Raske svar fra IT-tjenesten ved ISS

For samfunnsgeografi har programansvarlig Jan Hesselberg utarbeidet et innføringsdokument for hovedfagsoppgaven. Her gjennomgås bl. a. hvilken form hovedfagsoppgaven skal ha når det gjelder dens forside, punktstørrelse (tekst), stil, linjeavstand, referanser, forkortelser, kart og tabeller.

For sosiologi har man utarbeidet en egen mal

En av de kraftigste funksjonene i Microsoft Word er konseptet stiler. En stil er kort, men nokså presist, en "formateringssnarvei". Det er en måte å gi et navn til en gruppe formateringsattributter som f. eks. font/tegnsett (Arial, Geneva og Times New Roman), størrelse, avsnittsformateringer, osv.

Når først en stil har blitt definert, kan du raskt formatere tekst med ganske enkelt å bare si hvilken stil som skal gjelde for den valgte teksten—uten å være gang velge font, farge, linje avstand, avstanden mellom avsnittene osv. Ved å bruke stiler sparer du for det første tid, men viktigere er at valgene du gjør blir de samme gjennom hele dokumentet ditt!

Blant de mest viktige innebygde stilene er de forhåndsdefinerte stilene: Heading 1, Heading 2, Heading 3, osv. Overskriftsstilenes funksjon er å hjelpe deg lage et konsistent hieraki gjennom i dine dokumenter.

Typisk bør du velge Heading 1 for kapittel overskrifter, Heading 2 for viktige seksjoner i kapitlene, osv. (Se skjermbilde nedenfor)

Du trenger ikke selv å skrive innholdsfortegnelsen. Den enkleste veien å lage innholdsfortegnelse er ved å bruke Words innebyggede støtte for heading styles (overskriftsstiler):

1. Klikk der hvor du ønsker å lage innholdsfortegnelsen.
2. Gå til Insert menyen, velg Reference, og deretter klikk på Index and Tables.
3. I dialogboksen som kommer opp, klikker du på fanen Table of Contents.
4. For å bruke en av de tilgjengelige utseendene, klikk på ønsket utseende i Formats boksen.
5. Gjør eventuelle andre innstillinger for innholdsfortegnelsen som du måtte ønske.

Når du gjør endringer i ditt Microsoft Word 2003 dokument, er det viktig at du oppdaterer innholdsfortegnelsen slik at den for inn eventuelle nye overskrifter og endringer i sidetall.

Dette gjøres enkelt ved å høyre-klikke på innholdsfortegnelsen. Fra kontekstmenyen som kommer opp, velger du "Update Fields". Dialogboksen "Update Table of Contents" vil da komme opp, og her skal du som utgangspunkt velge "Update entire table" og avslutte med å trykke på "OK".

1. Påse at du står i print layout view (print layout view: Et visningsformat som viser dokumentet mest mulig likt slik det vil bli skrevet ut. F. eks. vil objekter som topptekst, fotnoter, kolonner og tekstbokser vises i deres korrekte posisjoner.).
2. Klikk deretter hvor du vil at fotnote referansemerket skal settes inn.
3. Gå til Insert menyen, velg Reference og deretter Footnote.
4. Klikk Footnotes eller Endnotes, alt ettersom du ønsker å bruke fotnoter eller sluttnoter.

Som standard, plasserer Word fotnotene på slutten av hver side og sluttnotene på slutten av dokumentet. Dette kan endres ved å gjøre noen valg i Footnotes dialogboksen.

I Nummeringsformat dialogboksen, klikk på det formatet du ønsker å bruke.

Avslutt med å klikke på Insert. Word vil nå sette inn en fotnotereferanse og i bunnen av siden (fotnote) vil du kunne skrive inn den teksten du ønsker som fotnote.

