Arbeidstid

Administrativt ansatte:

Vinter (15/9 til 14/5) ifra kl.08.00-15.45

Sommer (15/5 til 14/9) ifra kl.08.00-15.00

Vitenskapelig og teknisk ansatte: Hele året kl.08.00-16.00

AV-utstyr

AV-utstyr kan lånes i ekspedisjonen. Vi har bl.a. 2 videokanoner med tilhørende bærbare PC-er, digitale videokamera, portabel høyttaler med tilhørende mikrofoner (håndholdt/mygg) m.m.

Bespisning på møterom

Det er mulig å bestille mat i kantinen for bespisning på møterommene i og utenfor vanlig arbeidstid. Av hensyn til dem som skal benytte møterommet etterpå, bes den ansvarlige for møtet vennligst om å sørge for fjerning av maten når møtet er slutt. Dette gjelder særlig kveldsmøter der maten ellers blir stående natten over på møterommet, med de ubehagelige følger dette får for de neste som bruker møterommet (lukt av ødelagt mat, samling av insekt m.v).

Biblioteket

Det medisinske fakultetsbiblioteket, Avd. Haukeland sykehus har åpent ifra kl.08.30-19.00 i semesteret, og ifra kl.08.30-15.00 om sommeren. Fakultetsbiblioteket utsteder lånekort. Det er også mulig å bestille kopier av artikler ifra tidsskrifter. Instituttet har et lite tidsskriftbibliotek i korridor mot nord utenfor kantinen i 2. etasje. Her finnes de siste 2-3 årgangene av instituttets fellestidsskrifter samt noen av seksjonstidsskriftene. I korridoren på motstående side av kantinen finnes en del relevante publikasjoner (gratispublikasjoner, årsmeldinger m.m.). I sørfløyen i kjelleren er det et magasin der eldre årganger av tidsskriftene er plassert.

Doktordisputaser

Seksjon for allmennmedisin har utarbeidet noen praktiske råd og erfaringer om disputasteknikk. Signe M. Zachariassen / Knut Olav Daasvatn kan kontaktes ved spørsmål om rutiner og praktisk gjennomføring.

Felles kopitjeneste

UiB`s dupliseringstjeneste kan påta seg store kopijobber. Du bør ringe først for å få mer informasjon om evt. innbinding, leveringstid, pris, o.l.

Christiesgt. 20, tlf.: 55 58 20 46

EDB

Frode Lillestøl, EDB-konsulent, har ansvar for drift og innkjøp av EDB-utstyr.

Fotoavdelingen

Lysbilder kan lages/bestilles ved Fotoavdelingen ved Haukeland sykehus. Ved Felles Forskningssenter på Haukeland sykehus har vi dessuten adgang til en Filmrecorder hvor vi kan lage egne lysbilder (direkte fra fil). Gjert Bakkevold kan gi mer informasjon på tlf. 55 97 30 63

Fravær

Fravær grunnet ferie, faglige reiser e.l. skrives i boken i ekspedisjonen, eller det kan sendes en melding til ekspedisjonen om tidspunkt for fravær (Silje.Amundsen@isf.uib.no) eller det kan meldes over telefon på tlf. 86100.

Førstehjelpsutstyr

Instituttet har et eget førstehjelpsskrin som er plassert i ekspedisjonen

Gjestekontor

Instituttet har et gjestekontor lengst mot øst i sørfløyen, 1. etasje. Her er det to arbeidsplasser. Bærbar PC til gjestekontoret kan lånes i ekspedisjonen. Kontakt Signe M. Zachariassen for reservasjon av gjestekontoret.

HMS-utvalg / HMS-arbeid ved ISF

Vi har opprettet et HMS-utvalg som består av verneombud, varaverneombud, styrer og kontorsjef. Varaverneombud tiltrer HMS-utvalget ved behov. HMS-utvalget planlegger og gjennomfører en årlig HMS-runde. Kontorsjefen er ansvarlig for den daglige oppfølgingen av HMS-spørsmål ved instituttet.

