Mandat for avdelingsstyrene

(vedtatt i Høgskolestyret sak 26/03, 08.04.2003, med endringer som fremkom i Høgskolestyret sak 70/03, 15.12.2003)

1.      Vedta avdelingens budsjett og behandle avdelingens regnskap

2.      Vedta avdelingens virksomhetsplaner, eventuelt særskilt handlingsplan for internasjonalisering og FoU.

3.      Foreslå for høgskolestyret avdelingens studieprogram og fagportefølje.

4.      Oppnevne avdelingens representanter til råd og utvalg internt i høgskolen, og representasjon i nasjonale/internasjonale fora.

5.      Være høringsinstans

Stillingsbeskrivelse for Avdelingsledere
(vedtatt i Høgskolestyret sak 34/03, 18.06.2003)

1.      Avdelingsleder er avdelingens faglige og administrative leder. 

Avdelingsleder rapporterer til rektor i faglige saker og til direktør i administrative saker.

2.  Avdelingsleder utpeker en av studielederne som sin stedfortreder.

3.  Avdelingsleder forbereder saker til avdelingsstyret og fremmer forslag til

vedtak etter samråd med leder for avdelingsstyret. Avdelingsleder er også ansvarlig for at saker fra avdelingen som skal avgjøres i høgskoles styre blir forberedt i avdelingen.

4.      Avdelingsleder er ansvarlig for å iverksette avdelingsstyrets vedtak.

5.      Avdelingsleder er ansvarlig for at avdelingen når de mål som er fastsatt i

strategiske planer og handlingsplaner, vedtatt av høgskolestyre og avdelingsstyre. Avdelingsleder er videre ansvarlig for at avdelingens drift skjer innenfor de økonomiske rammer disse styrene har trukket opp.

6.      Avdelingsleder er ansvarlig for å utvikle avdelingens FoU-strategi og for å

foreta en prioritering av FoU-prosjekter i forbindelse med disponeringen av tid til FoU i arbeidsplanene.

7.      Avdelingsleder kan delegere til studieleder disponeringen av den del av

personalets arbeidsplaner som er tildelt studieleders ansvarsområde.

8.      Avdelingsleder har disponeringsrett over vedtatt budsjett. Denne myndighet

kan delegeres videre til studieledere og kontorsjef innenfor de budsjettrammer avdelingsstyret har vedtatt.

9.      Avdelingsleder har myndighet til å inngå avtaler om kjøp av varer og

tjenester. Denne myndigheten kan delegeres videre til studielederne og kontorsjefen, innenfor ovenfor nevnte disponeringsrett over vedtatt budsjett.

10. Avdelingsleder har myndighet til å inngå avtale om engasjement av

timelærere, gjesteforelesere, sensorer, inspektører og annen hjelp. Denne myndigheten kan delegeres videre til kontorsjefen.

11. Avdelingsleder har myndighet til å inngå avtale om levering av varer og

tjenester til eksterne oppdragsgivere. Denne myndigheten kan delegeres videre til kontorsjefen.

12. Avdelingsleder har myndighet til å inngå samarbeidsavtaler med andre

institusjoner.

13. Avdelingslederen har arbeidsgiveransvar for avdelingens personale, og har

     ansvar for kontakten med arbeidstakerorganisasjonene i driftsenheten.

      Avdelingsleder er ansvarlig for at det gjennomføres medarbeidersamtaler    

     med de ansatte.

14. Avdelingslederen har ansvar for helse, miljø og sikkerhet på avdelingen,

og har ansvar for å gjennomføre regulære vernerunder. 

Stillingsbeskrivelse for kontorsjef

(vedtatt i Høgskolestyret sak 34/03, 18.06.2003)

1.      Kontorsjefen skal lede og koordinere avdelingens administrative   

støtteapparat med avdelingslederen som nærmeste overordnede. Kontorsjefen utfører disse oppgavene i nært samarbeid med avdelingsleder.

2.      Kontorsjefen deltar i saksforberedelsen til avdelingsstyre og andre formelle

organer.

3.      Kontorsjefen skal sammen med avdelingsleder sørge for at administrasjonen fungerer som støtte i forhold til avdelingens primære oppgaver og at bistand ytes til både til avdelingsleder og studieledere.

