Bergen, 11.10.04

Sak 04/9638 MED IHS

Institutt for biomedisin

Gades institutt

Institutt for indremedisin

Institutt for klinisk medisin

Institutt for kirurgiske fag

ADMINISTRATIV OMSTILLING VED DET MEDISINSKE FAKULTET – BEMANNINGSPLANER VED INSTITUTTENE

Vedtakene om endret instituttstruktur er nå sluttført og iverksatt, kontorsjef/administrativ leder er tilsatt, og det er gjort vedtak om overgang til enhetlig ledelse på instituttnivå med tilsatte styrere. Dette innebærer at både overordnet faglig og administrativt ansvar for grunnenhetens samlede virksomhet integreres i instituttleder (-styrer)-funksjonen.

Universitetsstyret behandlet i møte 29.04.04, sak 29/04, omstilling av universitetets administrative og tekniske funksjoner (http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2004/04-29/029.htm), der styret gjorde vedtak om å etablere en hovedmodell for organisering av de administrative tjenestene rettet mot instituttene som innebærer større administrative enheter (Fellestjenester). Et unntak fra denne hovedmodellen kan gjøres for store institutter med tilsatte styrere som råder over instituttets totalbudsjett (inkludert lønnsbudsjettet). Disse instituttene kan velge å ha et eget administrativt apparat som løser de administrative oppgavene.

Det medisinske fakultet anbefaler at storinstituttene i første omgang etablerer selvstendige administrasjoner, men instituttene bes også vurdere om det er hensiktsmessig å etablere administrasjon i fellesskap for to eller flere institutter og inngå samarbeid om ”felles servicegruppe” for utvalgte administrative oppgaver.

Bemanningsplaner ved de nye storinstituttene

Omorganiseringen til ny instituttstruktur er en prosess som krever at det utarbeides nye bemanningsplaner ved de instituttene som er omfattet av omorganiseringen. I dette arbeidet må instituttet ta hensyn til de ansattes nåværende arbeidsoppgaver og kompetanse, den ansattes ønske om framtidig spesialisering, samt ønske og muligheter for kompetanseheving. Det vises til UiBs omstillingsavtale (http://www.uib.no/persok/planpolicy/omstilling.htm).

Videre plan for dette arbeidet:

1. Instituttledelsen utarbeider forslag til bemanningsplan for enheten som oversendes fakultetet. Forslag til bemanningsplan må ligge innenfor instituttets tildelte rammebudsjett. Frist: 30. oktober 2004. Fakultetet vil gi tilbakemelding på instituttenes forslag.

2. Etter at fakultetet har gitt tilbakemelding på instituttenes bemanningsplaner, må instituttledelsen ha enkeltvise samtaler (medarbeidersamtaler) med alle administrativt ansatte ved instituttet for å drøfte interesse for framtidig arbeidsfelt, samt få oversikt over den ansattes kompetanse. Det vises til gjennomført kompetansekartlegging.

3. Instituttledelsen utarbeider forslag til innpassing av egne ansatte i bemanningsplanen som oversendes fakultetet. Frist settes til 30.november 2004.

4. Fakultetet oversender forslag til innpassing av ansatte ved instituttene til UiB. Forslaget forutsettes behandlet i UiBs Forhandlingsutvalg.

Kompetansebehov

De nye administrative støttesystemene vil være avgjørende for hvordan og hvor oppgavene skal utføres, samt for ressursbruk. Som eksempel vises til innføring av e-faktura fra 1. januar 2005. De administrative støttesystemene fører også til skjerpede krav til kompetanse i de enkelte ledd i administrasjonen, og det vil i framtiden neppe være mulig å holde seg oppdatert på alle de administrative støttesystemene som er i bruk innenfor hovedarbeidsområdene studie- og forskningsadministrasjon, samt økonomi-, areal- og personaladministrasjon. Skal fakultetet disponere personellressursene på en god måte i forhold til de nye utfordringene, er det behov for en spesialisering og at den enkelte arbeidstaker kan utvikle kompetanse innenfor et (eller noen få) arbeidsområder.

Det er viktig at det administrative personale har tilstrekkelig kompetanse slik at de kan utgjøre et profesjonelt service- og støtteapparat for instituttstyrer. Ved instituttsammenslåing kan man få en rasjonaliseringsgevinst som kan gi mulighet for spesialisering. Ansatte i administrative lederstillinger bør ha kompetanse i ressursforvaltning, personalledelse og -utvikling.

