Den enkeltes rett til selv å bestemme over registrering og overvåking er svakere i arbeidslivet enn ellers. Som privatperson kan du i i en viss grad selv bestemme om du registreres eller ikke. Å bruke elektroniske betalingskort er for eksempel ditt eget valg. På arbeidsplassen, derimot, er man underlagt arbeidsgiverens styringsrett.
Datatilsynet er opptatt av arbeidstakernes personvern. Arbeidsgivere overvåker og kontrollerer sine ansatte i større grad enn før. Det kan være flere årsaker til dette, som behovet for å kunne fordele kostnader på prosjekter eller kunder, eller ønsket om å kontrollere de ansattes effektivitet og arbeidsmoral. Potensialet for overvåking i arbeidslivet er stort. Ulike kontrollsystem følger ofte med når bedriften kjøper telefonsystem, datasystemer og systemer for adgangskontroll eller tidsregistrering. Videoovervåking av ansatte blir stadig vanligere. Selv om hvert enkelt tiltak har et godt formål og skjer i lovlige former, kan denne overvåkingen bli en belastning.
Fjernsynsovervåking av ansatte
Fjernsynsovervåking av ansatte er ikke lenger uvanlig. Opptaksutstyret er blitt billigere, og dermed senkes terskelen for å ta det i bruk. Omfattende overvåking er krenkende for den enkeltes integritet, og svekker tillitsforholdet mellom arbeidsgiver og ansatt. Datatilsynet ser stadig flere eksempler på skjult overvåking i denne sammenhengen, til tross for at dette er straffbart.
Fjernsynsovervåking krever ikke tillatelse. Datatilsynet kan derfor ikke nekte noen å sette igang eller gi pålegg om å slutte. Det er domstolen som håndhever regelverket for dette. Reglene krever at overvåkingen er saklig begrunnet. På en arbeidsplass må det i tillegg foreligge særskilt behov. Området må være tydelig merket. Dette betyr at det i praksis er fritt frem for enhver arbeidsgiver som mener å ha et "særskilt behov" for overvåking, så lenge skiltene er på plass.
Registrering av ansattes telefonbruk
Arbeidsgivere har ikke anledning til å registrere telefonsamtaler for å overvåke ansatte eller for å disiplinere de ansattes telefonbruk. I løpet av meldingsåret har Datatilsynet fått flere saker med denne problematikken til vurdering. Nordkapp kommune hadde planlagt å installere et system som skulle registrere all trafikk i telefonsentralen. Systemet kunne registrere hvilke numre de ansatte ringer til og får oppringning fra og hvor lenge samtalene varer. Troms fylkeskommune har vurdert å installere tilsvarende system i fylkesbygget i Tromsø. I et brev til Nordkapp kommune har Datatilsynet understreket at det ikke er anledning til å foreta slik registrering for å kontrollere ansatte.
Arbeidsgivere som har et saklig behov for å registrere oppringt nummer for samtaler de ansatte har, kan registrere dette dersom de får en avtale mellom partene i arbeidslivet. Datatilsynet antar at arbeidsgiveren har et saklig behov hvis arbeidstakeren skal bli fakturert for de private samtalene han eller hun tar fra jobbtelefonen. Brukes opplysningene til kontroll av ansatte, må arbeidsgiveren ha konsesjon fra Datatilsynet.
Personvern når arbeidsgiver betaler privattelefon
Datatilsynet ser problemer for personvernet når arbeidsgivere får spesifiserte telefonregninger med både jobb- og privatsamtaler for sine ansatte.
Avtale om fri telefon på jobb og privat ikke uvanlig. Datatilsynet anbefaler at den ansatte står som abonnent/kunde, og at arbeidsgiver betaler et avtalt beløp. En slik ordning aksepteres av ligningsmyndighetene, og hindrer arbeidsgiver innsyn i de ansattes telefonvaner.
Har arbeidstaker en avtale om å få refundert jobbsamtaler tatt hjemmefra, må han eller hun ha spesifisert telefonregning. Da kan arbeidstakeren gå gjennom spesifikasjonen og svartsladde oppringte private numre. Det er bare bilag for kostnadene forbundet med de samtalene arbeidsgiveren skal betale, han trenger, ikke en spesifisert oversikt over alle oppringte telefonnumre.
Datatilsynet har teleoperatørenes konsesjoner til revisjon, bl.a. med utgangspunkt i de ansattes personvern når arbeidsgiver betaler for telefonbruken.
