarbeidet ved universitetet. Arbeidstakerne og arbeidsgiver har hver fire medlemmer med personlige varamedlemmer. Arbeidstakerne representeres av FUB, 2FO, NTL og universitetets hovedverneombud. Leder for HMS-avdelingen, bedriftslegen og bedriftssykepleier møter fast som observatører. Studentrådet oppnevner en observatør m/vararepresentant. Sosialombudet har møterett i AMU.

AMU har følgende underutvalg :

• AKAN-utvalget
• Attføringsutvalget
• Dykkerrådet

4 STØTTEFUNKSJONER INNEN HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

4.1 HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSAVDELINGEN (HMS-avd.)

Oppgaver som er tillagt HMS-avdelingen blir fra 01.10.04 videreført i samarbeid mellom arbeidsgiverlinjen og Bedriftshelsetjenesten. HMS-håndboken er under revisjon og vil bli oppdatert fortløpende.

HMS-avdelingen er UiB`s fagavdeling for helse, miljø og sikkerhet. Avdelingen har rådgivende funksjoner og skal bistå ledelse, verneombud og ansatte i helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål. Avdelingen har ansvar for utvikling av UiB`s overordnede retningslinjer for HMS-arbeidet (HMS-håndbok).

Avdelingen skal bistå enhetene med rådgivning innen de områder som er omtalt i § 6, i Forskrift om verne- og helsepersonale. Avdelingen har ansvar for gjennomføring av helseovervåkning av spesielt risikoutsatt personale. Generelle helsekontroller eller konsultasjoner for helseproblemer som ikke er arbeidsrelaterte, hører ikke inn under avdelingens oppgaver.

Avdelingen har følgende arbeidsområder:

• Arbeid med rusmiddelmisbruk
  
• Attføring
  
• Byggesaker
  
• Ergonomi (utforming av arbeidsplasser (kontor, laboratorium, bibliotek), belysning, organisering av arbeid)
  
• Forebygging av muskel-/skjelettplager (utstilling av kontorstoler, utlån av benker, ryggskole)
  
• Helsekontakter (arbeidsrelaterte konsultasjoner, helseovervåking, langtidssykemeldte)
  
• Inneklima (termisk klima, luftkvalitet, støy, belysning)
  
• Opplæring/informasjon om HMS
  
• Psykososialt arbeidsmiljø
• Risikovurdering
  
• Smitteforebygging (vaksinasjoner)
  
• Strålevern
• Systematisk HMS-arbeid
  
• Ulykker og nestenulykker
  
• Yrkeshygiene (kjemisk helsefare)

For nærmere omtale av de enkelte punktene henvises til avdelingens hjemmeside: http://www.uib.no/hms/.

Brukere av avdelingen vil være ledere på alle nivå, verneombud og den enkelte ansatte. Ved problemstillinger relatert til helse, andre problemstillinger av personlig karakter, eller spørsmål som kun angår egen arbeidsplass kan den enkelte gjøre henvendelser direkte til avdelingen. Ved arbeidsmiljøproblemstillinger som omfatter flere medarbeidere er det ønskelig at problemstillingene er drøftet med leder på enheten før en ber om bistand fra HMS-avdelingen. Henvendelser bør som hovedregel gå gjennom leder eller verneombud.

Sosialombudet
Sosialombudsordningen er organisasjonsmessig underlagt HMS-avdelingen. Sosialombudet yter bistand til personer som har problemer i jobb- eller hjemmesituasjon og kan kontaktes direkte på tlf. 83513. Sosialombudet er medlem i AKAN- og Attføringsutvalget og har møterett i AMU.

4.2 EIENDOMSAVDELINGEN (EIA)

EIA er en stabsavdeling. Avdelingen skal gjennom planlegging og daglig forvaltning sikre at Universitetet i Bergen og tilsluttede virksomheters behov for arealer, bygninger, bygningsteknisk infrastruktur og drift av denne blir oppfylt. Eiendomsavdelingen har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av universitetets samlede bygningsmasse. Avdelingen er også ansvarlig for planlegging og gjennomføring av nye byggeprosjekt og drift og renhold av bygningene. I tillegg kommer ansvar for post-, transport- og materiell-funksjonen.

