Oslo kommune har konsesjon fra Datatilsynet til å føre sosialregister (klientregister) ved hvert sosialkontor. Registeret brukes av kommunen til saksbehandling i forbindelse med klientsaker jf Lov om sosial tjenester, og inneholder blant annet opplysninger om sosiale problemer, helseforhold, rusmiddelmisbruk og kriminalitet i forbindelse med rusmisbruk.
Systemet håndtere med andre ord svært sensitive opplysninger.
I 1996 søkte kommunen Datatilsynet om tillatelse å koble sosialkontorene sammen med kommunens øvrige registre for å lage kommunens virksomhetsnett. Sammenkoblingen skulle ikke føre til at sensitive personopplysninger ble gjort tilgjengelig for uvedkommende, det vil si personer det gjelder taushetsplikt overfor. Oslo kommune søkte i tillegg om tillatelse til å føre alle sosialregistrene i en felles maskin. Maskinen skulle plasseres hos og driftes av en tredjepart; en kommersiell leverandør. Kommunens virksomhetsnett skulle driftes av en annen kommersiell leverandør. Kommunen fikk tillatelse til dette.
Det er flere forhold som gjør dette systemet i Oslo kommune interessant:
1) Desentralisert løsning
Kommunen har valgt å gå fra desentralisert løsning med egne systemer ved hvert sosialkontor til en sentralisert dataløsning for drift og vedlikehold.
2) Stort omfang
Systemet inneholder et stort antall registrerte personer. I 1995 fikk for eksempel 28 000 mennesker utbetalt stønad. Disse er registrert. Totalt er det ca 140 000 registrert ved 39 sosialkontorer i systemet.
3) Informasjonssikkerhet
Oslo kommune har utarbeidet retningslinjer for informasjonssikkerhet uavhengig av Datatilsynets krav. Disse retningslinjene danner nærmest en overbygning for kommunens informasjonssikkerhet. Det er i tillegg laget egne sikkerhetshåndbøker for hvert sosialkontor.
Delt edb-system
Kommunen har tillatelse til å føre sosialregistre i et delt edb-system, jf Datatilsynets krav om "Sikkerhetsregulering av delte edb-systemer". Et delt edb-system er et edb-system hvor sensitive personopplysninger behandles og hvor edb-systemet i tillegg er eller kan være tilgjengelig for uvedkommende.
Sikkerhetsreguleringen beskriver de krav som skal tilfredsstilles for å oppnå dispensasjon fra kravet om føring av registeret i et fysisk isolert datasystem. Det kreves at det delte edb-systemet skal gi isolasjon slik at det er overveiende sannsynlig at sikkerheten er like god som den ville vært i et fysisk adskilt edb-system. Hovedkravet til et delt edb-system er at uvedkommende ikke skal kunne få tilgang til sensitiv informasjon eller kunne endre informasjonen, og at sensitiv informasjon ikke skal kunne utleveres i vanvare til uvedkommende gjennom edb-systemet. Det var videre en forutsetning at den kommersielle leverandøren tidligere var gitt virksomhetskonsesjon for databehandlingsforetak.
Sikkerhetsstrategi
Datatilsynet krever at kommunene skal utvikle en sikkerhetsstrategi ved innføring av delt edb-system. Datatilsynet har beskrevet hva en slik strategi som et minstekrav skal inneholde. Oslo kommune er blant de første kommunene som utvikler retningslinjer for informasjonsikkerhet som i utgangspunktet er uavhengig av Datatilsynets krav.
Strategien skal bygges opp etter vanlige strategiprinsipper og standarder for sikring. Basert på denne skal hvert sosialkontor utvikle egne tilpassede sikkerhetsplaner. Datatilsynets krav kommer inn som en del av standardene og legges spesielt inn i hvert sosialkontors sikkerhetsstrategi.
Datatilsynets tillatelse til deling av nettverk innebærer at 39 sosialkontor med omkring 13 000 "aktive" klienter - det vil si klienter som mottar utbetaling i Oslo kommune, kan kommunisere med hverandre og resten av kommunen. Sosialsystemet inneholder sosialdata om totalt
140 000 personer.
Felles maskin
Oslo kommune har valgt å føre sosialregistrene i en felles maskin som er plassert hos en kommersiell leverandør. Dette kan være fordelaktig i forhold til kompetansebehov, oversiktlig løsning og ressursutnytting. Samtidig oppstår nye problemer ved tilkobling til datanett med uvedkommende, overføring av sensitive personopplysninger over nettverket og leverandørens direkte adgang til maskinen med registrene. Ved å opprettholde skillet mellom de enkelte registrene er ansvarsforholdene ivaretatt gjennom hvert sosialkontors leder. Registrene er fortsatt skilt fra hverandre og det enkelte sosialkontor har kun tilgang til sitt eget klientregister. Opplysninger som overføres mellom sosialkontoret og sosialregisteret krypteres, det vil si gjøres uleselige for uvedkommende. På selve sosialkontoret må den ansatte velge mellom enten å arbeide med sosialsystemet eller å arbeide mot tjenestene i virksomhetsnettet i kommunen. Et sikkerhetssystem i pc'en kobler om mellom de to, slik at sensitive klientopplysninger aldri er tilgjengelig samtidig som det er tilgang til virksomhetsnettet.
Sikkert nok
Datatilsynet mener kommunens sikringstiltak er tilstrekkelige for å kunne tillate delt edb-system. Det dreier seg om et stort antall klienter, mange ansatte med tilgang til virksomhetsnettet, og to eksterne parter som skal drifte systemet. For å underbygge tillatelsen, foretok Datatilsynet en kontroll før løsningen ble endelig godkjent. I tillegg til kontroll av teknisk løsning, rutiner og dokumentasjon, la Datatilsynet vekt på kommunens arbeid med ansvarlighet, bevissthet og holdninger til bruk av edb og behandling av sensitive personopplysninger.