Årsmelding for 1994

Kontroller utgjør en viktig del av Datatilsynets arbeid. Datatilsynet har forskjellige formål med kontrollene, og det er flere ulike kontrolltyper. Formålet med kontrollene er blant annet disse: Undersøke om konsesjonsvilkårene overholdes; gi råd og veiledning til registeransvarlig; komme i dialog med eiere av personregistre; skaffe Tilsynet kunnskap om bestemte områder og forebygge framtidige overtredelser av personreisterlovgivningen.

De vanligste kontrolltypene er: Stedlige kontroller (kontroller ute der personregistrene finnes), brevlige kontroller, eller møtevirksomhet.

Datatilsynet har i 1994 arbeidet med et nytt opplegg for å effektivisere den stedlige kontroll- og tilsynsvirksomheten. Meningen med det nye opplegget er å gjøre kontrollene mer målrettet, slik at man bruker mindre ressurser pr kontroll. Arbeidet med omleggingen av kontrollrutinene medførte at det ble foretatt færre kontroller i meldingsåret. Men det nye opplegget ble benyttet ved fire stedlige kontroller på slutten av året, og erfaringene så langt har vært positive. Ressursforbruket har gått ned, slik at Datatilsynet nå kan gjennomføre flere kontroller.

Over tid har Datatilsynets tilsynsvirksomhet avdekket at det er svært få som har skriftlige rutiner for hvordan personopplysninger skal behandles; hvem som skal ha tilgang til opplysningene; kontroll av logger og hvordan edb-systemene skal driftes og vedlikeholdes. Stort sett er det én ressursperson som styrer det hele, og mye av kunnskapen sitter i vedkommendes hode. Det gjelder bl a hvordan gi en ny bruker tilgang til edb-systemet, hvordan fjerne gamle brukere, hvordan starte og stoppe edb-systemet og hvordan sjekke at edb-systemet er i orden.

Enkelte av Datatilsynets kontroller har også avdekket at den registeransvarlige har tøyet de vilkårene som er gitt i konsesjonen fra Datatilsynet. Anmeldelse av ulovlig forhold har ikke vist seg særlig effektivt, slik at Datatilsynet heller satser på selvjustis og den pedagogiske effekten det har å få besøk av Datatilsynet, samt den uformelle publisiteten et slikt besøk ofte fører til innen vedkommende bransje.