Mer enn 4500 personer ringte eller skrev epost til Datatilsynet i første halvår 2007. Den største gruppen, i overkant av 800 personer, hadde spørsmål om personvern på arbeidsplassen. Hva skjuler seg bak disse tallene?

Hågen Ljøgodt og Alf Ole Synstad er juridiske rådgivere som blant annet svarer på telefonhenvendelser og eposter. – Folk spør om det meste, sier Alf Ole Synstad.  – En situasjon vi får mange henvendelser om er hva som skal skje med epostkasser og filområder når en person slutter i jobben.

– En typisk situasjon er at en kompanjong i et mindre firma velger å trekke seg ut, sier Hågen Ljøgodt. - Kanskje han til og med går på dagen. Da kan det lett bli usikkerhet og konflikt rundt håndteringen av eposter og filer.
 
- En som slutter i en jobb, bør rydde mer enn bare pulten og bokhylla, fastslår Alf Ole Synstad. 

Ljøgodt og Synstad ramser opp noen enkle råd til arbeidstakere som skal slutte i en virksomhet:

- Slett e-posten din før du drar. Send selv beskjed til alle dine kontakter om at du slutter i jobben.
- Krev innsyn i personalmappen. Det har du krav på. Dersom du stusser på mengden av informasjon i den, kan du be om at det du oppfatter som overskuddsinformasjon slettes. Arbeidsgiveren må kunne dokumentere et behov for å beholde det som ligger der.
- Få slettet epostkontoen din, eller, hvis det er umulig på kort varsel, krev at det sendes et autosvar med beskjed om at du har sluttet. Det er ikke rimelig at kontoen opprettholdes i lang tid etter at du har sluttet. 

Å følge disse rådene vil i de fleste tilfellene gjøre det enklere og ryddigere for arbeidsgiverne også.

Personlighetstester

Det er også et inntrykk at bruken av personlighetstester øker sterkt, sier Hågen Ljøgodt. Iallfall er det stadig flere som har spørsmål og viser usikkerhet i forhold til dette.

- Vi har sett at dette ofte kommer opp i forbindelse med omorganiseringer, påpeker Ljøgodt. Kanskje arbeidsgivere bør være oppmerksomme på at svært mange ansatte sitter med flere spørsmål enn svar i slike situasjoner, og at informasjon om hva  resultatene skal brukes til, og hvordan og hvor lenge de skal oppbevares oppleves som viktig for de ansatte. ¨

Ljøgodt og Synstad har inntrykk av at de som kontakter Datatilsynet er spesielt redde for at testresultatene skal bli lest av kolleger.  

 - Mange ansatte syns resultatene av personlighetstestene er svært sensitive. Testene forespeiler jo å kunne avsløre ”sannheten” om personen, påpeker Hågen Ljøgodt.

 - De fleste er redde for slepphendt håndtering av slike opplysninger, og kanskje at selvinnsikt kan komme til å straffe seg, sier Alf Ole Synstad.