HS - rutine for mottak/utsending av e-post

E-post mottatt på egen adresse (eget navn):

E-posten videresendes hs-arkiv@hit.no

Arkivet sørger for viderebehandling

(pkt. 1 under).

Unntak:
Mottatt e-post som inneholder vedlegg printer sakbehandler selv ut og leverer arkivet.

Arkivet sørger for viderebehandling
(pkt. 1 under)

E-post mottatt på hs-arkiv@hit.no

Arkivet sørger for viderebehandling
(pkt. 1 under).

VIKTIG: Saksnummer skal alltid påføres før utsending (i feltet "Emne").

E-post til andre saksbehandlere på Avdeling HS:

Til:
Vedk. saksbehandler(e) på HS

Kopi til:
hs-arkiv@hit.no

E-post til fellesadministrasjonen (FA):

Til FA:
postmottak@hit.no

Kopi til:
Vedk. saksbehandler(e) i FA
+ hs-arkiv@hit.no

E-post til andre avdelinger ved HiT:

Til:
af-arkiv@hit.no,
efl-arkiv@hit.no,
tf-arkiv@hit.no

Kopi til:
Vedk. saksbehandler(e) på annen
avdeling/andre avdelinger +

hs-arkiv@hit.no

Unntak:

Utsendt e-post som inneholder vedlegg printer sakbehandler selv ut og leverer arkivet.

Arkivet sørger for viderebehandling
(pkt. 2 under)

Ekstern e-posttil andre offentlige organ:

Til: Organets offisielle e-postadresse

Kopi til: Ved. saksbehandler(e) (om ønskelig) +
hs-arkiv@hit.no

For alle utsendinger nevnt over:

Arkivet sørger for viderebehandling (pkt. 2 under)

· E-posten printes ut

· Stemples

· Journalføres

· Legges i "dagens post"

· Evt. bilegging av saksmappe eller oppretting av ny mappe

· Leveres vedkommende saksbehandler

· E-posten printes ut

· Ekstern e-post skal settes i kopibok (hvis dokumentet også sendes pr. brev benyttes kopien av brevet)

· Stemples

· Journalføres

· Legges i arkiv (saksmappe følger evt. med ved innlevering)