Notat
Til:
Universitetsdirektøren
USIT – Universitetets senter
for informasjonsteknologi
Fra:
IT-direktøren
Postboks 1059 Blindern
N-0576 Oslo
Saksansv:
Bjørn Ness
http://www.usit.uio.no/
+47 22852470 (tlf)
+47 22852730 (fax)
Sakseier:
USIT
|
Notat |
|
||
|
Til: |
Universitetsdirektøren |
USIT – Universitetets senter
|
|
|
Fra: |
IT-direktøren |
||
| Gaustadalléen
23 Postboks 1059 Blindern N-0576 Oslo |
|||
| Dato: Saksansv: |
17. mars
2003 Bjørn Ness |
postmottak@usit.uio.no http://www.usit.uio.no/ +47 22852470 (tlf) +47 22852730 (fax) |
|
| Saksnr: Sakseier: |
J.nr:
USIT |
||
Det siste tiåret har universitetet – på linje med de fleste organisasjoner, institusjoner og foretak – gjennomgått en utvikling der IT-tjenester og IT-ressurser er blitt en naturlig og uunnværlig del av arbeidet med de fleste oppgaver innen alle deler av virksomheten. Denne utviklingen reiser mange spørsmål av betydning for utviklingen av universitetet, den krever årvåkenhet og beredskap når det gjelder å gripe de muligheter målrettet anvendelse av IT i virksomheten gir og til å sikre seg mot den sårbarheten som universitetets og den enkelte brukers avhengighet av IT eksponerer. Dette notatet er en oversikt over noen sentrale problemstillinger knyttet til IT-virksomheten, problemstillinger som i en eller annen form vil komme på styrets dagsorden i løpet av 2003 og 2004:
Til slutt følger en liste over dokumenter som beskriver ulike sider av IT-virksomheten ved Universitetet i Oslo. I tillegg vises det til “IT-saker i Kollegiet 1996-2002” som gir en oversikt over sentrale Kollegievedtak på området de siste årene.
I “Universitetet i Oslo: Langtidsplan 2000-2004” formuleres universitetets målsettinger om å være et forskningsuniversitet av høy internasjonal standard med et læringsmiljø på linje med de beste europeiske universitetene. Langtidsplanens målsettinger kan ikke realiseres uten at universitetet mestrer IT i sine prosesser og virksomheter innen såvel primærvirksomheten (forskning, utdanning og formidling) som tekniske og administrative støttetjenester. IT-strategiens oppgave er å gi svaret på denne utfordringen, – hvordan ønker universitetet å bruke IT, hvordan skal universitetet mest hensiktsmessig bruke IT for å nå sine mål og hva er de strategiske og operative mål for IT-virksomheten?
Informasjonsteknologiens betydning for virksomheten innebærer også at universitetet – og ikke minst ledelsen på alle nivåer – må vie IT-virksomhetens operative og strategiske betydning større oppmerksomhet i årene som kommer dersom vi skal nå våre mål. Det strategiske grunnlaget for IT-virksomheten ved Universitetet i Oslo til nå har vært Kollegiets vedtak i to saker:
I løpet av vårsemesteret tas det sikte på å legge fram forslag til ny IT-strategi for universitetet. I forbindelse med at gjeldende langtidsplan for universitetet utløper neste år, bør det gjøres ha en systematisk gjennomgang av informasjonsteknologiens rolle og betydning for Universitetet i Oslo som forskningsuniversitet. Et eksempel på en slik gjennomgang er rapporten fra National Research Council i USA om “Preparing for the Revolution: Information Technology and the Future of the Research University”.
Retningslinjene for akseptabel bruk av universitetets IT-tjenester og IT-systemer er formulert i “Reglement for bruk av universitetets IT-tjenester” vedtatt av Kollegiet i februar 1996. Siden den gang er det dukket opp en rekke nye problemstillinger knyttet IT-bruken, problemstillinger som gjeldende IT-reglement i liten grad berører. UNINETT har satt i gang et arbeid for å utforme en felles mal for IT-reglement for UH-institusjonene i Norge. Dette arbeidet vil neppe være avsluttet før tidlig i 2004. Med utgangspunkt i dette arbeidet vil det bli utarbeidet et nytt IT-reglement for Universitetet i Oslo, supplert med lokale bestemmelser som ikke dekkes av fellesbestemmelsene. I en litt bredere kontekst blir et spørsmål, – hvilke regulatoriske rammer skal universitetet legge på sin IT-virksomheten, hva slags behov for reguleringer følger av de målsettinger universitetet setter for IT-virksomheten?
Universitetets IT-organisasjon er strukturert i to nivåer, – lokal IT tilknyttet grunnenhetene og sentral IT i form av USIT som en avdeling i sentraladministrasjonen. Denne IT-organisasjonen er bygd på Effektiviseringsprosjektets anbefalinger og er beskrevet i vedlegg 3 “Ansvars- og oppgavedeling i universitetets IT-organisasjon” til IT-strategien for 1999-2002. For tiden legger denne virksomheten beslag på omlag 6% (rundt 250 millioner kroner) av universitetets totale budsjett fordelt på vel 3,5% til lokal IT og i underkant av 2,5% til sentral IT. Målt i årsverk forbruker IT-virksomheten i overkant av 200 årsverk (under 4% av universitetets årsverk) fordelt på minst 90 årsverk i lokal IT (her er grunnlaget usikkert og det virkelige tallet nok en del høyere) og omlag 110 årsverk i sentral IT.
