|  DUO  |  avansert søk |  raske svar (FAQ)  |
Veiledning for DUO-administratorer

---

Logge inn som DUO administrator  |  Arbeidsgangen i DUO  |  Studentoppgaver  |  Forskningspublikasjoner  |  Nye dokumenter   |  Kontakt DUO - instituttet  |  Hovedmeny | Studentoppgaver med bare sammendrag (uten fulltekst)  | Fulltekstdokument  | Opprett ny DUO-post |  Å redigere et dokument som allerede er publisert  |  Slett DUO-filer og Slett DUO-poster  | Klausulering |  Web-sider over innleverte oppgaver ved eget institutt/fag |

Generelt

Logge inn som DUO administrator

Før du kan ta systemet i bruk, dvs. redigere DUO-poster og publisere dokumenter i DUO, må du registrere deg som DUO administrator. Det gjør du via dette registreringsskjemaet.

Denne oversikten viser DUO administratorene, du kan se om du selv er registrert.

Når registreringen er i orden, kan du logge deg inn i DUO:
http://wo.uio.no/as/WebObjects/edittheses

Bruk ditt vanlige brukernavn og passord. Husk å velge det fakultet og institutt du skal jobbe med. Hvis du senere skal arbeide med et annet institutt, er det nederst på hovedmenyen en funksjon for å bytte til andre institutter/enheter.

Arbeidsgangen i DUO:

Studentoppgaver

Studenter med brukernavn/passord ved UiO leverer selv inn bibliografiske opplysninger om oppgaven, sammendrag pluss fulltekst (foreløpig frivillig) til DUO via et web-skjema. Etter innleveringen kan de skrive ut en bekreftelse fra DUO om at dette er gjort. Studenten leverer denne kvitteringen sammen med den trykte versjonen av oppgaven til instituttets administrasjon.

DUO administrator (ansvarlig for DUO ved instituttet) skal etter at oppgaven er sensurert og godkjent, "publisere" oppgaven i DUO. Før publisering må instituttet kontrollere at oppgaven ikke er klausulert. Kvitteringen som studenten leverer skal underskrives - sjekk samtidig i DUO at oppgaven faktisk er innlevert. Instituttet må jevnlig sjekke om det er kommet nye innleveringer til DUO og publisere disse.

Biblioteket skal til slutt kontrollere og supplere dataene om oppgaven i DUO, og sørge for at oppgaven blir registrert i BIBSYS.

Unntak!
Av og til er det studenter som ikke har brukernavn/passord ved UiO, f.eks. ved studier i utlandet. I slike tilfeller finnes det et enkelt web-skjema for innlevering. Skjemaet blir sendt til biblioteket som registrerer opplysningene i DUO og sender e-post til instituttet. Instituttet må sjekke DUO-basen for å få bekreftet at oppgaven er registrert. Oversikt over nye dokumenter innlevert til DUO finner du her.

Forskningspublikasjoner

DUO administrator eller forfatter registrerer publikasjoner med bibliografiske opplysninger, sammendrag og legger inn fulltekst i DUO.

Det er enhetene ved UiO som har redaksjonelt ansvar for faglig godkjenning og publisering av de ansattes dokumenter i DUO.

Biblioteket kontrollerer og supplerer dataene om dokumentet i DUO, og sørger for at dokumentet blir registrert i BIBSYS.

Nye dokumenter

Studenter og ansatte innleverer dokumenter kontinuerlig. Instituttet får ikke beskjed når et nytt dokument er innlevert, men kan følge med på oversikten over innleverte dokumenter:

Fulltekstdokumenter og sammendrag i DUO viser antall dokumenter som er innlevert / under redigering.
Minst en gang per uke bør du logge inn i DUO og sjekke innleveringer for ditt institutt.

DUO - lokal informasjonsside

DUO har laget en html-side som viser hvordan instituttene/enhetene kan presentere lokal informasjon om DUO. Siden lastes ned, tilpasses instituttets egne behov og lagres med instituttets visuelle profil. For DUO prosjektet er det viktig å ha tilgang til oppdatert informasjon om de lokalansvarlige ved hvert institutt. Det er også viktig at studenter/ansatte kan henvises til riktig sted med web-informasjon for hvert institutt. Hvis instituttene oppdaterer lokalinformasjon selv, er den alltid ajour.

Last ned HTML-siden her.
Gi DUO beskjed når den nye info-siden er klar og hvilken URL den har fått.
På denne siden (IKKE riktig lenke!) ligger lenkene til de lokale info-sidene om DUO.

