Reglement for mobiltelefon
Fastsatt av høgskoledirektøren 25.06.04.
Lenke til skjema for bestilling av mobiltelefon og abonnement finnes nederst på siden.
1. Tildeling av mobiltelefon
Dette reglementet gjelder for all anskaffelse og forvaltning av mobiltelefonapparat og mobiltelefonabonnement der Høgskolen i Telemark står som eier.
Høgskoledirektøren har i internt notat av 19.12.2003 delegert myndigheten til å tilstå mobiltelefon til lederne for driftsenhetene.
Ingen ansatt kan selv anskaffe mobiltelefonapparat eller -abonnement hvor Høgskolen i Telemark oppgis som eier eller regningsadresse.
1.1. Kategorier av mobiltelefonbruk
1. Tjenestetelefon
Høgskolen står som eier av abonnementet. Brukeren er tilstått tjenestetelefon av leder for driftsenheten, og abonnementet er knyttet til en person og brukes både til jobb- og private samtaler. Bruken og kostnadene skal innberettes av driftsenheten til Senter for statlig økonomistyring, og den ansatte får dekket abonnement og tellerskritt etter Statens satser.
2. Utlånstelefon
Høgskolen står som eier av abonnementet. Brukeren(e) er ikke tilstått tjenestetelefon som i kategori 1. Abonnementet brukes utelukkende til jobbsamtaler (tjenestebruk), og telefonen oppbevares normalt på arbeidsstedet utenom arbeidstid. Privatsamtaler skal skje helt unntaksvis.
3. Privat telefon
Høgskolen er ikke eier av abonnementet. Brukeren sender etter avtale med leder for driftsenheten egen regning til høgskolen/driftsenheten for godkjente kostnader, med originalfaktura som underlag. Brukeren anskaffer selv apparat og abonnement.
Dette vil være aktuelt for eksempel for prosjekter og lignende der høgskolen skal dekke visse avtalte kostnader, men hvor brukeren ikke er tilstått tjenestetelefon og ikke kan bruke utlånstelefon.
2. Anskaffelse
2.1. Innkjøpsavtaler og standardisering
Innkjøp av mobiltelefonapparater samt reparasjoner og service skal skje gjennom én leverandør. Mobiltelefonabonnementer bestilles fra én leverandør for hele høgskolen. IT-tjenesten er ansvarlig for å forvalte disse innkjøpsavtalene.
IT-tjenesten v/telefoniansvarlig har ansvar for å vedlikeholde skjema og veiledning som brukes ved anskaffelse av mobiltelefon og/eller -abonnement.
2.2. Innkjøp av mobiltelefonapparat og bestilling av abonnement
Tildeling av mobiltelefonapparat gjøres av leder for driftsenhet og sendes på skjema til IT-tjenesten v/telefoniansvarlig, som videreformidler den til leverandør. Kopi av meldingen skal gå til driftsenhetens regnskapsansvarlig.
Faktura for apparatet sendes driftsenheten som bestiller.
3. Forvaltning
3.1. Registrering og merking
Driftsenheten er ansvarlig for merking og registrering av de mobiltelefoner den eier.
3.2. Utlevering av mobiltelefonapparater
Nyinnkjøpte apparater sendes direkte fra leverandøren til kjøpende driftsenhet..
3.3. Reparasjon og service på mobiltelefonapparater
Ved behov for reparasjon eller annen service kontakter driftsenheten leverandøren direkte.
3.4. Overføring av telefon og/eller abonnement
Ved overføring av tjenestetelefon og/eller -abonnement til annen ansatt, sender leder for driftsenheten melding på eget skjema til IT-tjenesten med kopi til driftsenhetens regnskapsansvarlig.
3.5. Fakturabehandling
Fakturaer for abonnement og tellerskritt registreres på og sendes ansatt eller driftsenhet som abonnementet er registrert på ved bestilling.
IT-tjenesten administrerer og vedlikeholder abonnementer gjennom leverandørens kundesystem på web.
Tjenestetelefoner skal innberettes til Senter for statlig økonomistyring, og belastes en konto som er tilknyttet SLP.
Utlånstelefoner belastes en vanlig driftskonto.
3.6. Avslutning av mobiltelefonavtale
Avslutning av abonnement gjøres av leder for driftsenhet og sendes på skjema til IT-tjenesten v/telefoniansvarlig, som videreformidler den til leverandør. Kopi av meldingen skal gå til driftsenhetens regnskapsansvarlig.
3.7. Tilbakelevering av apparat
Bruker av tjenestetelefon må levere apparatet til driftsenheten dersom vedkommende slutter ved Høgskolen eller tildeling opphører.
3.8. Kassasjon av mobiltelefoner
Mobiltelefonapparater kasseres av driftsenheten etter gjeldende regler for kassasjon av utstyr fra Riksrevisjonen.
08.06.2004
---
.
OBS! Skjemaet som skal fylles ut, er Høgskolens skjema for mobiltelefon.
(Skjema hos Telenor mobil fylles bare ut etter nærmere avtale med IT-tjenesten.)
Kontaktperson hos IT-tjenesten er Anders Nordby, tlf 2536.