Erfaringen med den todelte IT-organisasjonen er gjennomgående positive. Vi har gjennomgående fått en profesjonalisering av de lokale IT-ansvarlige, en økende andel har dette som sin eneste arbeidsoppgave og den faglige oppfølgingen fra USITs side er blitt bedre. Det gjenstår endel arbeid med å gjennomføre ansvars- og oppgavedelingen og det gjenstår en del arbeid med å sikre en tilfredsstillende gjennomgående tjenestekvalitet på lokale IT-tjenester.
IT-bruken på universitetet har vokst dramatisk det siste tiåret. Dette setter spørsmålet om hva som er en riktig dimensjonering og derigjennom finansiering av denne virksomheten. Dette gjelder spesielt sentral IT som stort sett har hatt omtrent samme utvikling i økonomisk ramme som universitetet som helhet, selv om tjenesteproduksjonen og tjenestespekteret har vokst dramatisk i samme periode. For å få et bedre beslutningsgrunnlag i dette (og andre) IT-spørsmål er det nødvendig å etablere mekanismer for å måle ressursbruk, tjenesteproduksjon, tjenestekvalitet, brukertilfredshet og andre størrelser knyttet til IT-virksomheten. I løpet av 2003 vil det bli gjennomført flere tiltak på dette området. En bedre rapportering ut fra den statistikk som allerede foreligger er på trappen og det er arbeid i gang for å gjennomføre en brukerundersøkelse blant studenter og ansatte på universitetet med mer
Et sentralt punkt er det at vi ikke har noe godt grunnlag for å sammenligne vår ressursbruk og kvaliteten på vår IT-virksomhet med situasjonen ved universiteter vi ønsker å sammenligne oss med. Internasjonalt finnes det lite materiale som kan danne grunnlag for slike sammenligninger. På nåværende tidspunkt er antakelig den beste måten å skaffe et slikt materiale på, å etablere et samarbeid med to-tre andre universiteter om å gjøre en slik sammenligning. I denne omgang vil svenske universiteter være de mest aktuelle og det vil bli satt i gang arbeid for å klarlegge om det er interesse og grunnlag for å gjennomføre en slik studie.
Selv om vi – på nåværende tidspunkt – ikke kan få bekreftet det med systematiske undersøkelser, er det flere forhold som tyder på at Universitetet i Oslo har en god IT-infrastruktur og et godt IT-tjenestetilbud sammenlignet med andre universiteter nasjonalt og internasjonalt. Dette er en viktig kvalitet ved universitetet og et fortrinn som kan utnyttes i de omstillinger institusjonen står overfor. Oversikten “IT-tjenestetilbudet ved Universitetet i Oslo” er en grov oversikt over tjenestene og ressursene som går med i produksjonen av dem.
IT-tjenesteproduksjon på et sted som universitetet er et komplekst foretak. Bredden i universitetets IT-bruk er langt større enn det vi finner jevnt over i bedrifter og organisasjoner ellers i samfunnet. Samtidig ligger det i universitetets natur å være i forkant i kunnskapsutviklingen, noe som også stiller tilsvarende krav til IT-virksomheten og IT-tjenestene. Med bakgrunn i dette og i den raske informasjonsteknologiske utviklingen, er det ikke bare snakk om drift og vedlikehold av eksisterende infrastruktur og tjenestetilbud, men også en bærekraftig tjenesteutvikling og å ta ny teknologi og nye løsninger i bruk til riktig tid.
Det er tre viktige suksessfaktorer i arbeidet med IT-infrastruktur og IT-tjenestetilbud. Den første er samvirke og samspill mellom tjenester og løsninger, – tjenestene og løsningene må kunne leve sammen og utveksle informasjon. Den andre er et løsningene er kosteffektive og den tredje er at innenfor fellesskapet får alle dekket sine behov for IT-tjenester. Standardisering og felles, gjennomgående tekniske løsninger er det viktigste virkemiddelet for å realisere dette.
Avhengigheten av IT-tjenestene aktualiserer spørsmålet om hva som er akseptabel risiko og sårbarhet. I dag medfører selv små driftsavbrudd at det stort antall brukere ikke får gjort jobben sin. Hva konsekvensene av større avbrudd innebærer, erfarte universitetet ved det store passordkiftet høsten 2002.
USIT har en betydelig ekstern virksomhet. Den står for omtrent en fjerdedel av virksomheten og gir et årlig overskudd på omlag 4 millioner kroner. Dette overskuddet pløyes tilbake til USITs ordinære virksomhet og bidrar til å finansiere universitetets IT-infrastruktur og IT-tjenestetilbud. Notatet “USITs eksterne virksomhet” beskriver retningslinjene for denne virksomheten og gir en oversikt over oppdragsportefølgen.
I løpet av året vil det bli gjennomført en konsulentutredning av organiseringen av denne eksterne virksomheten. Denne gjennomgangen vil inneholde vurdering av om det er hensiktsmessig å skille ut denne delen av virksomheten i et eget selskap, hva som eventuelt vil være en formålstjenlig organisasjonsform og organisatorisk tilknytning til USIT og universitetet, hvordan utskillingen eventuelt kan løse best praktisk med mer.
Med dette dokumentet følger disse vedleggene i trykt utgave:
I den elektroniske utgaven av notatet [http://www.usit.uio.no/usit-rad/til-styret/] er det pekere til følgende dokumenter med informasjon om ulike sider ved IT-virksomheten på Universitetet i Oslo: