Datatilsynet mottok i 1995 en rekke henvendelser fra politiske ungdomsorganisasjoner som hadde spørsmål om adgang til utlevering av medlemslister til ulike etater i kontroll- og revisjonsøyemed.

Årsmelding 1995

KAN UTLEVERING FINNE STED?

Datatilsynet har forståelse for organisasjonenes betenkeligheter med å levere ut medlemsregistre. Men det bør også vurderes om etater som bidrar med midler til en organisasjon beregnet utfra medlemstall har et legitimt krav på å få bekreftet antall medlemmer. Slik regelverket er i dag kan utleveringen være i strid med forskrift til personregisterloven.

I forskriften § 2-1 er det satt regler blant annet om utleveringsadgangen av personopplysninger. Hovedregelen for utlevering er at det kreves samtykke fra den registrerte.

LOV- ELLER FORSKRIFTSHJEMMEL FOR UTLEVERING

I dette tilfellet er også unntaket fra hovedregelen aktuelt. Her går det frem at utlevering kan skje dersom de som krever opplysningene har en lov- eller forskriftshjemlet adgang til det. Tidligere har Datatilsynet akseptert utlevering dersom det foreligger et vedtak om dette fra foreningens eller organisasjonens generalforsamling. Dette har imidlertid vært aktuelt for mindre sensitive registre som for eksempel sportsklubbers medlemsregistre og til helt andre formål som for eksempel utlevering til adresserings- og distribusjonsforetak.

Et generalforsamlingsvedtak må rette seg mot en fremtidig utlevering slik at medlemmer kan forholde seg til vedtaket og eventuelt melde seg ut eller reservere seg, dersom de ikke ønsker opplysningene levert ut.

Det må også vurderes om ungdomsorganisasjonene, ved å søke støtte, har akseptert de retningslinjene som er utarbeidet.

UTLEVERING TIL REVISOR

Datatilsynet vurdererer det slik at det bør være tilstrekkelig om en autorisert revisor får anledning til å gjøre de nødvendige, revisjonsmessige undersøkelser på vegne av en organisasjon. Det forutsettes at bearbeidelse av materialet ikke finner sted og at opplysningene tilbakeføres til oppdragsgiver og at revisor ikke oppbevarer opplysningene etter at revisjonsoppdraget er utført. Dersom organisasjonen selv velger revisor, må det kunne være tilstrekkelig at revisor bekrefter antall medlemmer i organisasjonen overfor kontroll- og revisjonsmyndighetene. Hjemmelsgrunnlaget er revisorloven § 7.

Med de unntak som er nevnt ovenfor, er forskrift til personregisterloven § 2-1, til hinder for at opplysninger fra et medlemsregister leveres ut til utenforstående.

Justisdepartementets lovavdeling har vurdert spørsmålet om utlevering av medlemslister i forhold til Fjeld-kommisjonens arbeid. Lovavdelingen viste blant annet til et bevilgningsreglement gitt av Stortinget i 1959 og konkluderte med at utlevering kan finne sted, blant annet til departementene. Lovavdelingen antok at en regjeringsoppnevnt granskingskommisjon ikke kunne ansees som utenforstående, jf forskrift til personregisterloven § 2-1.

Det er utarbeidet et forslag til nye forskrifter til personregisterloven. Utkastet ble sendt på høring i 1995, men ble ikke ferdigbehandlet i meldingsåret. En av endringene som er foreslått er at opplysninger fra foreningers medlemsregistre kan utleveres som ledd i regnskaps- eller revisjonsbehandling.