Et kartleggingsprosjekt i inkassobransjen våren 2005 avdekket ulik praksis når det gjelder sletting av opplysninger, ansvarsplassering, og bruk av kredittopplysninger i virksomheten.

Det ble gjennomført 11 tilsyn i forbindelse med prosjektet.
- Tilsynene viser at det er behov for avklaringer når det gjelder inkasso, sier Katrine Berg, Datatilsynets fagansvarlige for økonomisaker.

Bruk av kredittopplysninger
Prosjektet så spesielt på bruken av  kredittopplysninger i inndrivningsprosessen.

Enkelte selskaper bruker kredittvurderinger rutinemessig i oppstartsfasen for å kartlegge kredittsituasjonen til skyldneren. Andre selskaper benytter bare kredittopplysninger når det avgjøres hvorvidt rettslige skritt skal tas i saken. Samme begrunnelse for bruken går igjen i begge tilfeller: God inkassoskikk innebærer at man ikke skal påføre kunden eller skyldner unødvendige kostnader, for eksempel ved å iverksette inndrivelse av krav der det er lite eller intet å hente. Noen kredittsjekker skyldnerne enda hyppigere.
– Vi må se nærmere på i hvilke tilfeller inkassobyråene faktisk har saklig behov for kredittopplysninger, sier Katrine Berg. - Nå har vi kartlagt praksis, og så må vi vurdere saken med det som utgangspunkt. 

Sletting av personopplysninger
Personopplysninger skal slettes straks de ikke lenger er nødvendige for å oppnå  formålet de ble innsamlet for. I enkelte tilfeller pålegges et dokumentasjonskrav som gjør det nødvendig å lagre opplysningene lenger, for eksempel den lovpålagte 10-års plikten til å oppbevare dokumentasjon etter regnskapsloven.

- Vi ser at bransjen har ulik praksis når det gjelder sletting av opplysninger i inkassosaker. Bransjen selv ønsker standardiserte retningslinjer for når personopplysninger relatert til ulike typer krav skal slettes. – Slike retningslinjer fantes i de gamle konsesjonene virksomhetene hadde etter personregisterloven, og vi ser at noen selskaper fortsatt bruker disse gamle konsesjonene som mal, påpeker Berg.

Ansvarsforhold
Enkelte av inkassoselskapene ser på seg selv som databehandler for kreditor, mens andre ser seg som selvstendige behandlingsansvarlige.
- Ansvarsplasseringen kan få betydning for kreditors mulighet til innsyn i opplysningene inkassobyrået har, sier Katrine Berg.

Det er som hovedregel inkassoselskapet som på bakgrunn av sin inkassoerfaring bestemmer strategi for inndriving av det enkelte krav. Kunden (kreditor) blir løpende informert om strategivalget, og frarådd å følge opp kravet dersom det er lite å hente.

Retningslinjer eller bransjenorm
- Når vi ser at virksomhetene har såpass forskjellig praksis og tolkning av reglene om bruk av personopplysninger, må vi vurdere å lage retningslinjer for bransjen, gjerne i samarbeid med bransjen selv, sier Katrine Berg.
- En annen mulighet er at bransjen selv setter seg ned og utformer regler for hvordan personopplysningene skal håndteres. Hun viser til at den svenske inkassobransjen har utformet bransjenormer, som også er blitt godkjent av den svenske Datainspektionen.