Kort om rutiner og ansvar knyttet til skriftserieproduksjon
HiO har nå veletablerte rutiner for skriftserieproduksjon:
- Manus kvalitetssikres på avdelingsnivå, enten ved et redaksjonsutvalg, FoU-leder eller en annen faglig kontaktperson (gjelder spesielt for mastergradrapportene). Vurdering for publisering i HiO-rapport eller HiO-notat blir tatt på dette nivået.
- Ansvar for materiale som skal rettighetsklareres (for eksempel illustrasjoner) ligger på forfatter, men vi kan bistå i denne prosessen hvis ønskelig.
- Manus ferdigstilles for trykking sentralt. Dette omfatter klargjøring av omslag og tittelside, påføring av ISBN-nr, og bestilling av trykking ved HiO-trykkeriet. For HiO-notat trykkes manus slik det foreligger, mens for HiO-rapport vil manus bli sjekket og eventuelt tilpasset den malen vi forsøker å holde oss innenfor. Det er viktig at slike manus er mest mulig trykningsklare ved levering, slik at tilpasningsarbeidet blir minimalt. Forfattere oppfordres til å ta kontakt for å få informasjon om hvordan manus bør utformes.
- Trykningstiden kan beregnes til omtrent en uke fra manuslevering for HiO-notat, og fra 3-4 uker for HiO-rapport. Manusene går da rett i produksjon. Ved store produksjoner (mer enn 300 eks) ber vi om at man tar kontakt på forhånd. Produksjonstiden kan for større produksjoner bli betydelig lengre, spesielt hvis man også ønsker et prøvetrykk.
- Det blir liggende elektroniske kopier av publikasjonene på HiO-trykkeriet, og det trykkes derfor ikke opp noe større førsteopplag hvis vi ikke har informasjon om bestillinger eller salg til for eksempel studenter. Standard opplag er ellers 50 eks.
- Kontaktperson ved avdeling får alltid tilbake 10 eks av hver publikasjon til fordeling mellom forfatter og avdeling. Fordelingsnøkkelen bestemmes lokalt. Disse eksemplarene dekkes av skriftseriebudsjettet. Dersom avdelingen må ha flere eksemplarer må dette oppgis ved innsending av manus. Disse ekstraeksemplarene blir avregnet og belastes avdelingene i henhold til HiO-trykkeriets priser i følge de rutiner som gjelder for trykningsoppdrag.
- Sentralt blir plikteksemplarer til Nasjonalbiblioteket (7) og diverse bokhandlere (3) pakket og avsendt. Høgskolebiblioteket får 4 eks. Arkivet 1 eks.
- Informasjonstjenesten intervjuer utvalgte forfattere, og kan bistå med utsendelse av pressemeldinger og arrangement av pressekonferanser. Det sendes årlig ut 2 salgskataloger til et par hundre fag- og folkebibliotek.
- Salg skjer via Nettbokhandelen og bokhandlere. Fakturering og regnskapsoppfølging skjer sentralt, og direkte kostnader og inntekter føres i et eget prosjektregnskap.
- Forfatter som p.t. selger mer enn 50 eks er berettiget til et vederlag som kan tas ut til dekning av faglige utgifter, enten ved refusjon eller faktura. Vederlaget er beregnet til 15% av brutto utsalgspris. Det blir sendt melding til eventuelle kandidater i begynnelsen av hvert år.