Å publisere i web |  PDF - hva og hvordan  | Dokumentformater og konvertering | English 

Word til PDF med Acrobat på terminalserver

Innledning - Gjøre dokumentet tilgjengelig for konvertering - Logge inn på terminalserver - Finne dokumentet på hjemmeområdet - Konvertere til PDF - Logge ut fra terminalserver - Utskrift - Lage søkbar PDF av innscannede dokumenter - Flette sammen PDF-dokumenter  - Konvertere HTML-dokumenter til PDF - Tips og triks

Innledning

Med Adobe Acrobat kan du konvertere dokumenter fra bl.a. Word og Powerpoint til PDF (Portable Document Format). PDF er et utbredt utvekslingsformat som gjør at mottaker i sin nettleser kan lese, søke i  og skrive ut dokumenter, samtidig som de  bevarer den opprinnelige layouten. Se egne sider for mer informasjon om PDF.

UiO har tilrettelagt en løsning hvor du som student eller ansatt kan logge inn på en maskin (terminalserver) og bruke Adobes Acrobat programvare for å konvertere f.eks. din masteroppgave til PDF. En forutsetning er at du har et UiO brukernavn og passord. Se egne sider for mer informasjon om brukernavn og passord.

Det å bruke Adobe Acrobat på en terminalserver innebærer at du må:

1. Gjøre dokumentet tilgjengelig for konvertering
2. Logge inn på terminalserveren med ditt UiO brukernavn og passord
3. Konvertere dokumentet til PDF og lagre det på hjemmeområdet ditt (evt lokalt)
   
4. Logge ut fra terminalserveren

Nedenfor beskrives de ulike trinnene mer i detalj.

Gjøre dokumentet tilgjengelig for konvertering

Alle brukere (studenter og ansatte) som får tildelt et brukernavn og passord ved UiO får også automatisk tildelt hvert sitt filområde på en maskin i UiOs datanett. Dette omtales som hjemmeområde (på PC ofte ofte kalt M:\). På hjemmeområdet ditt har du mulighet til å lagre dokumenter, og vi anbefaler at du bruker det til dine dokumenter. En av fordelene med å bruke hjemmeområdet er at det automatisk tas back-up av dokumentene som ligger der. Se egne sider for mer  informasjon om hjemmeområder.

Du kan navigere deg rundt på hjemmeområdet på samme måte som du blar i en katalogstruktur lokalt på maskinen du bruker. Du kan også lagre og kopiere dokumenter på hjemmeområdet ditt på samme måte som du lagrer eller kopierer dokumenter lokalt på din pc (eks, C:\, D:\, diskett, cd, minnepinne/USB-penn). Se egne sider for mer informasjon om kataloger og dokumenter.

Før du konverterer til PDF på terminalserver må du gjøre dokumentet tilgjengelig for konvertering. Når du har dokumentet på hjemmeområdet ditt vil det være gjenfinnbart når du har logget deg inn på terminalserveren. Du kan også ha dokumentet lagret på din lokale maskin (eks hjemmemaskin) og få det tilgjengelig derfra. Se informasjon lenger ned om 'Logge inn på terminalserver' og 'Utskrift'.

Logge inn på terminalserver

Framgangsmåte for å logge inn på terminalserver

1. Opprett forbindelse med terminalserveren
   Klikk på startmenyen (ofte nederst til venstre) og velg 'all programs'. Velg så 'Accessories/Communications/Remote Desktop Connection' som vist i figuren:
   
   
   
   (f.eks: c:`, d:\, diskett eller minnepinne)
   
2. Skriv inn 'icaros.uio.no' som navn på terminalserveren slik som vist i figuren:
   
   
   
   Dersom du i tillegg ønsker å ha tilgang til områder lokalt på din maskin (f.eks. hvis du jobber hjemmefra) kan du gjøre en endring i 'Options' ved å krysse av for 'Disk drives' i flappen 'Local Resources', se figuren. Hvis ikke du trenger dette kan du gå videre til neste punkt.
   
   (f.eks: c:`, d:\, diskett eller minnepinne)(f.eks: c:`, d:\, diskett eller minnepinne)
   
   
3. Skriv deretter inn brukernavn og passord slik som vist i figuren:
   

Windows 2000

I windows 2000 er ikke 'Remote Desktop Connection'-muligheten innebygget. I stedet for kan du bruke en 'tsklient' for å opprette en forbindelse med terminalserveren. Dersom den ikke allerede finnes må du installere den på maskinen din. Den er tilgjengelig via P:\site\kommunikasjon\tsclient\5.0. Ta kontakt med din lokale IT-ansvarlig hvis du trenger hjelp med installeringen..

Mer informasjon

Se egne sider for mer informasjon om terminalservere ved UiO.

