Årsmelding for 1994

Datatilsynet har registrert at offentlige organer oftere enn tidligere ønsker å kople (samkjøre) personregistre i kontrolløyemed. Isolert sett er det gode argumenter for hver eneste kopling, men i et større perspektiv ser man tendensene til at samfunnet styrker sitt overvåkingspotensiale. Samkjøring av konsesjonspliktige personregistre er avhengig av Datatilsynets tillatelse. Tilsynet mottar et stadig økende antall forespørsler om muligheten for å samkjøre personregistre, samt reelle søknader om tillatelse til samkjøring. Omfanget av de samkjøringer som er ønskelige varierer, og gjelder både samkjøring av personregistre til forskningsformål, og samkjøring av personregistre hvor resultatet av samkjøringen skal nyttes som beslutningsgrunnlag.

I sistnevnte tilfelle er det særlig viktig at innholdet av de personregistre som samkjøres har god kvalitet, for å sikre at beslutninger ikke fattes på sviktende grunnlag. Det kan således være påkrevet å etablere etterfølgende manuelle saksbehandlingsrutiner med vekt på kvalitetskontroll.

Nødvendigheten av dette bekreftes av en undersøkelse foretatt i en av landets kommuner. Det ble gitt tillatelse til en anonym kopling av sosialkontorenes klientregistre i tre kommuner. De tall som kom frem kunne tyde på omfattende dobbeltutbetalinger i strid med regelverket. Dette ble avkreftet etter tillatelse til ny kopling med etterfølgende manuell kontroll.

Rikstrygdeverket har fått tillatelse til å innhente og overføre opplysninger fra folkeregisteret i forbindelse med fastsetting og behandling av saker om barnebidrag. Alle opplysninger som ligger til grunn for fastsettelsen skal forelegges partene før endelig vedtak treffes.

Datatilsynet har hatt til behandling søknader om tillatelse til samkjøring av skatteavregningen i forbindelse med sosialkontorenes refusjonskrav ved tilbakebetaling av skatt. Tillatelse til slik samkjøring er gitt av Datatilsynet samtidig som retningslinjer for den videre saksbehandling er utformet av Sosial- og helsedepartementet.

På bakgrunn av en henvendelse fra Riksrevisjonen om forholdet mellom konsesjonsplikten etter personregisterloven § 9 og adgangen til å kople registre som ledd i utøvelsen av Riksrevisjonens kontrollmyndighet, ble personregisterlovens ordlyd endret 24.06.94. Dette innebærer at Riksrevisjonen - uavhengig av konsesjonsplikten etter personregisterloven § 9 - kan samkjøre personregistre som ledd i sin kontrollvirksomhet. Det er imidlertid klart uttalt i loven at slike personregistre skal slettes så snart kontrollen er foretatt.

Ett av hovedprinsippene i personregisterloven er at et personregister skal nyttes til det formål det opprinnelig er satt til å tjene. På bakgrunn av dette må Datatilsynet vurdere om formålet med samkjøringen står i et rimelig forhold til de regler som ble gitt i den opprinnelige konsesjonen, og ellers foreta den ulempe - og nyttevurdering Datatilsynet er forpliktet til å foreta i henhold til personregisterloven. Andre viktige vurderinger knytter seg til hvilke lovhjemler som påberopes når samkjøring er ønskelig, samt en vurdering av om eksisterende taushetspliktregler overholdes. Det bør samtidig vurderes om - og i hvilken grad - den berørte skal informeres om at opplysninger om vedkommende samkjøres.