Informasjonstavle

I ekspedisjonen er det satt opp en flipover til bruk for annonsering av gjester, spesielle anledninger, o.l. I ekspedisjonen er det også en oppslagstavle der dere finner oppslag om faglige møter og konferanser, offisiell informasjon fra UiB, Med.fak. og instituttet samt noe studieinformasjon. På postrommet er det satt opp en oppslagstavle med informasjon om relevante kurs og opplæringstilbud for UiB-ansatte og en for sosiale arrangementer, teater, musikk m.v.

Innkjøp av bøker

Fagbokhandelen Studia Vektertorget, Vektertorget, Christiesgt. 13, 5015 Bergen, har avdeling for medisinsk litteratur. Innkjøp av bøker på seksjonene sitt annuum må avklares med seksjonsleder/ økonomiansvarlig. Hver seksjon har eget kundenr. Kjøp av bøker ved bruk av kundenr. gir 10% rabatt.

Kantine

Kantinen i 2.etg. er betjent fra kl. 11-13. Mat og drikke til møter kan også bestilles gjennom kantinepersonalet. Kantinen kan lånes til arrangementer i faglig sammenheng. Kontakt Anne-Grethe Sleire ved Medisinsk fødselsregister. Ta kontakt i god tid!

Kopimaskin

Det er en kopimaskin i 1. etasje, ved heisen (kopirommet). Dette er en kraftig maskin som kan håndtere store kopijobber. I tillegg finnes en kopimaskin i sørfløyen i 1. etasje (mot vest), en i sørfløyen i 2. etasje og en i paviljongen. Seksjonene har egne kopikoder. Prosjekter får tildelt egne kopieringskoder som skal brukes ved all kopiering tilknyttet prosjektene. Ekspedisjonen har ansvar for kopimaskinene og tildeling av kopikoder. Det finnes en plakat med oversikt over kopikodene på hver maskin. Det finnes en egen kopimaskin for studentene på lesesalen i underetasjen (nordfløy). Denne krever bruk av kopikort som kan kjøpes i ekspedisjonen (kr 50 per kort/100 kopier).

Kompendier / KOPINOR-avtalen

Norske universiteter og høyskoler har inngått en avtale med KOPINOR som regulerer kopiering og distribusjon av opphavsrettslig materiale. For UiBs del er dette løst slik at alle kopier av opphavsrettslig beskyttet materiale heretter skal trykkes opp og selges av Studia. KOPINOR skal ha et vederlag per kopi som trykkes, og Studia vil innarbeide vederlaget i salgsprisen. Avtalen gjelder alt publisert materiale (vitenskapelige artikler, bokkapitler m.m.), men også egenprodusert materiale i form av doktorgrader, opptrykk av foredrag etc. samt billedmateriale, illustrasjoner m.m..

Praktisk vil dette bety at de fleste kompendiene vi idag selger til studentene nå skal selges gjennom Studia. Studia må da ha originalene ca. 1 måned før kompendiene skal være selges. Det gjøres oppmerksom på at det også finnes begrensninger i mengden materiale som kan kopieres fra en enkelt kilde. Dersom en ønsker å inkludere materiale ut over dette, må det søkes om spesiell tillatelse fra rettighetshaver. Studia vil være behjelpelig med dettte. Knut Olav Daasvatn eller June-Vibecke K. Indrevik kan kontaktes m.h.t. praktiske spørsmål.

I tillegg til kompendier lages det endel rene arbeidsbøker o.l., og det kan i noen tilfeller være vanskelig å distribuere disse gjennom Studia. Slike kan en trykke opp og distribuere selv på samme måte som før, men en skal så langt som mulig forvisse seg om at de ikke inneholder rettighetsbeskyttet materiale - f.eks. kopier av vitenskapelige artikler eller bokkapitler, og en har ikke anledning til å ta seg betalt for disse.

