Registrering av utvekslingsperson

Utveksling

Utveksling skal administreres gjennom FS. All rapportering går via FS. Registreringen bør skje fortløpende gjennom hele året. Ved registrering av utvekslingsperson opprettes det automatisk en godkjenningssak på studenten. Godkjenningssaken er en forhåndsgodkjenning av utvekslingsoppholdet og forhåndsgodkjenningen skal legges inn i FS.

Utvekslingsavtale
Utvekslingspersoner
....................................
Forhåndsgodkjenning
Innpassing
Tips

UTVEKSLINGSAVTALEN

Institusjonene inngår ofte avtaler med utenlandske lærersteder om studentutveksling og undervisningsarbeid.

1. Registrer utvekslingsavtalen i Utvekslingsavtale_samlebilde
2. Perioden betyr her avtalens gyldighetstid (som regel flere år)
3. Det er viktig at riktig Utvekslingsprogram blir registrert

I punktene 2 og 3 gjøres det ofte feil:

Avtalen gjelder normalt i flere år. Perioden for den enkelte student registreres i samlebilde Utvekslingsperson. Eks: Avtalens gyldighet er fra 01.01.02 til 31.1208, men en students periode innenfor denne avtalen er fra 15.02.04 til 15.05.04 en annen student kan ha fra 15.08.04 til 15.11.04

Eksternt sted er som regel en utdanningsinstitusjon. Dersom institusjonen du ønsker å registrere ikke finnes i FS må det gi beskjed til fs-hjelp@hio.no Oppgi fullstendig navn og adresse. Koden opprettes enten av oss (ikke lærested) eller vi sender en henvendelse til USIT (lærested).

Som vanlig må alle gule felt fylles ut, og merk at det bare er starttidspunktet som er påkrevd.

Studenter innenfor enkelte avtaler og programmer er fritatt for å betale semesteravg. I feltet Fritak semesteravgift setter man hake dersom alle studenter innenfor avtalen er fritatt for å betale semesteravg. Som hovedregel skal studenter UT betale til HiO, mens studenter INN betaler til sitt hjemlands lærested.

I undervinduet fag kan man registrere hvilket fag avtalen gjelder. Både intern og ekstern lærer kan registreres. Det kan være flere fag innenfor en avtale.

I undervinduet Personkategori legger man inn hvilke kategorier avtalen gjelder omfatter, for eksempel student, lærer eller adm. personale. Man kan også angi periode og eventuelt hvor mange studenter som reiser ut.

I undervinduet Studieprogram legger man inn studieprogrammet.

UTVEKSLINGSPERSON

Utvekslingspersonene registreres i Utvekslingsperson_samlebilde.

En vanlig feil er dobbeltregistreringer:
- Sjekk at vedkommende ikke ligger med samme avtale fra før! (søk på fødselsnummer)

Husk at Periode må falle innenfor perioden i utvekslingsavtalen. Det er ikke Varighet, men Perioden som blir benyttet for å regne ut om studenten har vært ute i 3 måneder eller mer. I Periode er det studentens periode som skal registreres.

Merk at Eksternt sted skal fylles ut selv om feltet ikke er gult.

FORHÅNDSGODKJENNING

Forhåndsgodkjenningen registreres ferdig i Godkjenningssak_samlebilde etter utvekslingspersonen er ferdig registrert. Her er spørsmålet hva HiO har godtatt skal kunne være en del av utvekslingen for denne studenten.

Merk at forekomsten forhåndsgodkjenning blir automatisk registrert for våre studenter - vår oppgave er å gjøre den komplett.

Avbrudd: Hvis vedkommende avbryter utveklsingsoppholdet må dette registreres for utvekslingspersonen på utveklsingsperson, velg verdi i "avbruddsårsak".

INNPASSING

Gjennomført: Når vedkommende har gjennomført må studenten få en innpassingssak. I godkjenningssak_samlebilde gjør du følgende:
1. finn studentens forhåndsgodkjenningssak i godkjenningssak_samlebilde
2. trykk på knappen generer innpassingssak
3. gjør ferdig innpassingssaken

! Dersom studenter som fullfører utvekslingen ikke får registrert innpassingsak korrekt(innp_delst) får de ikke omgjort sitt lån til stipend for studiepoengene tatt  utvekslingssammenheng.