Først publisert i Datatilsynets tidsskrift SPOR 1/2000
Formålet med kontrollene er både å kontrollere at regelverket overholdes, å nå ut med informasjon om Datatilsynets vilkår og skape dialog med kontrollobjektet og bidra til at bevissthetsnivået når det gjelder behandling av personinformasjon øker.
I 1999 er det foretatt distriktsvise kontroller i Bergensområdet og i Vestfold og Telemark. I tillegg har oppslag i mediene ført til kontrollbesøk hos eksempelvis politiet og i et fylkesarkiv.
Kontrollbesøk hos politiet
På bakgrunn av oppslag i pressen i august 1999 om politiets angivelige "Tater-register", gjennomførte Datatilsynet en kontroll på Kriminalpolitisentralen (KRIPOS) samme dag.
Datatilsynet ønsket å se nærmere på hjemmelsgrunnlaget for registeret, hvordan registreringen var gjennomført i praksis, og eventuelt vurdere registerets videre skjebne.
Undersøkelsen viste at dette dreier seg om gamle registreringene av straffereaksjoner og andre beslutninger politiet har gjennomført overfor enkeltpersoner generelt. Såkalte tatere ble markert med en blå strek på det manuelle kortet. Datatilsynet ser at dette er en kontroversiell registrering og markering idag, men ser at man vurderte det annerledes da dette ble gjort.
Etter en helhetsvurdering har Datatilsynet kommet fram til at registeret har hjemmel i strafferegistreringsloven. Registeret er imidlertid en kombinasjon av et strafferegister og et arbeidsregister, hvilket innebærer at det trolig sorterer inn under både §§ 1 og 4 i strafferegistreringsloven. Det er uheldig at registre med ulike formål og bruksområder har et såpass uklart hjemmelsgrunnlag.
Flere eldre registre
Registeret er relativt gammelt, og Datatilsynet forsto det slik at KRIPOS har flere eldre, manuelle registre. Registrene inneholder svært sensitiv informasjon, og det er viktig at det er klare retningslinjer for bruk, utlevering, lagring og ikke minst sletting. Så langt Datatilsynet har forstått det, finnes det idag ikke retningslinjer på dette området i det hele tatt.
Justisdepartementet lager regler
Dersom registeret hadde vært ført ved hjelp av edb, ville det ha vært underlagt klare retningslinjer i forhold til oppbevaringstid og sletting. Det er etter Datatilsynets oppfatning ikke rimelig at oppbevaringsmåten skal ha så stor betydning i forhold til så viktige personvernmessige spørsmål. Datatilsynet har derfor bedt Justisdepartementet om å utarbeide generelle regler for behandling av de manuelle registrene i politiet.
Datatilsynet har også bedt departementet vurdere behovet for disse gamle, manuelle registrene og herunder se på alternative oppbevaringsmuligheter, som for eksempel deponering i Riksarkivet.
Registrering av IOC-medlemmer i fylkesarkiv
Oppland fylkesarkiv har arkivert diverse notater og saksdokumenter vedrørende OL 1994 på Lillehammer. Arkivmaterialet er i det alt vesentlige ordnet etter sakstype og ikke gjenfinnbart på navn. Deler av materialet er imidlertid kopiert og ordnet i egne mapper på IOC-medlemmenes navn. Materialet inneholder i noen grad opplysninger om enkelte av medlemmenes helseforhold og religiøse oppfatning.
Datatilsynet gikk i 1999 gjennom materialet og kom fram til at det systematiske registeret over IOC-medlemmene er konsesjonspliktig etter personregisterloven § 9. Datatilsynet meddelte Lillehammer kommune, som formelt eier registeret, nødvendig konsesjon. I vurderingen av om konsesjon skulle gis ble det blant annet lagt vekt på at en systematisering av opplysningene kunne forenkle arkivets arbeid med å sikre at opplysninger om helseforhold og annet ikke blir offentliggjort i strid med lovbestemt taushetsplikt.