5.2 - Behandling av sykmeldinger/refusjon av sykepenger

POA

Statsinstitusjoner fikk direkte refusjon av sykepenger fra folketrygden fra 01.01.2000 (se utsendt Personal Melding 23/99).

Den enkelte enhet registrerer sykefraværet inn i lønns- og personalsystemet Bluegarden (Paga).


5.2.1 Kontroll av sykmeldinger
Utgangspunktet for at enhetene skal få refundert sykepenger, er at sykmeldingene er riktig utfylt og meldingens kopi D grønt ”Krav om sykepenger” - oversendes Sentraladministrasjonen.

Sykepenger refunderes for kun inntil 3 måneder tilbake i tid regnet fra den datoen kravet om sykepenger ble sendt trygdekontoret. Dette innebærer at det er viktig for enheten å følge opp sykmeldingsblankettene. For at enheten skal ha en kontroll på refusjonene beholder enhetene
sykmeldingens del C ”Arbeidsgiverkopi”.

Viktige sjekkpunkter for enheten:
• Den syke må sende/levere sykmeldingsattest (del C og D) til enheten i undertegnet stand så snart som mulig etter at vedkommende har fått sykmeldingen.

• Den syke må fylle ut pkt 9 - 12 på sykmeldingen. Alle feltene/kryssboksene må være utfylt og underskrevet av arbeidstakeren. (Feltet kontonummer trengs ikke utfylles). Oppfølgingsplan, se kap 5.1.

• Enheten sender del D (grønn del) sykmeldingen til Sentraladministrasjonen snarest mulig.

• Ved lengre sykefravær skal legeerklæring fornyes hver 14. dag, med mindre legen finner det unødvendig på grunn av sykdommens art eller fordi arbeidstakeren er innlagt på sykehus.

• Enheten må selv følge opp at det ved lengre sykefravær kommer sykmeldinger og påse at de er underskrevet av den syke. Deretter må enheten videresende del D til Sentraladministrasjonen snarest mulig.

• Når arbeidstakeren igjen er frisk, må enheten også sjekke at dato for friskmelding (pkt 4 ”Friskmelding”) er utfylt.


5.2.2 Oversending av refusjonskrav
Sentraladministrasjonen sender krav om refusjon av sykepenger til trygdekontoret hvor den sykmeldte har bosted.

Følgende skal utføres av Sentraladministrasjonen:
• Når sykmelding er mottatt og registrert, blir skjemaet ”Inntekts- og skatteopplysninger”, vedlagt sykmelding(er) del D, sendt det aktuelle trygdekontor.

• Skjemaet merkes enheten hvor den ansatte arbeider (kortversjon) og tjenesteforholdskode, eks F for fast ansatt.

• Punktene 4, 5 og 6 på skjemaet trengs ikke fylles ut for fast ansatte. For midlertidig ansatte, se nærmere om dette i kap 5.2.3.

• Det må alltid tas kopi av kravet og av del D (grønn del) slik at regnskapssjekk mot refusjon kan foretas.

• Sentraladministrasjonen følger opp refusjonskravene mot trygdekontorene. Når lister over refunderte beløp kommer fra trygdekontorene (en gang per måned), legges beløpene inn i lønns- og personalsystemet, og det foretas en kontroll mot kravet som tidligere er
beregnet av lønns- og personaldatasystemet.

• Den enkelte enhet kan gå inn å se på refusjonskravene, og ta kontroll, men de kan ikke utføre noe i refusjonsmodulen.


5.2.3 Hva refunderes
Trygdekontorene refunderer sykepenger etter Folketrygdloven. Dette samstemmer ikke alltid med bestemmelsene statsansatte har etter Hovedtariffavtalen. (Se PM 23/99.)

Kort om punktene:
• Det er trygdekontoret som avgjør om UMB får refundert sykepenger. Trygdekontoret vurderer om vedkommende har rett til sykepenger - eventuelt finner at årsak til sykmeldingen ikke er hjemlet i folketrygdloven.

• Det refunderes ikke sykepenger for arbeidsgiverperioden – dvs de første 16 sykedagene i et hvert nytt sykefravær. Unntak er når det er mindre enn 16 dager mellom to sykefravær. Da regnes alle dagene i det andre sykefraværet med.

• Nytilsatte må ha vært i arbeid på UMB i 4 uker før vedkommende kan få lønn under sykdom. Det samme gjelder når tilsatte har vært ute i permisjoner. Etter dette tidspunktet kan vi starte å regne arbeidsgiverdager (16dager). Deretter kan sykepenger opparbeides og refusjon kan gis.

• For midlertidig ansatte som har en fastsatt sluttdato, og som da er sykmeldt, stoppes refusjonen når arbeidsforholdet opphører.

• Den ansatte må ha et inntektsgrunnlag på minimum 50 % av 1 G – det vil si ca kr 30 350,- per år.

• Når trygdekontoret beregner refusjon, er høyeste sykepengegrunnlag 6 G (pr 01.05.05 utgjør 1 G kr 60 699,-). Dette tilsier at UMB ikke får full refusjon av lønnskostnadene for arbeidstakere med høy lønn). Refusjonen kan ellers også avvike. Trygdekontoret har sine egne beregninger for hvordan grunnlaget skal fastsettes.

• Feriepenger refunderes kun for 48 sykepengedager i opptjeningsåret. (Dette refunderes i mai måned etter opptjeningsåret.)

• Når det er gitt refusjon for en arbeidstaker i 248 dager i løpet av en treårsperiode så stoppes den. Ny refusjon vil ikke bli gitt før arbeidstakeren har vært helt arbeidsfør i 26 sammenhengende uker. Dersom Vedkommende gjenninntrer i hele stillingen, kan hun/han ha vært kortvarig syk i arbeidsgiverperioden eller ha benyttet egenmelding. Dette gjelder ikke ansatte som etter sykelønnsåret gjeninntrer i deler av stillingen. Dersom hun/han da blir syk, må UMB stanses lønn for sykedagene, og den ansatte må ha kontakt med trygdekontoret, slik at de får sykepenger for disse dagene.



5.2.4 Hvordan får enhetene sykepengene
• Økonomiavdelingen overfører refunderte sykepenger inkl arbeidsgiveravgift fortløpende.

• Refusjonsbeløpet godskrives konto hvor vedkommende sykmeldte lønnes.




Oppdatert: 23.06.05
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn