Reglement

Reglement for avdelingsstyrer ved Høgskolen i Sør-Trøndelag

(Vedtatt av Høgskolestyret 17.04.2007)

1. Avdelingsstyrets mandat og oppgaver

Avdelingsstyret er avdelingens øverste styringsorgan og fatter sine beslutninger etter

delegasjon fra og på vegne av høgskolestyret, i overensstemmelse med gjeldende lover og

forskrifter og i samsvar med de rammer og målsettinger som fastsettes av høgskolestyret.

Avdelingsstyret skal bidra til at den faglige virksomhet ved avdelingen holder høy kvalitet, er

i utvikling, og at det kontinuerlig foregår et systematisk kvalitetsarbeid som omfatter både

faglig og administrativ virksomhet ved avdelingen.

Avdelingens daglige ledelse ivaretas av dekanen som arbeider på delegasjon fra og rapporter

til rektor. Hvis dekanen er i tvil om, eller uenig i, at en avgjørelse i avdelingsstyret er i

samsvar med høgskolestyrets rammer og målsettinger for avdelingen, kan dekanen legge

saken frem for høgskolestyret (via rektor). Referat fra avdelingsstyremøtene skal gjøres kjent

for høgskolestyret gjennom styrets referatsaker. Avdelingsstyrets vedtak skal følge som

vedlegg til saken dersom denne skal behandles i høgskolestyret.

Avdelingsstyret skal i sin virksomhet legge vekt på rollen som strategisk styringsorgan, og

avdelingens dekan skal gis myndighet og handlingsrom for utøvelse av dennes lederansvar for

virksomheten på både kort og lang sikt.

Avdelingsstyret skal behandle og gjøre vedtak i følgende saker:

·

Avdelingenes strategiske plan i hht høgskolens overordnede mål og strategier

·

Fag- og studieplaner innenfor rammer fastsatt av høgskolestyret

·

avdelingens årlige kvalitetsrapport

·

avdelingens plan- og budsjettforslag

·

avdelingens interne organisering i programområder

·

oppnevning av tilsettingsutvalg for tilsettinger i undervisnings- og forskerstillinger

·

Større saker av overordnet strategisk eller prinsipiell betydning for avdelingen, etter

vedtak i høgskolestyret

Avdelingsstyret skal behandle og gi råd i følgende saker:

·

disponering av tildelt budsjett i hht. vedtatte planer, mål og strategier

·

oppnevning av programansvarlig

·

oppnevning av medlemmer til råd og utvalg

Avdelingsstyret skal avgi høringsuttalelser i følgende saker til behandling i

høgskolestyret:

·

oppretting/nedlegging av studietilbud ved avdelingen

·

endring av avdelingens studentplantall og rammer for opptak av studenter

·

høgskolens strategiplan, handlingsplaner og andre sentrale strategiske dokumenter for

høgskolens virksomhet

·

endringer i intern organisering og styringsordning ved høgskolen

·

andre saker hvor høgskolestyret ønsker tilråding fra avdelingsstyret

2. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning – valg

Avdelingsstyret skal ha 9 medlemmer med følgende sammensetning:

·

2 eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolestyret etter innstilling fra det sittende

avdelingsstyret

·

2 medlemmer valgt blant studentene

·

1 medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte

·

4 medlemmer valgt blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling

Gjennomføring av valgene av medlemmer til avdelingsstyret fra studentene og de tilsatte er

regulert i Valgreglementet for Høgskolen i Sør-Trøndelag.

3. Avdelingsstyrets ledelse og administrasjon

Avdelingsstyret ledes av ett av de eksterne styremedlemmene oppnevnt av høgskolestyret.

Hvis denne har forfall, trer den andre av de to eksterne styremedlemmene inn i dennes sted.

Dekanen er sekretær for avdelingsstyret, og forbereder i samråd med avdelingsstyrets leder

saker til behandling og forslag til vedtak i avdelingsstyret. Det skal legges vekt på å planlegge

avdelingsstyrets arbeid slik at avdelingsstyrets rolle som overordnet, strategisk styringsorgan

blir ivaretatt og gitt prioritet.

4. Møtefrekvens, saksliste, innkalling og møteplikt

Dekanen sørger for at det holdes regelmessige møter i avdelingsstyret. Det skal minimum

holdes 2 møter pr. semester. Avdelingsstyret skal fastsette en møteplan for sin virksomhet ved

starten av hvert semester.

Ekstraordinært avdelingsstyresmøte skal innkalles hvis rektor, minst 3 av avdelingsstyrets

medlemmer eller dekanen selv krever det.

