Med bakgrunn i et oppslag i Dagbladet i dag etterlates et inntrykk at det etter en kjennelse fra Høyesterett nærmest er fritt fram for arbeidsgiver å lese jobbrelaterte e-post uten arbeidstakers samtykke. Så enkelt er det ikke.

I rettspraksis har det vært lagt til grunn at arbeidsgiveren ikke har rett til å lese det som kan regnes som arbeidstakerens private dokumenter. Det at ledelsen uten den ansattes viten går inn på arbeidstakerens "personlige" område i datasystemet må anses som et inngrep i den personlige integritet. Det samme må gjelde for den ansattes e-post.

Den ansattes rimelige forventning om diskresjon setter grenser for arbeidsgiverens tilgang til dokumenter og e-post. En slik forventning vil være stor hvis du har et eget område, med brukernavn og passord, eller dersom du har grunn til å tro at e-posten ikke blir lest av andre. Dersom du er informert fra din arbeidsgiver om at han eller hun likevel skal ha tilgang til jobbrelaterte dokumenter eller e-post, vil forventningen til diskresjon imidlertid være mindre. Hovedregelen er dermed at god informasjon er en nødvendig forutsetning dersom arbeidsgiveren skal ha adgang til å sjekke om dokumenter eller e-post er virksomhetsrelatert. Virksomheten bør dermed utarbeide og kommunisere tydelige retningslinjer om ansattes bruk av IT-systemet.

Slike retningslinjer bør inneholde en beskrivelse av hvilke situasjoner som arbeidsgiver ser det nødvendig å søke innsyn i din e-postkasse og hvordan dette rent praktisk skal gjennomføres. Dette kan eksempelvis være ved ferier og langtidsfravær. Det bør normalt tilstrebes at man ikke går inn i arbeidstakers område på IT systemet for å finne virksomhetsrelatert epost uten en forutgående dialog og samtykke med arbeidstaker i hvert enkelt tilfelle.

Retningslinjene bør også si noe om hva som er akseptabel bruk av IT-systemet. Dette kan være bestemmelser om IT-sikkerhet og eventuell begrensning av privat bruk av arbeidsgivers datautstyr, eksempelvis når det gjelder nedlasting av filer.

Hva gikk Høyesteretts kjennelse ut på?
Den mer enn et halvt år gamle kjennelsen fra Høyesterett som Dagbladet nå har trukket fram dreide seg om en arbeidsgiver som ønsket å benytte utskrifter fra en ansattes e-postkasse som bevis i forbindelse med en avskjedigelse. Arbeidstakerens advokat krevde beviset avskåret før saken kom opp i retten. Høyesteretts kjæremålsutvalg kom imidlertid i sin kjennelse til at e-postutskriftene kunne legges frem som bevis. Norsk rett har i utgangspunktet fri bevisføring. Det er en eventuell avskjæring av bevis som må begrunnes. Høyesterett la i sin kjennelse vekt på at e-postenes innhold måtte anses som virksomhetsrelatert og at interesseavveiningen etter personopplysningsloven falt ut til arbeidsgivers fordel. Det ble i kjennelsen vist til informasjon på Datatilsynets hjemmesider om dette. Kjæremålsutvalget konkluderte med at e-posten ikke var fremskaffet på ulovlig måte, og at det dermed ikke var grunnlag for å avskjære den som bevis.