Hvordan gjør vi det i Falbesgate 5?

Guide fra A til Å - fra internadministrasjonen ved Avdeling for sykepleierutdanning

Arkiv

Saksarkivet vårt befinner seg i 4. etasje (rom 437) i Falbesgate og det er Irmelin Larsen som er ansvarlig for dette. Arkivet skal inneholde 2 kopier av alle inn- og utgående brev/notater ved avdelingen. Dersom du ikke bruker ePhorte; før du sender svar i en sak kontakt Irmelin Larsen for å få et journal-/ referansenummer slik at saken blir arkivert korrekt. Dette kan du gjøre på tlf. 3884 eller Irmelin.Larsen@su.hio.no Dersom du er i tvil om saken har arkiv-verdi, sjekk med Irmelin før du går videre.

AV-utstyr

AV-utstyr reserveres i resepsjonen i 1. etasje. Behov for nyinnkjøp av AV-utstyr meldes skriftlig/på e-post til Inger Johanne Flatland.

Bedriftshelsetjeneste

Hjelp 24 er høgskolens bedriftshelsetjeneste. Hjelp 24 driver forebyggende HMS- arbeid, men kan også kontaktes når enkeltpersoner har arbeidsrelaterte fysiske eller psykosomatiske plager. Kontakt med Hjelp 24 skjer gjennom avdelingens HMS-saksbehandler (Elisabeth Bratt tlf. 3741, i særlige unntakstilfeller kan den enkelte selv ta kontakt. Avdelingens AKAN-kontakt er Irmelin Larsen.

Bedriftsidrettslag

HiObil er bedriftsidrettslaget ved HiO. På http://www.hio.no/hiobil/finner du informasjon om hvilke idretter du kan delta i, medlemsbetingelsene med mer.

Besøk

Falbesgate 5 er et "lukket bygg". Det vil si at kun personer med eget adgangskort eller besøk som er avtalt på forhånd skal slippe inn. Dersom du har avtalt besøk, er det du selv som skal slippe inn vedkommende via knapp på egen telefon (grå-hvit knapp til venstre for 1-tallet og den blinkende meldings- trekanten).

Calling

Besøkende kan ta kontakt direkte med den de skal besøke ved å benytte callinganlegget ved inngangsdøra. De taster B og internnummeret til den de skal til. Telefonen ringer og viser "Dør FG 5" i displayet. Trykk på den vesle grå-hvite knappen øverst til høgre på telefonen din (til venstre for 1-tallet og den blinkende meldingstrekanten).

E-postlister

Høgskolen har to typer e-postlister. De automatiske som du kommer med på som følge av hvilken avdeling/enhet du er tilknyttet, og de vanlige som administreres manuelt. Oversikt over hvilke lister som er hva og hvem som administrerer dem finner du på http://www.hio.no/it/hio/tilsatt/postlister/ Ønsker du å bli lagt til eller slettet fra en vanlig e-postliste, ta kontakt med den som står som administrator. Dersom du ønsker å bli lagt til eller slettet fra en automatisk liste, gi beskjed til Tove Eikemo eller Elisabeth Bratt.

Faksmaskiner

Faksmaskiner finnes i alle etasjene i Falbesgate 5. Ansvar for påfylling av papir og toner til faksene ligger hos brukerne av faksene. Innkjøp av toner og bestilling av service meldes til Berit Eriksen på tlf. 3800 eller Berit.Eriksen@su.hio.no Faksnummer til de ulike faksene er:

• 1. etasje: 3799
• 2. etasje: 3855
• 3. etasje: 3745
• 4. etasje: 3850
• 5. etasje: 3875

Ferie

Ferie meldes på "gult skjema". Skjemaet finnes over posthyllene eller på SU- veven under Tjenester for ansatte http://www.hio.no/content/view/full/1101Dersom du har inntil 14 feriedager til gode ved årets slutt, må du søke om å få disse overført til neste år på særskilt skjema. Det settes frist for levering av slik søknad hvert år.

Flytting og tilpassing av møbler

Flytting av møbler må vi ordne selve (spør en sterk kollega). Det samme gjelder tilpassing av møbler. Her kan du få hjelp av bedriftshelsetjenesten til å finne riktig tilpassing, men den faktiske tilpassingen må vi selv stå for. Ved større flytteprosjekter kan driftsseksjonen være behjelpelige. Kontakt vaktmester (se Vaktmestertjenester).