Hovedmeny

Etter innlogging kommer du til hovedmenyen som er "startside" for forskjellige funksjoner i basen. Hver link vil lede deg til en undermeny med spesielle funksjoner.

En kort forklaring om de forskjellige punktene:

• Innleverte dokumenter. Oversikt over alle innleverte dokumenter som ikke er ferdigbehandlet av instituttene.
• Rediger dokument skriv inn workid. Hvis du vet workid på dokumentet du skal redigere, er dette en snarvei til redigeringsskjermen.
• Se historikk for et dokument. Logg over endringer i en DUO-post.
• Opprett ny DUO-post. Her kan du registrere et nytt dokument.
• Gjør DUO-post(er) redigerbare. Her henter du poster som allerede er publisert, men må hentes inn til redigering.
• Slette DUO-post. Sletter dokumenter fra DUO.
• Importer post fra BIBSYS. Brukes av bibliotekansatte.
• Sett relasjoner mellom dokumenter. Brukes når serietittel og seriehefter skal kobles, og til å lage "se også"-henvisninger mellom DUO-poster.
• Klikk her hvis programmet går ned når du forsøker å gjøre endringer.
• Ordreliste i Repro. Søk på forfatter eller tittel for å finne status for oppgaven hos Reprosentralen.

"Innleverte dokumenter"

Undermenyen viser oversikter over forskjellige typer dokumenter som er innlevert ved ditt institutt. Dokumentene som vises er ikke ferdig behandlet av deg eller evt. biblioteket. Du kan velge en gruppe dokumenter du vil se på/arbeide med utfra forskjellige kriterier, se illustrasjonen "Status ved Biologisk institutt" nedenfor.

Ved rubrikken "Dok.typer" kan du avgrense til en bestemt dokumenttype, f.eks. Prosjektoppgave.

Vis fulltekst-opplysninger. Sett hake i boksen for å vise verdiene for fulltekst: Fulltekst: Ja / Nei. Fulltekst fil koblet til DUO-post: Ja / Nei.

Vis kun de første 40. Hvis instituttet ditt mottar mange dokumenter, er det en fordel å avgrense til de 40 første dokumentene, ellers blir lista tung å arbeide med.Rubrikker i tabellen med poster:

"WorkId - Dokumenttype - Redigeres av". WorkId er en unik identifikator for hvert dokument og du vil få bruk for den i forskjellige sammenhenger. Dokumenttype viser hva slags dokument som redigeres, nederst står navnet på personen som holder på å arbeide med dokumentet - enten bibliotekar eller DUO-administrator på instituttet.

Tittel/Forfatter viser dokumentets tittel, undertittel og alle forfattere.

Fulltekst har to verdier enten ja ( forfatteren har innlevert et fulltekstdokument) eller nei ( forfatteren har innlevert bare sammendrag - aktuelt for studentoppgaver).

Fulltekst fil koblet til DUO-post? Hvis det står ja under Fulltekst og nei her, må du lage en kobling:

Klikk på nei-linken og gå videre til undermenyen Fulltekstfil koblet til DUO-post ved "Ditt" institutt. På denne siden skal du koble fulltekstfilen til bibliografisk informasjon om dokumentet, og lage lenke til dokumentet (se illustrasjon under). Pass på at filen som ligger der er en PDF-fil, og at den er i orden (klikk på lenken) - sjekk tittelblad, innholdsfortegnelse, litteraturliste m.m. Klikk på Tilføy fil som lenke under Lag lenke. Nederst i skjermen under Håndtering av lenker ser du nå dokumentets URL. Klikk på Lagre nederst i skjermen. Nå er koblingen ordnet, og du kan gå tilbake til DUO-poster til redigering (lenke øverst i skjermbildet) for å komme tilbake til dokumentoversikten. Du kan også arbeide videre med posten: Andre valg for denne posten. Du kan velge å gå til Rediger basisopplysninger (se forklaring lenger ned), URN/BIBSYS (brukes av biblioteket), Repro (se forklaring lenger ned) eller Publiser (se forklaring lenger ned).

 

Rubrikken URN/BIBSYS brukes bare av biblioteket.

DUO-post har bare verdien Rediger. Det er en link til et redigeringsskjema som viser all informasjon registrert for et dokument. I skjemaet kontrollerer du at opplysningene registrert for dokumentet er korrekte og fullstendige. Eks.: er alle forfattere registrert, er tittelen riktig? Hvis du senere oppdager at et dokument som er publisert i DUO-basen er registrert med feil opplysninger, kan du likevel korrigere opplysningene. Les mer om det her.

Publiser! Etter at du har sjekket/rettet opplysninger om dokumentet og evt. koblet fulltekst til posten, bruker du "publiser!" for å publisere dokumentet, dvs. dokumentet blir søkbart i DUO. Når du har publisert et dokument, dukker det opp ved siden av linken "publiser" et rødt kryss . Det betyr at du er ferdig med din del av arbeidet, og biblioteket kan overta posten til videre behandling i DUO, og eksportere til BIBSYS. Du ser krysset hvis du senere henter en publisert DUO-post til redigering.

Det er to måter å navigere på i DUO når du redigerer en post:

Når du har utført en handling, kan du hele tiden komme tilbake til oversikten over poster til redigering ved å klikke på DUO-poster til redigering og arbeide videre med posten derfra.
Du kan bruke menyen Andre valg for denne posten (øverst på siden) som alltid følger posten du arbeider med helt frem til du publiserer den.

 

Studentoppgaver med bare sammendrag (uten fulltekst)

er de dokumentene som krever minst behandling.

Sjekk om opplysningene er riktig registrert (rubrikken DUO-post ->Rediger)
Publiser oppgaven.

Viktig! Sjekk betingelser for publisering.

Fulltekstdokument

Om det i kolonnen "Fulltekst" står "Ja", har forfatter levert fulltekstdokument:

1. Kontroller at dokumentet er i PDF-format, hvis ikke, må du konvertere den
2. Koble fil/filer til DUO-post
3. Evt. legge inn html-filer
4. Publisere dokumentet

1. Kontrollere at dokumentet er i PDF-format

Klikk på "Nei" i kolonnen ”Fulltekst fil koblet til DUO-post?”. Du får opp en liste over filer som er innlevert.

Er dokumentet i PDF-format, skal du åpne PDF-filen, og kontrollere at den er korrekt. Bla igjennom deler i begynnelsen, i midten og på slutten av dokumentet, og sjekk at sidene viser seg.

2. Koble fil (PDF-dokumentet) til DUO-post

Klikk på Tilføy fil som lenke under Lag lenke. Nederst i skjermen under Håndtering av lenker ser du nå dokumentets URL. Klikk på Lagre nederst i skjermen. Koblingen er nå i orden.

Du kan også sjekke hvilke dokumenter som mangler kobling uten å bli innlogget i applikasjonen:
Se Fulltekstdokumenter: filen må kobles DUO-posten

3. Legge inn html-filer

Hvis dokumentet også er innlevert i html format, skal også html-fil/er "kobles til DUO-post". Det er index-filen (samlefilen) som skal kobles til posten:

Av filene som er listet opp velg index-filen (samlefilen) og "Tilføy som lenke"
Ligger filene i en zip-fil, må de pakkes ut først. Trenger du hjelp, kontakt DUO.

4. Publisere dokumentet

Bruk funksjonen Publiser i øverst i skjermen eller publiser fra oversiktsskjermen DUO-poster til redigering.

Viktig! Sjekk betingelser for publisering.

Opprett ny DUO-post

Noen ganger må institutt eller bibliotek registrere dokumenter i DUO, f.eks. når forfatteren ikke har brukernavn/passord ved UiO. På hovedmenyen velger du Opprett ny DUO-post, deretter velger du riktig dokumenttype. I neste skjerm skal du registrere de bibliografiske opplysningene for dokumentet: forfatter, tittel, årstall, sammendrag osv. Lagre endringer nederst på siden.

Hvis registreringen bare gjelder sammendrag kan du velge å publisere nå hvis alle andre formaliteter er i orden, f.eks. bestått eksamen. Du kan også vente med å publisere ved å klikke deg tilbake til hovedmenyen øverst på siden.

Hvis registreringen gjelder innlevering av fulltekstdokument må du på forhånd ha ordnet tilgang til fulltekstfilen. Klikk på Nei i kolonnen Fulltekstfil koblet til DUO-post?. Du skal nå hente filen og lagre den på DUOs server. Klikk på Browse i feltet Kopier lokal elektronisk versjon til server og finn filen, deretter Last oppgave på serveren. Når dette er gjort, klikker du på Tilføy fil som lenke for å koble fulltekstfilen til bibliografisk informasjon om dokumentet. Nederst i skjermen under Håndtering av lenker ser du nå dokumentets URL. Klikk på Lagre. Nå er koblingen ordnet, og du kan publisere den nye DUO-posten, eller du kan gå tilbake til DUO-poster til redigering (lenke øverst i skjermbildet).