Finne dokumentet på hjemmeområdet

For å kunne konvertere dokumentet må du først finne det fram på ditt hjemmeområdet (evt lokalt). En måte å bla i kataloger på ditt hjemmeområde er å dobbeltklikke på 'My Computer', se figur:

Du får opp et vindu hvor du kan bla i kataloger og finne dokumenter. 'M:' tilsvarer ditt hjemmeområde, se figur:

Konvertere til PDF

Det er flere måter du kan konvertere dokumentet ditt til PDF på.

• Den enkleste måten er å klikke på dokumentet med høyre mustast og starte konverteringen ved å velge "Convert to Adobe PDF"  i menyen som kommer dukker opp, se figur:
  
  
  
  
  
• En annen måte er å åpne dokumentet ditt og starte konverteringen i Word.
  
  I Word har du starte konverteringen ved å velge "Convert to Adobe PDF" i menyen eller på menylinjen, se figur:
  
  
  
  

Konvertering til PDF-dokument kan ta litt tid så smør deg med tålmodighet. Konverteringen tar lenger tid dersom du har et "stort" dokument med mange sider og bilder enn om du har et "mindre" dokument. Dersom det er mange som skal konvertere samtidig kan det også føre til at konverteringen kan ta litt tid. Adobe Acrobat viser statusbilde når konverteringen pågår, se figur:

Når du konverterer får du spørsmål fra programmet om hvor du vil lagre dokumentet og hva det skal hete. I utgangspunktet foreslår programmet at du skal lagre til samme katalog hvor du har dokumentet som skal konverteres. Det foreslår også at det skal ha det samme navnet, men med "pdf" til slutt i stedet for "doc" (for Word-dokumenter), se figur:

Når du konverterer et dokument får du et nytt dokument som er på pdf-format. Det innebærer altså ikke at du erstatter det dokumentet du allerede har. Du kan konvertere et dokument til pdf så mange ganger du vil. Dvs at du trenger ikke vente til du er helt ferdig med å skrive f.eks. en master-oppgave før du konverterer det til pdf. Det kan være en fordel å konvertere noen ganger mens du holder på med skrivearbeidet. På den måten kan du sjekke underveis at alt ser greit ut før du leverer det endelige resultatet..

Logge ut fra terminalserver

Etter at du er ferdig med å konvertere skal du logge ut fra terminalserveren. Dette gjør du ved å velge 'Log Off'  i start-menyen nederst i venstre hjørne, se figur:

Utskrift

Fra terminalserveren vil du kunne skrive ut på skrivere via UiO-nettet. Dette gjør du på samme måte som når du jobber på en maskin på UiO. Hvis du har lagret dokumentet på ditt hjemmeområde kan du skrive det ut på en skriver på UiO ( f.eks. på en av terminalstuene), lese korrektur og evt. rette opp i originaldokumentet (f.eks. word- eller powerpoint-dokumentet) før du konverterer dokumentet på nytt.

Dersom du ønsker å kunne skrive ut på din lokale skriver (f.eks. hjemme) må du ha lagret dokumentet lokalt på maskinen din (f.eks: C:\, D:\, diskett eller minnepinne/USB-penn).

Lage søkbar PDF av innscannede dokumenter

Når du konverterer til PDF fra bl.a. Office-programvare vil PDF-dokumentene automatisk bli søkbare. 

Dette er ikke nødvendigvis tilfelle med dokumenter som er scannet inn og konvertert til PDF. 

I en del tilfeller scannes dokumentene med OCR-scanning. Det innebærer at innholdet i dokumentet tolkes og scanneren og programvaren "oversetter"  innholdet slik at det kan gjenkjennes og brukes til blandt annet søk. 

Men, i mange tilfeller scannes dokumenter kun til "bilder" av hver side uten at det gjøres noe med selve innholdet, noe a la kopiering på papir. I Adobe Acrobat har du imidlertid en mulighet til å etterbehandle dokumentet slik at det blir søkbart. Med kommandoen "Recognize text using OCR" knyttes det "metadata" til dokumentet. Disse er det mulig å søke i. Originaldokumentet endres ikke. Resultatet er ikke perfekt, men det gjør det i hvert fall mulig å få langt bedre søkemuligheter enn ingen i det hele tatt. 

Framgangsmåten er å åpne pdf-dokumentet, utføre kommandoen og lagre dokumentet, gjerne med samme filnavn.

Etter å ha valgt 'Start' i 'Recognize Text Using OCR' får du fram en ny dialogboks, se figuren:



Under 'Pages' velger du om du skal behandle alle sidene, kun den siden du har framme eller et antall sider basert på sidetallene.