For mer utfyllende informasjon om avtalen vises det til regelsamlingens kapittel 7.4.10.

Makulering

Det finnes egen makuleringsmaskin på kopieringsrommet i 1. etasje (ved heisen). Denne kan benyttes til makulering av mindre mengder dokumenter. Til makulering av større mengder dokumenter benyttes egen makuleringscontainer. Denne er plassert i trappeoppgangen ved heisen, rett innenfor hovedinngangen fra bakplassen. Den er låst og sikret slik at det som er lagt nedi ikke kan hales ut igjen (en slags enveis postkasseluke). Ved behov kommer Fretex og bytter ut containeren til en pris av kr. 3,25 per kilo papir. Hver og en av oss ansatte er ansvarlig for å sørge for at sensitive dokumenter blir makulert.

Nøkkel

Nøkkel utleveres mot kvittering hos kontorsjefen.

Parkering

Det er mulig å leie fast parkeringsplass ved instituttet, prisen er 5.000 kr per år. Plassene bestilles halvårsvis. Instituttet har i tillegg 4 gjesteplasser, 2 på bakplassen og 2 under broen. De to plassene under broen kan forhåndsreserveres. Instituttets ansatte kan benytte disse plassene så langt de er ledige. Dersom dere trenger bil for eksempel til transport av undervisningsmateriell, eller ellers trenger å benytte bilen i jobbsammenheng, er parkeringen gratis. Ellers koster tilfeldig parkering 20 kr per time/50 kr per dag for interne brukere (betales i ekspedisjonen). N.B. For all gjesteparkering trenger dere parkeringslapp som kan hentes i ekspedisjonen (plasseres i frontruten), og det må parkeres på anviste plasser.

Vi gjør oppmerksom på at studenter ikke har tilgang til gjesteparkeringsplassene.

Postgang

Internpost legges i rød boks på postrommet. Internposten ekspederes en gang per dag, ca. kl. 13.30. Eksternpost legges til frankering i grønn postkasse på postrommet. Ved større utsendelser blir posten frankert som B-post med mindre dere ber om noe annet. Den som betjener ekspedisjonen sørger for at post som legges til frankering før kl. 13.30 blir postlagt samme dag. Svarkonvolutter fås og registreres ut i ekspedisjonen.

Reiser

Diverse opplysninger om tjenestereiser finnes på uib's hjemmesider på adressen www.uib.no/ansatt/reise/reise.html. Merk at alle tjenestereiser ved UiB skal bestilles gjennom Berg-Hansen. Dersom universitetet betaler hele eller deler av reisen skal det leveres reiseregning med nødvendige bilag. Det kan søkes om støtte til vitenskapelige/faglige reiser fra instituttet. Statutter og søknadsskjema kan fås hos kontorsjefen. Søknadsfrist: 20. februar. Det kan også søkes om støtte til reiser fra L. Meltzers høyskolefond. Retningslinjer, opplysninger om søknadsfrist og skjema finnes på Meltzerfondet hjemmeside: www.uib.no/meltzer. Forøvrig kan det søkes om støtte fra Forskningsrådet eller andre eksterne finansieringskilder.

Rekvisita

Det er et rekvisitalager i ekspedisjonen. Hvis det er noe som mangler melder du ifra til Silje K. Amundsen.

Returpapir

Tømming av papirkartonger inngår ikke i renholdsavtalen, og den enkelte må selv tømme papirkartongene i papircontainer i underetasjen (bossrommet).

Romreservering

Signe M. Zachariassen koordinerer reservering av undervisnings-/møterom samt gjestekontor. Reservér i god tid!

Røykfritt miljø

UiB har et røykfritt arbeidsmiljø. Siden instituttet ikke har eget røykerom må de som skal røyke i arbeidstiden gå helt ut. Vi ber om at det ikke røykes ved hovedinngangen på framsiden av hovedbygget.