Det er ingen grunn til å vente med og sette inn fotnoter til du er ferdig med all annen tekst. Det vil ofte være slik at du finner ut at du vil sette inn en ny fotnote mellom to allerede eksisterende fotnoter, eller at du vil fjerne en fotnote som du har lagt inn. Det kan du gjøre trygt, da Word automatisk oppdatere nummeringen og formatet.

Hva?
Word lar deg dele dokumentet opp i seksjoner (En seksjon er en del av et dokument hvor du definerer et sett formatteringsvalg). Du bør typisk vurdere å lage en ny seksjon når du vil endre innstillinger som linjenummerering, antallet kolloner, topp- og bunntekst, marg, utskriftsretning (horisontal/vertikal), sekvenser av sidetall, osv. Med section breaks kan du variere på utseendet innenfor en side eller mellom sider.

Hvordan?

1. Klikk der hvor du vil sette inn et section break.
2. Gå til Insert menyen, og velg Break.
3. Under Section break typer, klikk den opsjonen som beskriver hvor du vil at den nye seksjonen skal starte.

Eksempel?
1. Man velger at innleveringsoppgavens innledning skal ha romertall. Dette gjøres ved å bruke section break.
2. Mange velger å bruke section breaks mellom alle kapitlene i oppgaven. Og ser man på innleveringsoppgaven som en bok, så starter de kapitlene på høyre side (som blir en oddetallsside).

Som så mye annet du gjør i Word, kan innsetting av sidetall være uttrolig enkelt ... helt til det ikke er det.

Det vanlige er at du går til Insert menyen og klikker på Page Numbers kommandoen, og voilà sidetall blir lagt til på bunnen av hver side. Men vent nå litt, hvor ikke heller legge til sidetall ved å bruke Header and Footer verktøylinjen? Og hvorfor forsvant sidetallene når jeg endret visningsmodus i Word? Hvorfor kan jeg ikke legge til tekst foran et sidetall?

Ting du bør være klar over:
1. Antall sider i dokumentet kan variere når du åpner det på forskjellige maskiner. Dette skyldes at de maskinene kan ha forskjellige fonter/tegnsett installert.
2. Sidetall er en seksjonsinnstilling, og ikke en dokumentinstilling. Så sidenummereringen kan endre seg fra seksjon til seksjonen, og det er derfor vi kan ha romertall som sidenummerering i innledningen.

Når du laster opp hovedfagsoppgaven din i DUO, kreves det at du først konverterer Word dokumentet ditt til PDF. Dette gjøres ved at legger Word-dokumentet ditt på skrivebordet på en UiO-maskin (evt. på M:\pc\Desktop).

Deretter kobler du deg til Windows-serveren icarus.uio.no med programmet Remote Desktop Connection, som er installert på alle UiO-maskiner. For å logge deg på denne maskinen bruker du ditt UiO-brukernavn og passord.

Etter at du er pålogget, vil du finne Word-dokumentet ditt på skrivebordet ditt. Dobbelt-klikk på det, og Word vil åpne seg. Kopien av Word som er installert på denne maskinen har en ekstra verktøylinje med tre knapper for PDF. Klikk på den første knappen. Du vil bli bedt å gi PDF-dokumentet et passende navn, og som utgangspunkt vil den lagre PDF-filen til skrivebordet om du ikke ber den om noe annet. Klikk deretter Ok for å starte konverteringsprosessen. Tiden det tar for å konvertere dokumentet ditt til PDF, vil avhenge av hvor langt og komplekst (bilder, tabeller m.m.) det er.

Etter at dokumentet er blitt konvert til PDF, vil dokumentet bli automatisk åpnet i Acrobat Reader. Se gjennom dokumentet og se etter at alt er identisk med Word-dokumentet og at noe ikke mangler eller har flyttet seg.

Avslutt med å logge deg av serveren icarus.uio.no. Dersom du sitter på en UiO-maskin, vil nå finne PDF-dokumentet du nettopp laget på skrivebordet.

Utdypende brukmanual
Vennligst besøk USITs artikkel: Word til PDF med Acrobat på terminalserver