Fellesadministrasjonen / Arkivet / Arkivplan for HiT / Regelverk/rutiner / Interne retningslinjer og veiledninger / Skikk og bruk med elektronisk post
Skikk og bruk med elektronisk post
Arkivverdig e-post
E-postmeldinger skal regnes som arkivverdig (saksdokument) når e-posten
- inneholder opplysninger eller vurderinger som kan sies å ha betydning for en forvaltningssak.
- innholdet er ment eller egnet til å påvirke en avgjørelse
- innholdet er gjenstand for saksbehandling
- innholdet anses å ha verdi som dokumentasjon
Sensitive personopplysninger
Sensitive personopplysninger (jf. Personopplysningsloven § 2, punkt 8) er opplysninger om:
- rasemessig eller etnisk bakgrunn
- politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
- at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
- helseforhold
- seksuelle forhold
- medlemskap i fagforeninger
Ekstern lenke
Bruk av elektronisk post (e-post) i statsforvaltningen
Veiledning om når du kan bruke e-post, hva slags dokumenter som ikke kan eller ikke bør sendes som e-post, offentlig innsyn, journalføring og arkivering og omfanget av plikten til å bevare e-postmeldinger er utarbeidet av AAD 2001.
Egne rutiner for avdelingene og FA: Se nederst på denne nettsiden
- Du skal aldri åpne "mistenkelig" e-post eller vedlegg du ikke vet hva er. Besvar aldri "useriøs" e-post. Slett umiddelbart.
- Ha som praksis å lese og behandle mottatt e-post jevnlig.
- Prioritér behandlingen av ekstern e-post (studenter, eksterne forbindelser).
- Du har plikt til å vurdere om e-posten skal anses som et arkivverdig dokument. Vær obs på at selv om personlige eller private kommentarer er blandet inn i teksten, kan e-posten være et saksdokument.
- Arkivverdig epost skal behandles iht vedlagte rutiner for mottak/utsending av e-post. E-post som printes ut vil være arkiveksemplaret av dokumentet.
- Arkivverdig sakspost som skal sendes ut skal alltid påføres saksnummer. Se vedlagt rutine for utsending av e-post.
- Dersom et arkivverdig dokument mottas/sendes både som e-post og på annen måte (post eller telefaks), skal bare en versjon journalføres.
- Dersom mottatt vedlegg ikke er lesbart, bør avsender straks varsles.
- Videresendes mottatt e-post, bør avsender få vite hvem den blir videresendt til. Påfør avsenders e-postadresse i CC-feltet.
- Er det tvil om at e-posten kommer fra oppgitt adressat, og det er behov for å få det bekreftet, be om verifisering fra avsender og/eller be om at e-posten ettersendes som vanlig post.
- Gi meldingen en kort, men informativ overskrift. (Feltet Emne/Subject)
- Presentér den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen.
- Begrens antall mottakere. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakere du har ført opp.
- Hvis du bruker e-post som intern informasjonskanal til f.eks. hele studiestedet/høgskolen, husk at det er arbeidstakergrupper i høgskolen som ikke har tilgang til e-post. Vurdér da å bruke intranett/internett.
- Begrens innholdet. La en melding bare omfatte ett emne hvis mulig (jf. påføring av saksnummer). Det er bedre med flere korte meldinger enn én lang.
- Bruk enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom avsnittene. Unngå overdreven bruk av store bokstaver, farget tekst eller utropstegn.
- Les alltid gjennom hele meldingen før du sender den.
- Sjekk at vedlegg du refererer til er med i meldingen.
- Send aldri, aldri en e-post når du er provosert eller sint. Forutsett at alle e-poster du sender vil bli sendt videre.
- Send ikke meldinger til andre i en form som du ikke vil de skal sende til deg. Husk at e-postmeldinger er "evige" og bør tåle dagens lys uansett sammen-heng. Ville du satt innholdet på et stykke papir? Kunne du forsvart innholdet i et "åpent rom"? .
- Send aldri sensitive person-opplysninger pr. e-post. Bruk vanlig brev sendt pr. post. Vis stor varsomhet ved oversending av øvrig taushetsbelagt informasjon.
- Få rutine på å rydde og slette meldinger i inn- og utkurv.
