3.3 - Søknadsbehandling

POA

Omfang: Fra søknaden er mottatt til søkerliste er utarbeidet. Om partoffentlighet.

3.3 - Søknadsbehandling

Kapitlet omhandler:
3.3.0 Elektronisk søknadsbehandling – JobbAdmin
3.3.1 Brev til søkerne - manuell behandling
3.3.2 Offentlig søkerliste (forenklet søkerliste)
3.3.3 Utvidet søkerliste
3.3.4 Partsoffentlighet i tilsettingssaker



3.3.0 Elektronisk søknadsbehandling – JobbAdmin

Bakgrunn
Høsten 2006 valgte POA å inngå avtale med Cicero Annonsebyrå som lyser ledige stillinger. Cicero har en modul for elektronisk søknadsbehandling basert på at søkerne til stillinger ved UMB, søker elektronisk via denne modulen i et verktøy som heter JobbNorge. Søker lager søknad, CV og eventuelt vedleggsfiler i databasen. Dette oversendes elektronisk til UMB til et saksbehandler-verktøy som heter JobbAdmin.

I innkjøringsfasen har det vært mest tekniske og administrative stillinger som det har vært benyttet elektroniske søknader. Nå utvides det til også stipendiat- og postdoktorstillinger. Erfaringene så langt er at det spares veldig mye tid både for saksbehandlerne og for arkivmedarbeidere. Det kreves lite opplæring. Programmet er også selvinstruerende.

Utlysingsrutine
Forslag til lysingstekst og behovsanalyse sendes via Ephorte til POA v/Tom Johansen. Før utlysingsteksten sendes videre påføres den at søknaden sendes elektronisk til JobbNorge. Det bør også påføres at store vedlegg som publikasjoner må sendes i posten. Stillingen får stillingsnr som er det samme som saksnummeret på lysingsteksten i Ephorte.

Brukertilgang og opplæring
Fra nå av skal saksbehandlere og ledere få brukertilgang og opplæring i JobbAdmin ved Dokumenttjenesten. Det er forskjellige tilganger etter hvilken funksjon vedkommende skal ha i tilsettingsprosessen.

Søknader mottas
Søkander legger seg i JobbAdm under flippen utlyste stillinger med saksnummeret som identifikasjon.

Dersom det kommer søknader pr papir, må saksbehandler kontakte søker. Det er mye spart tid på at søker bruker elektronisk søknad, at en bør være litt bestemt på det. Bibliotekene og NAV-kontorene har pc for allmenn benyttelse. JobbNorge er også behjelpelig å lose en søker igjennom søknadsmodulen.

Har fristen gått ut når det oppdages at det også har kommet papirsøknad, kan JobbNorge åpne for denne søkeren noen timer, slik at elektronisk søknad kan lages. Departementet har gitt melding om at en ikke kan pålegge søkere å sende elektronisk søknad. Unntaket på å ikke sende elektronisk søknad når vi har bedt om det, må være hvor søker ikke skal bruke pc i sitt arbeid. Saksbehandler får da velge om søkerliste skrives manuelt, eller selv registrerer søknaden elektronisk i JobbAdmin. Den største tidsbesparelsen på saksbehandling får vi når alle har søkt elektronisk.

Brev til søkere
Søkere får automatisk svarbrev på e-post at søknad er mottatt. Det ligger brevmaler som saksbehandler benytter når brev skal sendes f. eks. om opplysninger om prosessen, når saken er ventet ferdig, tilbudsbrev til den som får stillingen, brev for å opplyse hvem som fikk stillingen. Arbeidsavtale skrives ikke i JobbAdmin, men kan vedlegges når tilbudsbrevet sendes elektronisk. De fleste saksbehandlere sender i tillegg til det elektroniske tilbudsbrevet, en kopi i papirformat vedlagt to eksemplarer av arbeidsavtale for eventuell underskrift.

Søkerlister
Både offentlig og utvidet søkerliste blir automatisk laget ut fra hva søkeren har oppgitt av data, og med et tastetrykk er den ferdig utskrevet. Mer om søkerlister, se kap 3.3.2 og 3.3.3.

Utskrift av søknadspapirer
Med få tastetrykk kan en skrive ut alle dokumentene i saken, søknader, cv, utlysingstekst for alle søkerne, slik at innstillingsutvalget får det de skal ha. (hvor) Vedlegg som følger saken utenom cv må skrives ut separat for hver søker.

Bekreftede vitnemål og attester
I en tilsettingssak så skal vitnemål og attester være bekreftede dokumenter. Det tilsier at det er viktig at når søkere kalles inn til intervju, blir bedt om å ta med bekreftede kopier av vitnemål og attester. Dette kopisettet bør følge saken til tilsettingsutvalget. Dette er viktig for å være sikre på at kompetansen til søker er dokumentert.

til Ephorte
Når søknadsprosessen er over, og saken er ferdig i JobbAdmin, sendes det med et tastetrykk elektronisk over til Ephorte for arkivering. Dette er en integrasjon som Dokumenttjenesten har fått gjennomført i samarbeid mellom firmaet som leverer Eporte og JobbAdmin.



3.3.1 Brev til søkerne - Manuell behandling
Når søknader er mottatt, sendes en bekreftelse til søkerne med en orientering om den videre framdriften. Se standardbrev-eksempler for vitenskapelig og teknisk administrativ stilling, og standardbrev ved forsinket tilsettingsprosess.

Det finnes også andre standardbrev-eksempler for korrespondanse med søkerne.

Etter søknadsfristens utløp utarbeider enheten en offentlig søkerliste. Den offentlige søkerlisten skal inneholde navn, bosteds- eller arbeidskommune, alder, kjønn og stilling eller yrkestittel

- Eksemplene finnes under standardbrev.



3.3.2 Offentlig søkerliste (forenklet søkerliste)
Offentlig søkerliste er i utgangspunktet underlagt alminnelig offentlighet, jf. offentlighetslovens § 6 nr. 4, og gir rett til innsyn for hvem som helst. Søkeres navn kan unndras offentligheten når det blir bedt om konfidensiell behandling i søknaden. Følgende to setninger er føyd til i offentlighetslovens § 6 første ledd nr. 4:

”Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentligheten dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har.”

Det er med denne endringen i offentlighetsloven gitt en adgang, men ikke en plikt, til å unnta opplysninger om en søker fra offentligheten. Når arbeidsgiver unntar opplysninger fra offentligheten, vil det inntre en plikt til å vurdere meroffentlighet etter offentlighetslovens § 2 tredje ledd. Det er spesielle grunner som gjør det ønskelig å benytte retten til meroffentlighet, og dette gjøres kjent for de aktuelle søkerne før søknadsfristen går ut.

- Skjema for å skrive offentlig søkerliste. (I JobbAdmin opprettes offentlig søkerliste automatisk).



3.3.3 Utvidet søkerliste
En søker har etter forvaltningsloven § 18 rett til å gjøre seg kjent med samtlige søkeres navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. For å oppfylle dette kravet, blir disse opplysningene sammenfattet i en utvidet søkerliste.

- Skjemaet for å skrive utvidet søkerliste. (I JobbAdmin opprettes utvidet søkerliste automatisk).
- Brevmal-eksempel for brev til oversendelse av utvidet søkerliste.

Unntak:
For vitenskapelige stillinger hvor sakkyndig bedømming skal foretas, vil det som en prøveordning
ikke bli skrevet utvidet søkerliste. Dette gjøres fordi vi mener søkerne til disse stillingene får de relevante opplysningene om de andre søkerne gjennom den sakkyndige bedømmelsen.

Når utvidet søkerliste skrives, er det viktig å følge et likhetsprinsipp med hensyn til nivået på opplysninger om de forskjellige søkerne. Praksis og utdanning, som er formelt kompetansegivende i forhold til stillingen, skal med i oversikten. Det er derimot ikke nødvendig å ta med alle kortvarige kurs, sommerjobber osv som har mindre relevans. Stilles det for eksempel krav til høyere utdanning i kunngjøringsteksten, så er det unødvendig å oppgi videregående skole. Opplysninger om utdanning/praksis som oppgis i søknaden, men som mangler dokumentasjon, skal merkes med udokumentert (u.dok.) på den utvidede søkerlisten.

Hvilke rettigheter til innsyn en søker har, beskrives i kapitel 3.3.4 Partsoffentlighet i tilsettingssaker.



3.3.4 Partsoffentlighet i tilsettingssaker
Fordi forskriften om partsoffentlighet er viktig i tilsettingssaker, og kanskje ikke godt nok kjent, vil vi her ta med noen av hovedpunktene. Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning (POF) av 21.11.80, er inntatt i Forvaltningsloven.

