Mottak, sortering og åpning

Brev adressert til:

1. Høgskolen i Telemark
2. Avdeling

1. Arkivet i fellesadm. (FA) mottar, åpner og vurderer journalføring/datostempling/ videresending.
2. Avdelingsarkivet mottar, åpner og vurderer journalføring/datostempling/ videresending

Interne arkivverdige notat skal som hovedregel adresseres til FA eller avdelingene, og ikke til den enkelte leder/saksbehandler

Personlig adressert post

(ved brev står navn på 1. linje)

Gjelder også telefaks og e-post

Personleg adressert post, dvs. brev der personnavnet er nevnt før HiT, skal leveres uåpnet til adressaten, med mindre det er inngått avtale med adressaten om at arkivet kan åpne slik post.

Dersom brevet viser seg å være et saksdokument for høgskolen, skal det straks returneres til arkivet og behandles som ordinær post til høgskolen.

Husk! Dette gjelder også hastesaker!

• Tilbudene skal avgis skriftlig i lukket konvolutt enten direkte eller i brev. Under gitte forutsetninger kan også tilbudene avgis via elektronisk midler, jf § 7-5 i Forskrift om offentlige anskaffelser (se Eksterne lenker)
• Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt.
• Rettidig levert tilbud skal åpnes på det tidspunkt og på det sted som er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
• Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver.
• Tilbudene skal påføres løpenummer i den rekkefølge de åpnes