4.      Kontorsjefen kan på vegne av avdelingsleder gjennomføre årlige medarbeidersamtaler med det teknisk/ administrative personalet. Kontorsjefen bidrar i planleggingen av kompetanseoppbygging i administrasjonen.

5.  Kontorsjefen skal sørge for at følgende studieadministrative oppgaver blir

     ivaretatt:

                      - Mottak av studenter

                - Saksbehandling av søknader om rett til å gå opp til eksamen, inkl. søknader

                   fra privatister

                           - Administrere prøve- og eksamensavvikling, herunder innlevering av

                             oppgaver og kontroll med at det formelle ved oppgavene er i orden

               - Kontakt og avtaler med sensorer, praktisk og økonomisk

                           - Registrering av sensurvedtak og medansvar for vitnemål

               - Klagesaker fra studenter iht. gjeldende regelverk.

2.      Kontorsjefen skal sørge for at avdelingens økonomisystem fungerer i

henhold til statens økonomireglement og HiØ’s økonomihåndbok. Kontorsjefen forvalter de midler som er stilt til rådighet for avdelingen, i samsvar med rammer og retningslinjer fastsatt av styret og avdelingsstyret.

7.  Kontorsjefen attesterer alle bilag.

8. Kontorsjefen inngår avtaler med timelærere og andre som leverer varer og

tjenester til avdelingen, etter delegering fra avdelingsleder.

10.  Kontorsjefen utøver visse oppgaver knyttet til personalforvaltning for avdelingens ansatte, etter delegering fra avdelingsleder.

10. Kontorsjefen sørger for at retningslinjene for helse, miljø og sikkerhet blir

      ivaretatt,

11.  Kontorsjefen utfører det praktiske i forbindelse med avtaler om eksternt finansiert virksomhet der hvor det er avdelingen som har fullmakt til å inngå avtalene.

12.  Avdelingsleder kan delegere andre oppgaver til kontorsjef. Dette gjelder imidlertid ikke arbeidsgiveransvaret.

Stillingsbeskrivelse for Studieledere

(vedtatt i Høgskolestyret sak 34/03, 18.06.2003)

1. Studielederen er underlagt avdelingslederen. Studielederen samarbeider med

    fagmiljøene om gjennomføringen av studieprogrammene.

2.      Studieleder er ansvarlig for et nærmere definert antall studieprogram. Dette

innebærer at studieleder er ansvarlig for at planlegging og gjennomføring av studieprogrammene skjer i samsvar med vedtatt ramme-/studieplan samt innenfor de budsjettmessige rammer programmet har fått tildelt.

3.      Ved studieprogram med praksis som obligatorisk del av utdanningen, er

studieleder også ansvarlig for at praksisdelen av utdanningen gjennomføres i henhold til vedtatt plan. Dette inkluderer også nødvendig kontakt med praksisveiledere og praksissteder.

4.      Studieleder er videre ansvarlig for å koordinere fagene som inngår i

studieprogrammet, slik at hensynet til utdanningens helhet blir ivaretatt.

5.      Studieleder er ansvarlig for at studentevaluering og studieevaluering blir

gjennomført og fulgt opp i henhold til vedtatt system for kvalitetssikring.

6.      Studieleder er ansvarlig for å initiere videreutvikling av studieprogrammet,

og for å ta initiativ til å utrede eventuelle nye utdanninger innenfor fagfeltet.

7.      Studieleder er ansvarlig for inngåelse og oppfølging av studentenes

utdanningsplaner, i samarbeid med studieadministrasjonen.

8.      Studieleder deltar i studieveiledning og bistår administrasjonen ved

godkjenning av emner tatt ved andre institusjoner (”innpassing”).

9.      Studieleder er ansvarlig for å skaffe kvalifiserte lærere til gjennomføring av   

studieprogrammet. I samarbeid med fagmiljøene, andre studieledere innen avdelingen og avdelingsleder koordinerer studielederen undervisningsdelen i arbeidsplanen til undervisnings- og forskningspersonalet.

10.  Ved behov for eksterne lærere tar studieleder kontakt med aktuelle

timelærere, eventuelt vikarer. Innenfor gitt budsjett og vedtatt studieplan definerer studieleder hvilken undervisning avdelingen skal inngå avtale om. Selve kontrakten inngås mellom timelæreren og avdelingens ledelse.