Sikkerhet

Siden all rengjøring foregår på dagtid har vi ingen som kan se etter om vinduer og dører er lukket etter at vi har gått for dagen. Hver og en er derfor ansvarlig for å lukke vinduer/inngangsdører samt slukke lyset.

Solstrandfondet

Dette er et forskningsfond for allmennpraktiserende leger på Vestlandet. Det ble etablert i 1992 ved en avtale mellom APLF og Seksjon for allmennmedisin. Fondet kan yte støtte til allmennmedisinsk forskning på Vestlandet. Støtten gis som refusjon av konkrete utgifter i forbindelse med forskningsprosjektet, og som ikke er dekket på annen måte. Det gis ikke generell prosjektstøtte, heller ikke støtte til studieopphold eller kongressreiser. Søknadsfrister kunngjøres i Utposten og Tidsskrift for Den norske lægeforening. Gunnar Bondevik er kontaktperson.

Sykefravær

Egenmelding og sykemelding skal levers/sendes til kontorsjefen. Instituttet har ingen mulighet til å kontrollere hvem som er tilstede til enhver tid, og det er derfor svært viktig at den enkelte ansatte selv husker å lever egenmelding/sykemelding. Merk at instituttet skal ha begge gjenpartene av sykemeldingen (IB og ID), Personal- og økonomiavdelingen videresender ID til Trygdekontoret.

Telefon

Avdelingsingeniør Frode Lillestol koordinerer spørsmål ang. telefon. For brukerveiledning og mer informasjon om telefonapparatet samt intern telefonkatalog kontakt ekspedisjonen. Vi kan ringe internt til store deler av UiB (5 siste siffre i tlf.-nr.). For telefoner til Haukeland/Haraldsplass sykehus - slå 21 + 5 siste siffer av telefonnr. For telefoner tilMedisinsk fødselsregister - slå 11 + 4 siste siffer av tlf.-nr. Det er lagt inn ulik sperre på telefonapparatene etter behov. Telefontellerskritt belastes seksjonene. Ved bestilling av utenlanske samtaler kontakt ekspedisjonen eller sentralbordet (slå 9).

Telefaks

Det finnes en felles telefaksmaskin som er plassert på kopirommet (ved heisen i 1. etasje). Bruksanvisning er festet på bordplaten ved maskinen.

Fjellsiden legesenter

Fjellsiden legesenter DA er en ekstern enhet som er tilknyttet instituttet for å sikre nærhet mellom teori og praksis for forskning og undervisning i allmennmedisin. Legesenteret, som holder til i underetasjen i paviljongen, eies og drives av fem allmennleger som til sammen utøver tre legeårsverk. Legene har fastlegeavtale og listeansvar for ca 3 600 bergensere, og er også tilknyttet instituttet i vitenskapelige stillinger eller gjennom praksislæreravtale. Fjellsiden legesenter framleier lokaler gjennom UiB, men har selvstendig ansvar for økonomi og drift. Samlokaliseringen skal bidra til at legesenteret kan fungere som en akademisk praksis gjennom utplassering av legestudenter i praksisperioder, rekruttering av pasienter til undervisning og eksamen der legene er involvert, videokonsultasjoner til konsultasjonskurset, fagutvikling og kvalitetsutvikling av legepraksis, og som laboratorium for konsultasjonsforsking som legene selv driver.

Verneombud

Anders Bærheim er verneombud for Ulriksdal og Signe M. Zachariassen varaverneombud.