Overvåking og registrering gjennom Internett
Mange arbeidsgivere ønsker å bruke elektroniske logger for kontroll av ansattes bruk av Internett. Dette er ikke i strid med personregisterloven hvis opplysningene som hentes ut av loggen ikke kan tilbakeføres til den enkelte, hverken direkte eller indirekte. Hvis kontrollen foretas på individuelt nivå slik at opplysningene om den enkelte kan spores, vil aktivitetsloggen være et personregister underlagt personregisterloven. Da er loggen konsesjonspliktig, med mindre den faller inn under unntaksbestemmelsen om aktivitetslogg i edb-systemer eller datanett (Personregisterlovens hovedforskrift § 2-20). Denne bestemmelsen fritar aktivitetsloggen fra konsesjonsplikt når den brukes til administrasjon av systemet eller til å oppklare eller avdekke brudd på sikkerheten i systemet. Kontroll av ansatte gjennom loggene krever konsesjon.
CV eller bilde på Internett
De ansattes kompetanse er viktigste produksjonsfaktor for mange virksomheter. Derfor ønsker mange å legge ut CV og eventuelle bilder av staben på Internett. Dette forutsetter samtykke og medvirkning fra de ansatte. Internett betyr en grenseløs spredning av personopplysninger. Datatilsynet vil derfor mane til varsomhet når opplysninger om ansatte legges ut for hele verden på nettet. Private eller personlige opplysninger i faglige presentasjoner på Internett bør unngås.
Lokale instrukser for bruk av Internett i bedriftene
En rekke arbeidsgivere lager instrukser for de ansattes bruk av Internett. For eksempel kan en slik instruks inneholde forbud mot søking på enkelte emner, forbud mot nedlasting av spill, etc. Arbeidsgivere har anledning til utarbeidelse av disse retningslinjene, men kan ikke bruke loggene for å kontrollere oppfølgingen. Datatilsynet er derfor betenkt når det går frem i instruksen at de elektroniske loggene vil bli brukt til kontroll.
Elektronisk effektivitetsmåling
Elektronisk registrering av hvor lang tid hver enkelt ansatt bruker på hver aktivitet er et annet eksempel på overvåking. En slik registrering kan hjemles i avtale mellom arbeidsgiver og fagforening, men en virksomhet uten fagforening trenger konsesjon for registreringen. Datatilsynet har vurdert om opprettelse og bruk av slike personregistre kan volde problemer for de ansatte som ikke kan løses tilfredsstillende ved vilkår i konsesjonen. Etter tilsynets oppfatning er det selve registreringen som kan volde problemer, fordi det oppleves som ubehagelig kontroll og overvåking når aktiviteter i arbeidstiden registreres elektronisk på et detaljnivå. Det kan i noen grad avhjelpes ved at den aktuelle gir skriftlig samtykke til ordningen. Datatilsynet har gitt konsesjon til slik registrering på vilkår med skriftlig samtykke fra den enkelte. De som ikke samtykker skal ikke registreres ut over det som følger av forskriftens regler for personalregistre.
Personalregistre til kontrollformål
Personalregistre på edb er fritatt for konsesjonsplikt når de føres i henhold til forskriftene. Fagforening og arbeidsgiver kan avtale registrering av flere typer opplysninger i et personalregister enn det som følger av forskriften. Det er ikke anledning til å avtale bruk av et utvidet personalregister til f.eks. kontrollformål, fordi formålet ikke lenger er personaladministrasjon.
Bruk av kunderegistre for å overvåke ansattes økonomi
En bank ønsket å overvåke de ansattes privatøkonomi, fordi økonomiske problemer kunne være en sikkerhetsrisiko for behandling av store verdier. De fleste har både boliglån og lønnskonto i banken de er ansatt i, og derfor er de registrert både i kunderegisteret og i personalregisteret. Banken ønsket å bruke opplysninger fra kunderegisteret til å skaffe seg en oversikt over de ansattes økonomiske situasjon. Slik kontroll faller utenfor formålet med et kunderegister, i tillegg til at utlevering av opplysninger fra kunderegisteret ville kreve samtykke fra den enkelte.
Å bruke registrerte opplysninger på tvers av formålet opplysningene var registrert til, gir store kontrollpotensialer. Arbeidsgivere kan ikke benytte kunderegistre for å kontrollere de ansatte.
Register til forebygging av kriminalitet i konsernet
Mange arbeidsplasser er en del av et internasjonalt konsern med ulike lands kultur og praksis på dette feltet. Til tider resulterer dette i situasjoner som ikke er i samsvar med norsk arbeidsrett og personvern. Et eksempel er et konsern som ønsket å registrere opplysninger om kriminelle forhold selskapet, ansatte eller kontraktsmedhjelpere hadde vært involvert i. Opplysningene skulle oppbevares i et manuelt register, som regnes for å være et konsesjonsfritt personalregister. Skulle registeret derimot registrere kriminelle forhold utenfor arbeidsforholdet ville det vært konsesjonspliktig. Datatilsynet er likevel skeptisk til tiltak som kan assosieres med angiveri og overvåking.