Opptakskjøring - lokalt opptak

1. Luke ut avlyste studier

2. Fullføring av saksbehandling

3. Oppsett av kvoterunder m/ angivelse av antall tilbud ønsket

4. Testkjøring & Oppdatering av databasen

5. Supplering

6. Skrive brev

1. Luke ut avlyste studier

Opptaksstudieprogram som på grunn av avlysning skal tas ut av opptaket, må registreres med verdien 'J' i feltet 'Innstilt' i bildet Opptaksstudieprogram. Deretter må rutinen FS 160.002 Oppdatering av tilbudsstatus kjøres. Velg "Sett A for annullert studieprogram" . Kjør med oppdatering.

2. Fullføring av saksbehandling

For at saksbehandlingen skal prosesseres og være klar for opptakskjøring, må rutinen FS 157.001 Beregning av kvalifisering og kvotefordeling, kjøres først. Denne er det fornuftig å kjøre også underveis i saksbehandlingsfasen, og i alle fall forut for uttak av ymse lister. Rutinen gjør det samme som knappen 'Fullfør' i søknadsbildet, men gjør det  for hele søkermassen.

Huk av i alle boksene og kjør rutinen.

3. Oppsett av kvoterunder

Opptak skjer fra hver enkelt Kvote. En kvote er undergrupper av Opptaksstudieprogram. En søker kan konkurrere i flere kvoter, eller en kvote kan bestå for eksampel kun av søkere i en gitt yrkesgruppe -   fordelingen (ut fra det definerte rangeringsregelverk) gjøres med rutinen i punkt 2. Alle opptaksstudieprogram (altså søknadsalternativer) har minst én kvote.

Hver kvote må i tillegg ha en Kvoterunde for hver opptaksrunde. Det er i Kvoterunden antall tilbud man ønsker angis. Her kan også bestemmes eventuell opptaksgrense, f.eks. laudkrav.

Kvoterunde kan opprettes manuelt for hver kvote, eller ved hjelp av rutinen FS 160.003 Generering av kvoterunder.

Angi hvilken runde som skal kjøres - vanlig er å velge HOVED til første runde, og VARA i første suppleringsrunde. Man kan også, om ønskelig, sette et opptakstall som vil gjelde for alle kvotene. Kjør med oppdatering.

Hent deretter opp alle kvotene m/ kvoterunder samlet. Her kan du bla gjennom kvotene og sette tall for antall tilbud ønsket i hver kvote.

4. Testkjøring

Opptak kjøres med rutinen FS 160.001 Opptak. Velg ønsket Opptaksrunde (f.eks HOVED) og kjør rutinen uten oppdatering. Du får da ut lister som viser hvordan "kabalen" er gått opp. Studér listene for å finne hvor det er hensiktsmessig å gjøre justeringer i forhold til tallene som er satt for ønsket antall tilbud. Når helheten ser bra ut, kjøres rutinen på nytt med oppdatering.

Rutinen skriver da resultatene av opptaket inn i feltet 'Tilbudsstatus' i søknad samlebilde. En 'I' for innvilget plass, V  for venteliste osv.

5. Supplering

Et suppleringsopptak gjøres på samme måte som hovedopptaket. Verd å merke er at alle kvoter som var med i hovedopptaket (HOVED), også må ha en kvoterunde for suppleringen (VARA) - selv om det ikke skal fordeles noen nye plasser.

Rutinen for oppretting av kvoterunder setter tallet -9999 dersom ikke annet angis. I kvotene det faktisk skal suppleres, må man gå inn selv og sette ønsket tall.

 I et suppleringsopptak, må det defineres kvoterunder også for kvoter der det ikke skal suppleres noe. Dersom det står -9999 holdes kvoten helt utenfor. NB! Dersom det står 0, vil derimot kvoten være åpen for plassflyt; dersom en søker som har fått opptak i kvoten i suppleringen får opptak i en annen kvote, vil den frigitte plassen tilbys en annen søker fra venteliste, selv om det er angitt at det er null plasser til rådighet i kvoterunden.

6. Utskrift av tilbud-/venteliste-/ avslagsbrev

Brevene skrives ut med rapporten FS 120.003 Tilbudsbrev.

Her kan man velge en enkeltsøker, eller alle søkere i opptaket. Man kan også velge brev kun for ett søknadsalternativ, eller en bestemt kvote.  Videre er det flere valgmuligheter for utvalg i nedtrekkslista. De mest aktuelle er "Brev til alle" (i hovedopptaket), og brev til "Nye tilbud" (i suppleringer).

Velg 'Brevløpenr' etter hvilken avdeling/opptak det gjelder.

Det anbefales sterkt å kjøre rapporten uten "Oppdater utsendelse av brev" og deretter printe ut, før man avslutningsvis kjører med oppdatering. Forklaring: En oppdatering medførerer at "Tilbudsstatus" endres fra I til S. Når man kjører et suppleringsopptak eller tildeler plasser manuelt (søkere er da gitt en 'I' i "tilbudsstatus") og det skulle skje noe feil med printingen av brev, eller det brukes feil løpenummer e.l., vil I'ene være endret til S, og man finner ikke utvalget tilbake...