Utdrag fra arbeidsgruppenes anbefalinger om kompetansekrav følger vedlagt.

Vedlagt følger også funksjonsbeskrivelse og forslag til bemanningsplan ved instituttene. Instituttledelsen bes utarbeide bemanningsplan for eget institutt og oversende den til fakultetet innen 31. oktober 2004. Spørsmål kan rettes til Inger Hjeldnes Senneseth eller Johs Teigland, som også kan møte instituttledelsen hvis det er ønskelig.

Det medisinske fakultet vil holde et felles informasjonsmøte for alle administrativt ansatte og for instituttstyrere, der organisasjonene vil være representert.

Vennlig hilsen

Nils Erik Gilhus (s.)

dekanus

Johs Teigland (s.)

fakultetsdirektør

Kopi: Institutt for samfunnsmedisinske fag

Senter for internasjonal helse

Forhandlingsutvalget v/Personal- og økonomiavdelingen

NTL

2fo

Forskerforbundet

Vedlegg

Vedlegg:

UTDRAG FRA ARBEIDSGRUPPENES ANBEFALINGER OM KOMPETANSEKRAV.

Generelt

Det vises til generelle krav iht. "Rettledende beskrivelse - stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for administrative, bibliotekar- og tekniske stillinger"

(http://www.uib.no/persok/utlysing/stillbeskriv.htm). Det anbefales også grunnleggende IT-kunnskaper (datakortet).

Studieadministrative oppgaver:

Alle enheter bør ha studieadministrativ kompetanse minimum på førstekonsulentnivå. Ved nyansettelser bør man kreve høyere utdannelse på minimum cand.mag.nivå, helst på høyere nivå. I tillegg bør både fakultet og institutter ha erfarings-, veilednings- og forvaltningskompetanse i tillegg til nødvendig kompetanse i bruk av dataverktøy til bruk til studieadministrative oppgaver.

Dersom enheten ikke har studie-/forskningsadministrativt personale ihht. anbefalingene, bør kontorsjef/kontorleder ha tilsvarende kompetanse. Administrativt personale med lavere formalkompetanse og høy realkompetanse kan utfylle og sammen med kontorsjef/kontorleder utgjøre den kompetanse som kreves for enheten.

Forskningsadministrative oppgaver:

Alle institutter bør ha forskningsadministrativ kompetanse på førstekonsulentnivå. Ved nyansettelser bør det kreves høyere utdanning på minimum cand.mag.-nivå, helst på høyere nivå. I tillegg bør fakultet og institutter ha erfarings-, veilednings- og forvaltningskompetanse, samt kompetanse i bruk av dataverktøy for å ivareta forskningsadministrative oppgaver.

Administrative oppgaver økonomi:

Fakultetet flytter ved desentralisering av lønnsbudsjettet beslutningsmyndighet og oppfølging av over 200 mill kroner fra fakultetsnivå til instituttnivå. Det må da også stilles presise krav til økonomikompetanse ved instituttene fordi selv mindre feilvurderinger på slike tallstørrelser kan få store konsekvenser. Videre bør de som arbeider med økonomi ha god økonomiforståelse og være kjent med terminologien innen økonomi slik at de kan delta i den dialog om emnet som skjer ved universitetet.

Kontorsjef og/eller økonomikonsulent skal være instituttstyrers nærmeste rådgiver i forvaltningen av budsjettet. Den interne arbeidsfordelingen mellom kontorsjef og økonomikonsulent kan selvsagt variere. Selv om erfaring og kjennskap til eget institutt er sentralt, er det på sikt avgjørende at minst en av de to har grunnleggende økonomikompetanse på høgskolenivå. Videre bør minst en av de to har god kunnskap i bruk av regneark og økonomisystemet ved UiB. Dersom kontorsjefrollen er mer generell, er det økonomikonsulenten som bør ha denne kompetansen.

Personaladministrative oppgaver:

Hvert institutt hvor det ikke er tilsatt administrativ leder (kontorsjef) må ha en person på første-konsulentnivå. Vedkommende bør ha relevant formalkompetanse, eller tilsvarende realkompetanse kombinert med relevant etterutdanning. Personalkonsulenten må ha god kjennskap til regelverk/retningslinjer på det personaladministrative feltet, interesse for og erfaring innen personalforvaltning, god muntlig og skriftlig fremstillingsevne, serviceinnstilling, og grunnleggende IT-kunnskaper (datakortet).