Fire hovedhensyn
• Søkerens interesse i å kontrollere og påvirke det endelige tilsettingsvedtaket.
• Søkerens interesse i å beskytte seg mot at opplysninger av rent personlig karakter spres blant utenforstående.
• Forvaltningens interesse i å få riktige og fullstendige opplysninger om vurderinger av hver enkelt søker.
• Forvaltningens interesse i en fri meningsutveksling om hver enkelt søker.

Dokumenter i en tilsettingssak
Følgende dokumenter kan foreligge i en tilsettingssak:
• Søknadene med bilag søkeren selv har lagt ved - vitnemål, attester
• Søkerlisten (utvidet søkerliste)
• Tjenesteuttalelse fra nåværende og tidligere arbeidsgivere (referanseinnhenting)
• Kommentarer til tjenesteuttalelsene
• Noteringer av tilleggsopplysninger. Utredninger fra saksforberedende instanser
• Referat fra intervju
• Innstilling - Innstillingsvedlegget
• Tilsettingsvedtaket
• Eventuelle dokumenter etter TJML § 13 og Forskrift § 7 - Overtallig søker

Partsrettigheter
Part i tilsettingssak er den som søker stillingen - (FVL § 2 e). Part er den personen som en avgjørelse retter seg mot, eller som saken ellers direkte gjelder.

Rett til dokumentinnsyn på søkerstadiet
De enkelte dokumenter:
Utvidet søkerliste
En part har rett til å gjøre seg kjent med de øvrige søkernes navn, alder, utdannelse, tidligere offentlig og privat praksis. (se kap 3.5.2.)

Opplysninger om parten selv
Hovedregel:
Søkeren har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder faktiske opplysninger og vurderinger om parten selv.

Unntak A:
Parten har ikke rett til å gjøre seg kjent med vurderinger gjort av:
- Innstillingsmyndigheten
- Tilsettingsmyndigheten
- Saksforberedende organer for ovennevnte
Unntak B:
Parten har ikke rett til å gjøre seg kjent med vurderinger gjort av:
- nåværende/tidligere arbeidsgivere (oppdragsgivere), men parten har rett til å gjøre seg kjent med faktiske opplysninger gitt av ovennevnte.

Opplysninger om hva parten selv har uttalt i intervju
Parten (søkeren) har rett til å se referat som gjengir hva vedkommende har uttalt i intervju eller annen samtale.

Rett til dokumentinnsyn etter innstilling er foretatt
Av selve innstillingen har parten rett til å se:
• Hvem som er innstilt
• Rekkefølgen av de innstilte
• Om det var dissens, i så fall, hvor mange stemmer hver av de innstilte fikk (ikke rett til å vite hvordan de enkelte medlemmer av innstillingsrådet stemte)
• Nye faktiske opplysninger

Parten har ikke rett til å se begrunnelsen for innstillingen.

I tillegg til utvidet søkerliste har en part rett til å se følgende dokumenter:
1. Rett til å se søknader med bilag til de søkere som er innstilt (ikke helseopplysninger).
2. Rett til å gjøre seg kjent med deler av dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om søkere som er innstilt.
3. Nye opplysninger av faktisk art som en innstilt søker har kommet med i intervju.

Rett til dokumentinnsyn etter tilsetting er foretatt
Partens rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter gjelder også etter at det er truffet vedtak om tilsetting i saken:
- Vedtaket - Dissens - Stemmegiving - Nye faktiske opplysninger.
Søknadene og vedlegg til disse fra de søkere som er blitt innstilt til eller tilsatt i stillingen. Ikke begrunnelsen.

Saksbehandlingsregler
• FVL § 20 gir parten rett til å få kopi av dokumentene han har krav på å se dersom han ber om det. Forvaltningsorganet bestemmer ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for partene.

• Hvem kan gi opplysningene?
En part kan henvende seg til det organ som skal treffe vedtaket, eller som er ansvarlig for saksforberedelsen. Forvaltningsorgan som har saken til uttalelse, kan instrueres om å etterkomme direkte henvendelser fra partene.

• Ikke begrunnelse/klage: Vedtak i ansettelsesaker er i alle tilfelle unntatt fra reglene om begrunnelse. (Dersom en part eksempelvis ikke er fornøyd med at en annen ble tilsatt, kan parten gå til likestillingsombudet eller til sivilombudsmannen). Vedtaket kan ikke omgjøres.



Oppdatert: 26.06.07
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn