Registrering av saksbehandlingen - lokalt opptak

Hente fram nye søknader fra SøknadsWeb
I tillegg til vanlige søkekriterier som opptakstype og år/termin i Søknad Samlebilde velges saksbehandler SOKWEB. Man får da opp søknader registrert via SøknadsWeb. Når søknaden behandles endrer man feltet ”saksbehandler” til aktuell saksbehandler. Dersom man ønsker å loggføre søknadene som kommer via SøknadsWeb beholder man SOKWEB som saksbehandler gjennom hele prosessen.

Opptaksmodulen er laget for å kunne registrere inn og behandle de fleste typer regelverk for rangering av søkere og beregning av hvorvidt søker er kvalifisert. Man kan registrere inn ulike typer poeng og styre søkerne inn i ulike kvoter hvor ulike regler for summering av ulike poengtyper og rangering gjelder. 

I de fleste lokale opptak er virkeligheten atskillig enklere enn f.eks i det Samordna opptaket til grunnutdanninger. Som regel er det hensiktsmessig kun å registrere inn to verdier: Grunnlag og Konkurransepoeng.

Grunnlag

Registreres ved å hake av i boksen oppe til høyre (se bilde). Grunnlaget avgjør at søkeren er kvalifisert, og i hvilke(n) kvote(r) søkeren skal plasseres og konkurrere i.

PS: ved å angi et grunnlag, angir man altså at søker er kvalifisert til alle søknadsalternativene. Dersom det er ett eller flere alternativer søker ikke er kvalifisert til: må det settes en ’N’ i feltet ’kvalifisert manuelt ber’ på selve søknadsalternativet.  Man kan velge å sette opp bestemte spørsmål for enkelte søknadsalternativ, som man aktivt må bekrefte, i tillegg til grunnlaget, for at søker skal være kvalifisert for en kvote. F.eks : bor søker i Nord-Norge?, Har søker bestått modul 1 osv.

Poeng

Når et grunnlag er lagret, kommer én eller flere rader for registrering av relevante poeng automatisk opp i skillearket ’Poeng’. Dersom man allerede står i skillearket, må man gå ut og inn for å få opp radene. Tast inn og lagre.

Konkurransepoengene styrer rangeringen – valgfritt om høy poengsum skal være best eller dårligst. Ved poenglikhet er slår etter forskriften automatisk loddtrekking inn.

PS: dersom det er plass til all kvalifiserte søkere, trenger man ikke å legge inn noen poeng

Fullfør

Når grunnlag og poeng er lagt inn, må det kjøres en rutine for at FS kan gjøre nødvendige beregninger og plasseringer. Dette kan gjøres for en enkeltsøker ved å trykke på knappen ’Fullfør’. Det finnes en rutine som gjør dette samlet for alle søkerne i et opptaket. Det er hensiktsmessig å kjøre denne rutinen fra tid til annen, og helt nødvendig før man skal kjøre selve opptaket eller ta ut rangeringslister mm. Åpne fs157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling. Velg riktig opptak/år og hak av i alle boksene. Kjør rutinen.