Dekanen har ansvar for å holde oversikt over saker som skal behandles i kommende møter.

Eventuelle saker som ønskes fremmet for avdelingsstyret, sendes skriftlig til dekanen senest 2

uker før møtet i avdelingsstyret. Dekanen avgjør i samråd med avdelingsstyrets leder om

saken skal fremmes og eventuelt når den skal fremmes for avdelingsstyret av hensyn til

nødvendig forutgående saksbehandling. I tilfeller der saken ikke blir fremmet for

avdelingsstyret, skal den som har foreslått saken fremlagt, ha en skriftlig begrunnet

tilbakemelding.

Innkalling, saksliste og saksdokumenter sendes ut til medlemmer og varamedlemmer, samt

rektoratet og høgskoledirektøren, senest 1 uke før møtet skal avholdes.

Medlemmene i avdelingsstyret har generell møteplikt. Ordinære tjenestelige arbeidsoppgaver

og undervisning er ikke gyldig forfallsgrunn for medlemmer som er tilsatte eller studenter ved

avdelingen.

5. Møteordning

Avdelingsstyrets møter skal som hovedregel holdes for åpne dører, med unntak av saker som

skal unntas offentlighet. Dekanen har ansvar for beslutning om hvilke saker som bør unntas

fra offentlighet og behandles for lukkede dører. (Jfr. også pkt. 8 Taushetsplikt).

Dekanen avgjør før hvert møte om observatører fra dennes administrative stab skal møte for å

redegjøre for saksforhold og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer ved

behandling av den enkelte sak.

Dersom avdelingsstyret holdes for lukkede dører, kan avdelingsstyret innkalle personer for å

redegjøre for saken og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer, før saken

sluttbehandles av avdelingsstyret for lukkede dører. Vanlige regler for taushetsplikt gjelder

(jfr. forvaltningsloven).

6. Behandling av saker – referat

Forslag til avdelingsstyrets vedtak eller tilråding i de enkelte sakene må foreligge skriftlig før

disse behandles.

Alle vedtak som er fattet på dekanens fullmakt legges ved innkallingen til avdelingsstyrets

møter.

Det føres referat fra møtene i avdelingsstyret. Medlemmer i avdelingsstyret gis anledning til å

levere egen tilførsel i referatet for å forklare sin stemmegivning i enkeltsaker.

Møteinnkalling, saksliste og referat for avdelingsstyret skal legges ut på avdelingens nettsider.

7. Inhabilitet

I enkelte tilfeller kan et medlem av avdelingsstyret være inhabilt til å forberede en sak for

avgjørelse eller i styrets behandling av denne. Dette vil gjelde:

·

når medlemmet selv er part i saken

·

når et medlem har eller har hatt et familie-, verge- eller fullmektigforhold til en person

som er part i saken

·

Medlemmet er også inhabilt når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å

svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om

avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for medlemmet selv

eller noen som det har en nær personlig tilknytning til

Å være saksbehandler for en avdelingsstyresak vil ikke gjøre et styremedlem inhabil i saken.

Det enkelte medlem av avdelingsstyret plikter selv å si i fra i god tid om aktuelle forhold som

gjør eller kan gjøre henne/ham inhabil, slik at et varamedlem kan innkalles.

Reises det tvil om habilitet, kan også spørsmålet tas opp under konstitueringen av møtet.

Avgjørelsen av habilitetsspørsmålet treffes av dekanen før den aktuelle saken behandles.

Et avdelingsstyremedlem som er inhabilt i behandlingen av en sak, fratrer møtet under

behandlingen og avstemning i saken.

8. Taushetsplikt

Når avdelingsstyret behandler personalsaker eller personlige forhold, skal møtet lukkes for

tilhørere. Deltakerne har da taushetsplikt, slik dette er regulert i forvaltningsloven.

Tilsvarende gjelder også ved andre saksforhold som dekkes av forvaltningsloven.

Selv om saksforholdet ikke faller inn under ovennevnte regler, kan møtet lukkes etter

avdelingsstyrets beslutning når saksforholdet krever det. Forvaltningslovens regler om

taushetsplikt gjelder også i slike tilfeller.

9. Ikrafttreden og endringer

Dette Reglement for avdelingsstyrer ved Høgskolen i Sør-Trøndelag trer i kraft fra 1. august

2007. Det vil bli holdt oppdatert av høgskoledirektøren for å bringes i samsvar med eventuelle

nye lovbestemmelser, forskrifter eller vedtak i Høgskolestyret innenfor de enkelte

saksområder som berører avdelingsstyrenes virksomhet.

******************