Under 'Settings' kan du endre innstillingene ved å klikke på 'Edit'. Her får du opp en ny dialogboks med tre valg, hhv: 'Primary OCR Language', 'PDF Output Style' og  'Image downsampling':

• Primary OCR Language
  Her er det viktig å velge 'Norwegian', 'Nynorskeller 'English' hvis dette er språket i originaldokumentet. 
  
  
• PDF Output Style
  Vi anbefaler at du velger formatet 'Searchable Image (Exact)' når dokumentet skal beholde sitt opprinnelig utseende og de søkbare metadataene skal legges i et usynlig lag i dokumentet. 
  
  De andre formatene er:
  
  • Searchable Image (Compact): Komprimerer originalbildet i forgrunnen for å redusere filstørrelsen. Reduserer bildekvaliteten. 
  • Formatted Text and Graphics: Rekonstruerer originalsidene/dokumentet ved å gjenkjenne tekst, skrifttyper, bilder og andre grafiske elementer. Dette formatet bruker du når innholdet i originaldokumentet skal erstattes med "tolket" tekst. Det som skjer er at Acrobat "leser" bitmap av teksten og forsøker å erstatte med ord og bokstaver. Hvis det er ord programmet ikke klarer å kjenne igjen markeres dette som "suspekt". Du kan etterpå gå gjennom dokumentet og godta eller rette opp ordene som er markert som suspekt. Dette gjør du ved bruk av kommandoene 'Find First OCR Suspect' og 'Find All OCR Suspects'. Kommandoene er tilgelig i 'Document'-menyen under valget 'Recognize Text Using OCR-menyen'.
    
    
• Downsample Images
  Ved bruk av Downsampling Images kan du redusere oppløsningen og dermed filstørrelsen.

I enkelte tilfeller kan du få en melding om at Acrobat ikke får utført OCR-behandlingen. Dette innebærer sannsynligvis at dokumentet allerede er søkbar pdf, det kan f.eks. allerede være OCR-scannet eller konvertert fra Word. I så fall trenger du ikke gjøre noe mer med dokumentet, og kan klikke på 'Cancel'. Meldingen som vises er:

"Acrobat could not perform recognition OCR on this page because: This page contains renderable text.
[] Ignore future errors in this document"

Søke i PDF-dokumenter

For å søke i PDF-dokumenter kan du bruke søk-funksjonen, en snarvei er å klikke på symbolet for kikkert.

Da vil du få opp et søkeområde hvor du kan skrive inn søkeord og velge om du skal søke i det aktuelle dokumentet eller i flere dokumenter. I eksempelet søkes det på ordet "etablert". .

Resultatet viser at det forekommer ett sted i dokumentet. Før kommandoen "Recognize text using OCR" ble gitt, var det ingen treff på ordet. 

NB! Vær klar over at de mulighetene som er beskrevet over ikke nødvendigvis virker i tidligere versjoner av Adobe Acrobat.

Flette sammen PDF-dokumenter

Du kan flette sammen flere PDF-dokumenter til ett dokument, det være seg utdrag eller hele dokumenter. En måte å gjøre dette på er å:

• Åpne de aktuelle PDF-dokumentene. Ved å velge "tile vertical" kan du se dokumentene ved siden av hverandre, se figur:
  
  
  
  
  
• Velg "pages" for å få fram små bilder (thumbnails) av de ulike sidene. Ved å markere de små bildene kan du enkelt flytte, kopiere og slette sider i dokumentet. Du kan også flytte og kopiere de over i andre dokumenter. På den måten kan du flette sammen flere PDF-dokumenter og enkelt organisere sidene i den rekkefølgen du ønsker. Figuren viser hvor du klikke på "Pages" for å få vist fram sidene:
  
  

Konvertere HTML-dokumenter til PDF

Du kan enkelt konvertere HTML-dokumenter til PDF. Først velger du 'Create PDF fromWeb Page', se figur:



I dialogboksen du får fram kan du oppgi URL-adressen til dokumentet og angi hvor mange nivåer av linker som skal følges. Figuren viser et eksempel på innstilling:



Etter å valgt 'Create' i dialogboksen (som vist i figuren over) lager programmet et PDF-dokument av de aktuelle HTML-sidene. Tilsvarende som for andre PDF-dokumenter kan du flytte, kopiere og slette sider i dokumentet, se figur:

Tips og triks

Du kan lese mer om valgmuligheter du har ved konvertering til pdf ved å ta en titt på hjelp-informasjonen i Adobe Acrobat.

Feilmelding

Når du logger inn på terminalserveren kan du få en melding om "Could not find a config file for printer connection...", se figur:



Du skal da velge 'Programs/UiO Print admin' fra Start-menyen, se figur:

---

Redaksjon: forfatterstotte@usit.uio.no, forfatterstotte@usit.uio.no
Forfatter: Astrid Jenssen, astrid.jenssen@usit.uio.no
Dokument opprettet: 01.03.2005, endret: 20.10.2006