I Regelsamling del 9 omtales retningslinjer og prosedyrer vedr. drifts- og eiendomsforvaltning.

EIA samarbeider med HMS-avdelingen om ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet ved byggeprosjekter, drift og vedlikehold av bygningsmassen.

Kontor for drift:
Kontor for drift skal planlegge og forestå løpende drift og nærmere definert vedlikehold av bygninger og utomhusarealer, samt løpende drift, vedlikehold og fornyelse av tekniske installasjoner for å skape best mulig fysisk arbeidsmiljø.

Oppgaver som har spesiell betydning for helse, miljø og sikkerhet:

• Tilsyn og drift av tekniske installasjoner som lys, luft, vann, varme/kjøl, orden, strøm, sikkerhet/brann, jmf. Regelsamling del 9.1
• Inneklima.
• Byggrenhold, jmf. Regelsamling del 9.1.1.8.2.
• Internt brannvern (HMS-håndboken kap.5.4), jmf. Regelsamling del 9.1.1.8.3 og
• Avfallshåndtering, jmf. Regelsamling del 9.1.3 - herunder også spesialavfall og problemavfall, jmf. HMS-håndbok, kap. 5.5.

Ved behov for hjelp og veiledning i oppgaver som har med driftsforhold rettes henvendelse til Driftsleder i det aktuelle området jmf. Regelsamling del 9.1.1.5.

Kontor for ombygging og vedlikehold:
Kontor for ombygging og vedlikehold skal planlegge og ha det prosjekt-administrative ansvaret ved modernisering, ombygging, rehabilitering og utbedring av bygninger, utearealer og tekniske installasjoner, nærmere definert vedlikehold av bygninger, samt være teknisk koordinator når Statsbygg eller andre er prosjektleder/byggherre. Kontoret er óg ansvarlig for planlegging av inventar og utstyr i UiB sine bygg.

Oppgaver som har spesiell betydning for helse, miljø og sikkerhet:

• Ansvar for planlegging og gjennomføring av utbygging, ombygging og større planlagte vedlikeholdsoppgaver.

4.3 PERSONAL- OG ØKONOMIAVDELINGEN (PØA)

PØA fungerer som rådgiver og gir bistand til ledere og ansatte i forbindelse med personalkonflikter. Avdelingen gir også veiledning i bruk av medarbeidersamtaler.

Ved sykefravær og bedriftsintern attføring ivaretar PØA en del sentrale administrative oppgaver, samt gir råd og veiledning om behandling av slike saker ved institutt og fakultet.

UiBs interne opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, herunder den faste verneombudopplæringen, gjennomføres av PØA i samarbeid med HMS-avdelingen. PØA er også sekretariat ved valg av verneombud.

PØA har tilsynsansvar og gir retningslinjer for universitetets innkjøpsvirksomhet, og samarbeider med HMS-avdelingen ved utarbeiding av anbefalinger om helse-, miljø- og sikkerhetskrav til ulike typer varer og utstyr.

For nærmere opplysninger vises til PØAs hjemmeside: http://www.uib.no/persok/

4.4 UNIVERSITETSDIREKTØREN/KOLLEGIESEKRETARIATET

Universitetsdirektøren/Kollegiesekretariatet er ansvarlig for å forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner (herunder revisjon av universitetet sitt systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet). Kollegiesekretariatet koordinerer tilsynet og følger opp at dette skjer på en tilfredsstillende måte. (ref. Regelsamling del 5.5.1 og HMS-håndboken kap. 5.9)

4.5 ANDRE AKTØRER

Tjenestemannsorganisasjonene
Tjenestemannsorganisasjonene bistår sine medlemmer i saker som gjelder lønns- og arbeidsvilkår og vil gir råd og hjelp i alle forhold som knytter seg til arbeidssituasjonen. De hovedtillitsvalgte ved UiB kommer fra 2FO, FUB, NTL.
 

Referanser:
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
Regelsamling for Universitetet i Bergen

Nærmere opplysninger: Helse-, miljø- og sikkerhetsavdelingen

Vedlegg:
Hovedverneombud og verneombud
Medlemmer i Arbeidsmiljøutvalget

Utarbeidet av: Olav Vindedal
Godkjent av: Kåre Rommetveit
Dato: 26.10.01
Erstatter: 01.08.97