Årsmelding for 1995

I noen kommuner er det opprettet offentlige servicekontorer. Felles for disse kontorene er at de behandler forespørsler og enkelte saker på vegne av ulike etater. Organiseringen av servicekontorene kan variere, men de skal alle ha funksjoner i forhold til både statlig og kommunal virksomhet.

I forbindelse med dette har Datatilsynet mottatt konsesjonssøknader om endret bruk av visse kommunale og statlige registre. Under behandlingen av søknadene har Datatilsynet stilt spørsmålstegn ved lovligheten av å gi tjenestemenn ved servicekontorene tilgang til ulike etaters registre med taushetsbelagt informasjon.

Datatilsynet og Statskonsult (som har vært en sentral aktør i forbindelse med etablering av offentlige servicekontorer) har hatt ulikt syn på hvordan forvaltningens taushetspliktregler skal tolkes. Det ble i den forbindelse tatt kontakt med Justisdepartementets lovavdeling for å avklare spørsmålene.

BETENKELIGHETER

Datatilsynets betenkeligheter kan i hovedsak knyttes til to forhold. For det første at en ansatt ved et servicekontor selv skal vurdere sin tilgang til personopplysninger hos ulike myndigheter fremfor at avgiveretaten vurderer om vilkårene for utlevering til er oppfyllt. Slik elimineres en sikkerhetssperre mot spredning av taushetsbelagt informasjon i forvaltningen. Dessuten kan en slik situasjon skape problemer i forhold til ansvarforhold mellom de myndigheter som den ansatte ved servicekontoret representerer. Datatilsynet mener at dette er sentrale spørsmål som ikke kan løses tilfredsstillende gjennom avtaler og instrukser, men som må lovreguleres.

For det andre er Datatilsynet betenkt over den generelle tilgangen til taushetsbelagte personopplysninger som den ansatte ved servicekontoret får. Tilgangen til opplysninger for den ansatte ved et offentlig servicekontor er begrenset, men likevel generell. På den måten vil et avgiverorgan ikke vurdere om forutsetningene for utlevering foreligger i hvert enkelt tilfelle.

TAUSHETSPLIKT

Den forvaltningsmessige taushetsplikten er grunnpilar for personvernet i forbindelse med det offentliges informasjonsinnhenting. Når den tradisjonelle forvaltningsstrukturen forandres, er det av avgjørende betydning for personvernet at taushetspliktlovgivningen respekteres. Forandringer må skje innenfor de grenser og retningslinjer som lovgiver har gitt.

Lovavdelingen konkluderte i sin uttalelse med at taushetspliktreglene ikke reiste rettslige skranker som hindrer at det etableres en ordning med servicekontorer slik de ble beskrevet i sakens dokumenter. Lovavdelingen bygget sin konklusjon blant annet på at den ansatte ved servicekontoret må betraktes som ansatt eller å arbeide på oppdrag for flere etater, og dermed ha mulighet til å innhente informasjon i forhold til den etat han skal utføre oppdrag for. Lovavdelingen uttaler blant annet at "Etter vår oppfatning må forvaltningen derfor ha adgang til å inngå oppdragsavtaler, og la vedkommende oppdragstaker få ordinær tilgang til taushetsbelagte opplysninger på samme måte som etatens øvrige tjenestemenn."

Styret i Datatilsynet tok lovavdelingens uttalelse til etterretning og besluttet at de ansatte ved servicekontorene måtte forholde seg til hver enkelt etats konsesjoner etter hvilken etat de utfører oppdrag for.