Resepsjon

Resepsjon og sentralbord i Falbesgate 5 ligger i 1. etasje og betjenes av Berit Eriksen (tlf. 38 00) og Bente H. Sjøgren (tlf 3759).

Fraværsmarkering på telefonen

Telefonen din skal fraværmarkeres når du ikke er tilgjengelig. Gjør dette slik via veven:

http://www.it.hio.no/telefoni/hio/

Innkjøp (AV-utstyr og møbler)

Behov for innkjøp av AV-utstyr meldes på e-post til Inger Johanne Flatland. Behov for innkjøp av møbler meldes på e-post til Irmelin Larsen. Innkjøp av rekvisita meldes til Berit Eriksen. Innkjøp av større ting vil bli tatt opp til samlet vurdering en gang i året. Det vil bli gitt beskjed i forkant med frist for melding av behov. Ønsker om innkjøp av datautstyr meldes på http://www.hio.no/it/hio/tilsatt/visitt/bestill_it.html

IT

Vår IT-ansvarlige i Falbesgate 5 er Reena Kumar. Henne kan du kontakte direkte på e-postadresse: Reena.Kumar@hio.no eller på tlf. 3781. Hun foretrekker henvendelser på e-post.

Kantine

Kantinen i ligger i 5. etasje i Falbesgate og er åpen for alle HiO-tilsatte. Kantinen heter 5 flate øre og henspeiler på at det er svært billig å spise her. Salat hver dag, vanligvis varmmat på onsdager.

Kopimaskiner

Det er kopimaskiner i hver etasje. Det vil bli hengt opp plakater over hver kopimaskin med instrukser. Ellers er det bare å følge anvisning fra maskinen når noe er galt. Les bruksanvisning/framgangsmåte på innsiden av dørene.Dersom du eller papiret står helt fast, kontakt en annen kollega for hjelp. Dersom du ikke får hjelp i egen etasje, kan du kontakte en i internadministrasjonen, så hjelper vi til så godt vi kan. Dersom maskinen trenger service, melder du fra til Berit Eriksen. Legg i slike tilfeller en lapp på maskinen om at det har blitt bestilt service slik at nestemann slipper å gjøre jobben en gang til.

Lyspærer/lyskilder

Dersom du trenger lyspærer eller andre lyskilder byttet ut, kontakt vaktmester (se Vaktmesterjenester).

Lønn

Lønnsutbetaling er sentralisert i Høgskolen i Oslo. Utbetaling av lønn for fast avlønnede går via personalkonsulenten. Eventuelle spørsmål rettes derfor til Tove Eikemo tlf. 3804 eller Tove.Eikemo@su.hio.no

Møtemat

Møtemat bestilles gjennom Berit Eriksen på forværelset ihht. til gjeldende retningslinjer.

Møterom

Møterom reserveres på nettet. Spørsmål om dette kan rettes til Ingrid Høgetveit. Alle møterommene er nå kablet og prosjektor koblet opp mot nettet kan brukes.

Nøkkelkort og Nøkler

Nøkkelkort og nøkler hentes og leveres i resepsjonen i Pilestredet 46. Pin-kode bestiller du selv på veven. Les mer om nøkkelkort på HiO-veven på http://www.hio.no/kortsenteret/

Papir

Papir til printere og kopimaskiner kjøpes inn av Berit Eriksen og lagres ved kopimaskinene i hver etasje.

Parkering

Vi disponerer kun 5 parkeringsplasser i Falbesgate 5. Søknad om parkeringsplass sendes til internadministrasjonen for vurdering.

Pausetrim

Det er pausetrim i 4. etasje i Falbesgate hver dag kl. 13.30.

Post

Utgående post legges på avmerket plass på rom 432. Her legges også post som skal til de andre etasjene i bygget. Innkommet post åpnes av Irmelin Larsen og Berit Eriksen fordeler posten etter anvisning fra Irmelin og avdelingsdirektøren.

Post (utgående)

Til post som skal sendes ut bruker vi ferdig frankerte konvolutter. Konvoluttene finnes på kopirommet i 4. etasje rom nr 446.Dersom du går tom for internkonvolutter kontakt Berit Eriksen.

Postfrister

Fordeling av post internt skjer kl. 08.00 hver morgen.Internpost må leveres på 432 før kl 12.00 for videresending.Ekstern post må leveres på 432 før kl 13.00 for utsending.

Posthyller

I hver etasje er det satt opp posthyller til de som sitter i etasjen. Berit Eriksen leverer post til disse hyllene hver dag kl 08.00.

Printere/skrivere

Printerne driftes av driftskontoret i 2. etasje, dette inkluderer etterfyll av toner. Ta kontakt med Reena Kumar på Reena.Kumar@hio.no for bytte av toner eller andre problemer med printerne.

Rekvisita

Det er rekvisitarom i 4. etasje. Berit Eriksen bestiller og fyller på. Behov for innkjøp av rekvisita meldes direkte til Berit Eriksen.

Renhold

Spørsmål og klager rettes til husøkonom Marit Spicer på driftskontoret på tlf. 2422 eller Marit.Spicer@hio.no.

Sentralbordet

Hovedsentralbordet har telefonnummer 22452000. Avdelingens svarsted har telefonnummer 22453800.

Sikkerhet

Falbesgate 5 er et lukket bygg som kun de som har adgangskort har direkte adgang til. I tidsrommet 16.00-22.00 må man i tillegg taste pin-kode for å komme inn. Mellom klokken 22.00 og 06.00 er bygget helt stengt og alarmen er på. Det er ikke lov å slippe inn personer uten adgangskort med mindre de har avtale med noen som holder til i bygget. I slike tilfeller må man følge dem fram til vedkommende de har avtale med.Dersom du venter besøk, kan disse bruke callinganlegget og du kan låse dem inn ved hjelp av telefonen (se Besøk).

Skilt

Dersom kontoret ditt ikke er korrekt skiltet, ta kontakt med Tove Eikemo på tlf. 3804 Tove.Eikemo@su.hio.no eller Elisabeth Bratt tlf 3741 Elisabeth.Bratt@su.hio.no

Skjema

Diverse skjema for fravær, refusjon av utlegg, reiseregninger, kurssøknader og lignende finnes både på HiO-veven og på SUs sider på veven. Dersom du mot formodning ikke skulle finne skjemaet du er ute etter her, ta kontakt med en i internadministrasjonen.

Skjøteledninger

Se Vaktmestertjenester

Telefoni

Dersom du har problemer med telefonen eller telefonsvareren kan du gå inn på http://www.hio.no/it/info/index.php?niv=1&kat=5Finner du ikke svar på det du lurer på der, ta kontakt med telefoniansvarlig Anders Lyng direkte på tlf. 2644 eller Anders.Lyng@adm.hio.su

Trimrom

Det er trimrom i kjelleren i Falbesgate til fri benyttelse. Her er også garderobe med dusj.

Vaktmestertjenester

Falbesgate 5 er underlagt Driftskontoret. Dersom man trenger hjelp til vaktmestertjenester kan man kontakte Magne Fjeldstad. Han ønsker primært henvendelser til sin e-postadresse Magne.Fjeldstad@hio.no men kan også nås på tlf. 2020 og 99203556. Driftsteknikerne har oppgaver innen innvendig tilsyn med bygningene, vedlikehold og reparasjoner, tilrettelegging av undervisningsrom og kontorer, teknisk assistanse og brannteknisk tilsyn og oppfølging. Responstiden til driftstekniker kommer i stor grad an på hva forespørselen gjelder, men 1-3 dager må påregnes.

Vannavtalen

Vi har inngått avtale med Hygoform om levering av drikkevann. I 1. og 2. etasje har vi kildevannsløsninger og i 3., 4. og 5. har vi rense- og kjøleanlegg. Kildevann får vi levert i henhold til avtalen og skulle det gå tomt i mellomtiden, gi beskjed til Berit Eriksen på tlf. 3800. Rense- og kjøleanleggene er koblet direkte på vann-nettet. Det er viktig at de blir brukt i og med at vann som blir stående lenge i rørene får litt "plast"-smak. Dersom du er usikker på om vannet er friskt, tapp ut litt før du drikker av det.

Verktøy

Hammer, spiker og lignende finnes hos Berit Eriksen i resepsjonen - i tilfelle du trenger det til å henge opp bilder og lignende.

Visittkort

Visittkort kan du bestille på veven på http://www.hio.no/it/hio/tilsatt/visitt/visittkort_bestill1.html

Åpningstider

Åpningstidene i bygget er:

Kl. 06.00 - 08.00 Åpent med adgangskort og pin-kode

Kl. 08.00 - 16.00 Åpent med adgangskort

Kl. 16.00 - 22.00 Åpent med adgangskort og pin-kode

Kl. 22.00 - 06.00 Stengt og alarmen er aktivert

Disse tidspunktene gjelder alle dager, også i helgen.