Økonomi/forvaltning (regnskapsrutiner og anvisning)

Annum: Instituttet får hvert år en annumstildeling fra Det medisinske fakultet. Denne fordeles etter retningslinjer vedtatt av instituttstyret mellom et fellesannum som disponeres av styrer i samarbeid med kontorsjef/økonomikonsulent, og et seksjonsannum som disponeres av hver enkelt seksjon. Retningslinjene for fordeling av annum er gjengitt under. Fellesannum skal dekke alle basale driftsutgifter ved instituttet - knyttet til forvaltning, styrerfunksjon og undervisning. Eksempler på utgifter som tilhører seksjonsannum er bøker, spesialtidsskrifter, reiser, seksjons-spesifikk kopiering, utgifter til forskningsprosjekter og spesialrekvisita/utstyr som ikke kan dekkes av universitetet/instituttet (oftest av økonomiske årsaker). Alle fakturaer må godkjennes av bestiller (skriv direkte på bilaget) og leveres til økonomikonsulent for betaling.

Instituttets økonomikonsulent har ansvaret for det daglige arbeidet med regnskap og økonomisaker. Spørsmål angående økonomi og regnskap rettes dit. Kontorsjef/kontorleder er i samarbeid med økonomikonsulent og styrer ansvarlig for utarbeidelsen av forslag til budsjett. Instituttstyret godkjenner dette med eventuelle endringer og står ansvarlig for det endelige budsjettet. Kontorsjef/kontorleder er i samarbeid med økonomikonsulent og styrer ansvarlig for økonomistyringen ved instituttet.

Prosjektmidler: Enkeltforskeres prosjektmidler disponeres i hovedsak av den enkelte forsker, men det avsettes likevel en andel til dekking av fellesutgifter (dekningsbidrag), både på sentralt hold (UiB og fakultet) og ved instituttet. Kontakt kontorsjef eller økonomikonsulent for nærmere informasjon om satser. Det understrekes at selv om hver enkelt forsker disponerer prosjektmidler fritt, står instituttet som administrativt ansvarlig for alle prosjekter som utgår fra instituttet. Det er derfor viktig at instituttet har tilgang til alle relevante opplysninger om eksterntfinansierte prosjekter. Alle prosjektsøknader skal klareres av instituttstyrer og prosjektbudsjettet skal klareres av kontorsjef før søknaden sendes. Kontorsjef skal ha kopi av kontrakter, fremdriftsrapporter og andre relevante dokumenter. Kontorsjefer behjelpelig med administrative spørsmål knyttet til prosjekter dersom det er ønskelig. Økonomikonsulenten er behjelpelig med oppfølging av regnskap/økonomistyring.

Økonomiregler ved fordeling av bevilgninger

TYPE BEVILGNING	FORDELING
Ordinær annuumsfordeling (basisbevilgning)	50% til felles og 50% til seksjonene. Seksjonsdelen gis som et grunnbeløp på kr 10.000 per seksjon, deretter et hodetillegg på kr 4.000 for hver vitenskapelig ansatt med stillingsbrøk lik eller over 50%, resten fordeles etter total stillingsmengde (sum stillingsbrøker)
Resultatmidler forskning og undervisning	50% til felles og 50% til seksjonene. Fordelingen mellom seksjonene gjøres etter antall avlagte doktorgrader (forsknign) og mastergradseksamener (undervisning) i samme fireårsperiode som benyttes ved fakultetets tildeling
Driftsmidler stipendiater	50% til seksjon, 50% direkte til kandidat. Fra 1/1-2000 gjelder i tillegg instituttets vedtak (sak 37/99) om bidrag til fellesøkonomien.
Driftsmidler master/PhD kvoteprogrammet / forskerlinjestudenter.	Går i sin helhet til seksjonen.
Eksterne driftsmidler mottatt til prosjekt	Konkrete kostnader (porto, kopier, tlf., kontorrekvisita, forskutteringer) skal faktureres prosjektet, eventuelt kan annen tilpasset avtale inngås. Fra 1/1-97 er det for nye prosjekter fastsatt en andel til fellesutgifter tilpasset regler gitt sentralt (pt. 3% jmfr. harmonisering UiB/Unifob)
Timelærere	Vurderes hvert år

Til innholdsfortegnelsen
Instituttets hovedside
UiBs hovedside

Institutt for samfunnsmedisinske fag, sist oppdatert 27.06.06