Access & Delegation

For å få fullt utbytte av Notes er det viktig at du kan se kalenderen til dem du jobber sammen med. Hvis du sperrer ute alle fra kalenderen din blir mye av vitsen med Notes borte. De som ringer en ekspedisjon blir aldri særlig fornøyd når de bare får beskjed om at ingen vet hvor du er eller når du eventuelt er tilbake på kontoret.

Hvis du ikke har installert Notesklienten på maskinen din, kan du bruke en terminalserver eller benytte iNotes.

Hvordan la andre lese kalenderen din

Hvem som kan lese kalenderen din bestemmes i Tools/Preferences /Access & Delegation/Access to Your Mail & Calendar.

Når Notesklienten blir installert, kan ikke andre lese hva som står i kalenderen din, men de kan se om du er opptatt.
Vi foreslår at du endrer dette slik at de også kan lese kalenderen din.

Gå til Access & Delegation og velg fanen Access to Your Mail & Calendar,
og trykk så på Add Person or Group.

Klikk på Access is for everyone , og klikk OK.

Vær klar over at hvis du krysser av for All Mail, Calendar and To Do under 2, så vil så vil de utvalgte se alle dokumentene dine. Også de som er merket Privat!

Når du nå klikker på -Default- vil du se at alle kan lese kalenderen din og To Do.

Nå kan alle se kalenderen din, men det du ikke vil at andre skal se merker du Private.

Hvordan la bare en bestemt gruppe lese kalenderen din

Du kan la en bestemt gruppe få adgang til å lese kalenderen din.
Trykk på Add Person or Group

Når du trykker på den lille knappen til venstre får du opp adresseboka:

Velg gruppe og trykk OK to ganger

Nå ser du at alle i gruppen USIT-alle kan lese kalenderen din (og To Do)

Hvordan la andre skrive i kalenderen din

Det kan ofte være lurt å la noen ha tilgang til å skrive i kalenderen din.
Det kan f.eks. være en professor som lar en annen legge inn veiledningsavtaler for seg.
Sykdom eller andre årsaker kan føre til at du blir fraværende samtidig som du ikke har tilgang til nettet.

Velg Add Person or Group

• Fra adresseboka velger du personen du vil gi tilgang
• Under punkt 2 velger du Only Calendar and To Do
• Under punkt 3 gir du vedkommende lov til å lese og skrive i kalenderen din
• Trykk OK
  

Gjør f.eks.det samme med gruppen som inneholder de som sitter på avdelingens sentralbord.

Her har Ingvild og resepsjonen fått tilgang til å skrive i kalenderen.

Sperr ikke busytime

Busytime er en database som gjør det mulig å se om folk er opptatt når du skal invitere til et møte. Det er derfor viktig at den ikke sperres for andre.

I Tools/Preferences under Access to your Schedule skal det være krysset av for Everyone may see your schedule information

Sette tilgang i kalenderen fra iNotes

Hvis du ikke har installert Notes-klienten kan du bruke iNotes i stedet.

Gå inn på Preferences oppe i høyre hjørne og velg Delegation.
Nå kan du åpne kalenderen din for andre:

Trykk Save and Close etter at du har forandret noe.