Oppretting av søkere som studenter

All saksbehandling og administrering av søkere har funnet sted innenfor opptaksmodulen. Søkerne som har svart ja på tilbud om plass, kan nå opprettes som studieprogramstudenter i klasse, med emner i utdanningsplan der hvor det er aktuelt.

Når

Det er mest hensiktsmessig å gjøre dette så nært opptil studiestart som mulig, evt. etter at søkerne har møtt opp (man kan vege bare å overføre dem som er regstrert møtt i søknadsamlebilde). Dersom de opprettes som studenter på et tidlig tidspunkt, vil det bli mer vedlikehold med å fjerne de som ikke møter fra studieprogramstudentsamlebilde.

Fakturering

Mange ønsker å fakturere studentene i god tid før studiestart. Dette kan gjøres på bakgrunn av ja-svar i opptaksmodulen og det kreves ikke at de er opprettet som studenter først.

Hvordan

1. Først må man angi hvilket studieprogram/ kull / klasse søkerne skal overføres til.

I bildet Opptakstudieprogram (opptak - bilder - Studieprogram/kvote - Opptakstudieprogram) er det felter for å angi dette. I mange tilfeller er det fylt verdier her fra før, og disse må oppgraderes. Dobbeltklikk i "kull" for å komme til bilder der nytt kull/klasse kan registreres. Dersom studieprogrammet ikke er opprettet fra før, få din superbruker til å gjøre dette.

Det skal være huket av for "automatisk klassefordeling", og det skal stå klasse A om det skal fordeles til kun én klasse.

2. Åpne rutinen 159.001 Oppretting av student/ studierett/ klasse.

Denne benytter informasjonen fra punkt 1 til å opprette de søkere som har "Tilbud status" på det aktuelle søknadsalternativet  = S eller I, og i tillegg "Tilbud svar" = J (og evt. i tillegg "Møtt status = J) , som studenter.

Skriv inn aktuelt opptak og nummer for studietypen/søknadsalternativet. 

Det kan være hensiksmessig å bruke samme 'Dato tildelt' for alle studenter fra et opptak. Bruk i utgangspunktet 01.08.yyyy  'Dato gyldig til' settes normert tid, og datoen 15.09.yyy.

3. Kjør rutinen uten oppdatering først, slik at du får sjekket at det blir riktig. Søkere med merknaden Mangler GSK/ Studentgunnlag, må hentes opp i søknadsamlebilde og tildeles dette. De vil ellers ikke komme med i overføringen.

4. Når alt ser OK ut, kjøres det med oppdatering.

5. Rutinen kan kjøres på nytt etter suppleringer i opptaket.