Å redigere et dokument som allerede er publisert

Oppdager du feil i et allerede publisert dokument, må du først gjøre DUO-posten redigerbar før feilen kan rettes:

På hovedmenyen velger du Gjør DUO-post(er) redigerbare. Du får denne søkeskjermen:

Søk på f.eks. workid eller forfatters navn.

Når du utført søket får du opp en treffliste:

På trefflisten vil alle postene med hake foran bli tatt inn til redigering. Er det bare én eller noen få du vil redigere, velg først "Fravelg alle" og så marker de som er aktuelle.

1. Velg Aktiver til redigering.
2. Velg DUO-poster til redigering øverst på siden, og du kommer til en ny side med DUO-posten(e) du plukket ut.
3. Dokumentet vil være tilgjengelige via DUO selv om det er aktivert til redigering, fordi det allerede har vært publisert! Hvis du ikke blir ferdig med redigeringen, og må vente med å publisere, så kommer du tilbake til dokumentet via Innleverte dokumenter på hovedmenyen.
4. Velg å publisere dokumentet på nytt når du er ferdig for å oppdatere DUO-posten. Husk å lagre først!

Slett DUO-filer og Slett DUO-poster

er to forskjellige funksjoner. Den første sletter fulltekstfilen koblet til posten, den andre sletter hele posten.

Slett DUO-fil(er) skal kun brukes når du har lastet opp filer som ikke skal brukes likevel. Her søker du på samme måte som under ”Sett DUO-poster til å være redigerbare”. Velg "Slett fil" på den filen som du vil fjerne.

Slett DUO-poster skal kun brukes når du vil slette en DUO-post. DUO-posten og filene slettes fra DUO-basen. Vær klar over hva du gjør før du bruker denne funksjonen! I hovedmenyen velger du ”Slette DUO-poster” og du får opp en søkeskjerm. Søk på forfatter eller workid:

Klikk på "Slett DUO-post"

Du får tre valg:

1. Slett DUO-post. DUO-posten med alle opplysninger og filer slettes
2. Slett publisering. DUO-posten er ikke lenger søkbar, men den er ikke slettet.
3. Avbryt. Ingen skade skjedd.

Klausulering av oppgaver

Studentene har ikke anledning til selv å klausulere oppgavene sine i DUO. Det er instituttene som gjør det etter henvendelse fra studentene. Mer informasjon om klausulering.

I DUO settes klausuleringen i "Rediger basisopplysninger" (nederst på siden). Velg type klausulering. Oppgaven vil ikke være tilgjengelig i DUO, bare sammendraget.

Web-sider over innleverte oppgaver ved eget institutt /fag

Ønsker du å lage en side med alle innleverte dokumenter/sammendrag ved ditt institutt/enhet, kan du gjøre som følger:

1. Finn ID for ditt institutt i kolonnen ORGID i denne tabellen.
2. I følgende lenke bytter du ut "ID" med ID-nummeret du fant i tabellen (pkt. 1). Oppgi ønsket år istedet for XXXX (f.eks. YEAR=2003)
   http://wo.uio.no/as/WebObjects/theses.woa/1/wa/Extract?VIEW=3&ORGID=ID&YEAR_FROM=XXXX&YEAR_TO=XXXX
3. Du kan også avgrense til dokumenttyper, f.eks. masteroppgaver og hovedoppgaver. Slik blir URLen da:
   http://wo.uio.no/as/WebObjects/theses.woa/1/wa/Extract?VIEW=3&ORGID=ID&YEAR_FROM=XXXX&YEAR_TO=XXXX&DOCTYPE=Masteroppgave,Hovedoppgave
4. Lenk opp til denne siden fra instituttets hjemmeside! Eksempel på URL:
   http://wo.uio.no/as/WebObjects/theses.woa/1/wa/Extract?VIEW=3&ORGID=146&YEAR_FROM=2005&YEAR_TO=2005&DOCTYPE=Masteroppgave,Hovedoppgave
5. TIPS: Det kan være lurt å lagre sidene lokalt på egen server etterhvert som året er over, ettersom det kan ta litt tid for brukerne å komme inne på disse alltid-oppdaterte-sidene. Se hva Institutt for statsvitenskap har gjort. Her blir kun siste års side generert automatisk, de andre er statiske.

---

Redaksjon: DUO, duo-driftsgruppe@ub.uio.no
Dokument opprettet: 22.09.2003, endret: 28.11.2005