Europakommisjonens arbeidsgruppe for personvern har vedtatt et arbeidsdokument om overvåking av elektronisk kommunikasjon på arbeidsplassen.

Europakommisjonens arbeidsgruppe for personvern har vedtatt et arbeidsdokument om overvåking av elektronisk kommunikasjon på arbeidsplassen. Norge er, gjennom EØS-avtalen, forpliktet til å følge EU-reglene på området.

Dokumentet gir retningslinjer for overvåking av ansattes bruk av e-post og andre Internett-tjenester. Et grunnleggende prinsipp er at alle har krav på en viss grad av personvern og privatliv også på jobb. Denne rettigheten må balanseres mot arbeidsgivers interesser når det gjelder å opprettholde effektivitet og beskytte seg mot skadelige konsekvenser av de ansattes handlinger.

Annen internasjonal regulering
Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen sier at alle har rett til privatliv og privat korrespondanse. Den europeiske menneskerettighetsdomstolen har slått fast at disse rettighetene også gjelder på arbeidsplassen. "Privat korrespondanse" omfatter også telefonsamtaler og e-post.

Fire prinsipper
Følgende prinsipper gjelder for elektronisk overvåking på arbeidsplassen:
- De ansatte skal være informert om at overvåking finner sted, og hvordan.
- Overvåkingen skal være nødvendig, og arbeidsgiver skal ha vurdert om tradisjonelle kontrollmetoder ville vært like bra.
- Behandlingen av persondata skal oppfattes som rimelig av de ansatte.
- Graden av overvåking skal stå i forhold til problemene man ønsker å løse (proporsjonalitetsprinsippet).

Regler for privat Internettbruk
Arbeidsgiver bør begrense privat Internettbruk i utgangspunktet heller enn å se etter eventuell misbruk. Tekniske løsninger som hindrer adgang til bestemte tjenester er én mulighet. Arbeidsgruppen foreslår også at arbeidsgivere gir de ansatte én e-postadresse til profesjonell bruk og én til privat bruk. Den private skal ikke kontrolleres eller overvåkes, unntatt for sikkerhetshensyn eller i svært spesielle tilfeller (f.eks. ved begrunnet mistanke om kriminell aktivitet).

Selv om de ansatte får en egen e-postadresse til privat bruk, har ikke arbeidsgiver uten videre adgang til å lese innholdet i e-post til og fra den profesjonelle adressen. Dette skal bare skje dersom det er gode grunner til det (f.eks. at den ansatte er bortreist eller syk), og bare etter informert samtykke fra den ansatte.

Det er viktig at bedriften har klare regler som de ansatte er informert om. Reglene bør bl.a. fastslå i hvilken grad ansatte kan bruke e-post til privat bruk, og i hvilke tilfeller arbeidsgiver kan få tilgang til innholdet i ansattes e-post. Det er også viktig med streng taushetsplikt for systemadministrator (som har tilgang til all e-post) .

Norge oppfyller kravene
Kravene som spesifiseres i dokumentet er minstekrav når det gjelder personvern. Norsk personvernlovgivning er allerede i samsvar med disse kravene.